Digital signage per scuole e università.

Dove vanno gli schermi

Una scuola ha più pareti che punti che meritano uno schermo. Mettili dove la gente passa o aspetta, e dai a ogni punto il contenuto per cui lì si guarda.

Il corridoio principale, all'incrocio che tutti attraversano tra un'ora e l'altra, è lo schermo che lavora di più. Si legge camminando, in pochi secondi, da persone che ci passano davanti più volte al giorno: per questo porta gli avvisi di oggi, gli eventi della settimana e poco altro.

L'atrio lo leggono i visitatori quanto gli studenti: i genitori all'uscita, le famiglie all'open day, il corriere che cerca la segreteria. Qui vanno un benvenuto, gli eventi della settimana, il meteo e un codice QR per il sito della scuola.

La mensa e la biblioteca sono i posti dove si sta più a lungo, in piedi o seduti. Qui c'è spazio per le slide dei rappresentanti degli studenti, le locandine dei gruppi, le foto della gita, Accadde oggi o un Pensiero del giorno (entrambi in inglese).

La sala professori ha una playlist tutta sua: le supplenze del giorno da un Google Foglio, i collegi docenti dal calendario, i promemoria che nessun altro deve leggere.

In un campus universitario lo stesso schema si ripete in ogni edificio, con un punto in più: la porta di un'aula, dove uno schermo verticale può mostrare la giornata di quell'aula, se l'aula ha un suo Google Calendar.

Dimensioni, altezza e orientamento

Misura da dove le persone leggono davvero lo schermo. In un corridoio spesso sono quattro o cinque metri, il che vuol dire uno schermo da 55" a 65". Un atrio che si legge da cinque metri e oltre vuole 75" e più. Uno schermo verticale accanto alla porta di un'aula si legge da vicino, e da 32" a 43" basta. La tabella completa è nella guida all'hardware.

Appendi gli schermi dei corridoi abbastanza in alto da vederli sopra la folla e fuori dalla portata di zaini e gomiti, ma lascia il box dietro raggiungibile da chi se ne occupa. Decidi orizzontale o verticale prima di forare: la vista settimanale del calendario si legge meglio in orizzontale, un'agenda accanto a una porta funziona in verticale. L'orientamento è un'impostazione di ogni schermo nella dashboard.

Uno schermo in corridoio resta acceso tutta la giornata scolastica, cinque giorni a settimana. Un televisore normale è fatto per poche ore al giorno; un display professionale, fatto per molte ore al giorno, è la parte su cui conviene spendere.

Cosa va su uno schermo in corridoio

Uno schermo in corridoio si guarda di sfuggita, non si legge. Chi va a lezione gli dedica pochi secondi, quindi la playlist deve essere breve e ogni elemento deve avere senso da solo. Una buona playlist ha tre cose:

1. L'avviso di oggi, con l'app Testo: un messaggio, grande.
2. Gli eventi della settimana da Google Calendar, in vista settimanale o agenda.
3. Il meteo, o un conto alla rovescia fino alla prossima data importante.

Gli avvisi brevi che non meritano una slide tutta loro vanno nella Banda scorrevole, che scorre in alto o in basso sopra tutto il resto.

Scrivere per un corridoio:

• Un avviso per slide. Due messaggi su una slide vuol dire che non se ne legge nessuno.
• Una data su ogni avviso. «Le prove del coro si spostano a giovedì» non dice nulla una settimana dopo.
• Un titolo leggibile dalla parete di fronte. Se ha bisogno di una seconda riga per avere senso, è troppo lungo.
• Pochi elementi, ognuno abbastanza a lungo. Dai a ogni elemento i secondi necessari per leggerlo camminando. In una rotazione lunga, la maggior parte delle persone non vede mai la maggior parte degli elementi.

Far contribuire anche gli altri

Gli schermi funzionano meglio quando chi ha qualcosa da dire può dirlo senza fare la fila davanti a una sola persona. Ci sono due modi.

Con gli strumenti che usano già. La segreteria tiene gli eventi in Google Calendar; i rappresentanti degli studenti tengono una presentazione in Google Presentazioni o un design in Canva. Collegali una volta e mettili nella playlist; da lì in poi le loro modifiche arrivano sugli schermi senza che nessuno apra la dashboard. Chi può modificare la presentazione può cambiare quello che va sullo schermo, quindi le impostazioni di condivisione sono il tuo passaggio di approvazione.

Con un account proprio. Invita come Membri le persone del personale che cambiano i contenuti, e come Visualizzatori chi deve solo guardare — per esempio un coordinatore di dipartimento che vuole vedere cosa è previsto —, che vedono tutto e non cambiano nulla. Lascia il ruolo di Amministratore a una o due persone che gestiscono il sistema.

L'avviso di emergenza, pronto prima che serva

L'Avviso di emergenza è l'unico elemento da preparare il primo giorno sperando di non usarlo mai. Scrivilo a mente fredda: un titolo breve — «Evacuare l'edificio» — una riga di dettagli e il colore della gravità. Scegli gli schermi che copre e lascialo spento. Preparane uno per ogni situazione prevista dal piano di emergenza: un'evacuazione, un'uscita anticipata, un'allerta meteo.

Quando serve, qualcuno con un account lo attiva nella dashboard, dal telefono o dal computer. Ogni schermo scelto viene coperto in un secondo, compresi quelli spenti perché fuori orario. Uno schermo senza connessione in quel momento lo mostra quando la connessione torna, e niente può svegliare un televisore staccato dalla corrente.

Non è collegato all'allarme antincendio né all'impianto di diffusione sonora: lo attiva una persona, e poi lo spegne. Decidi chi è, assicurati che possa accedere dal telefono e includi gli schermi nella prossima prova di evacuazione.

Perché tutto resti giusto durante l'anno

• Spegni gli avvisi quando sono passati. Uno schermo che annuncia ancora il concerto della settimana scorsa insegna a tutti a non guardarlo più.
• Ogni tanto guarda l'elenco degli schermi. Ogni player comunica quando è stato visto l'ultima volta e cosa sta riproducendo, così uno schermo del corridoio che si è spento compare nella dashboard prima che qualcuno debba segnalarlo.
• Cambia gli orari prima di una pausa lunga. Seguono i giorni della settimana, non il calendario scolastico.
• L'app Festività mostra le festività nazionali, non le vacanze della scuola. Metti le vacanze e la fine del quadrimestre nel calendario o in un conto alla rovescia.
• Niente di personale su uno schermo in corridoio. Se non andrebbe sulla bacheca dell'ingresso, non va nemmeno sullo schermo.