Una bacheca digitale è uno schermo che fa il lavoro della bacheca di sughero. Gli avvisi si scrivono in un browser, arrivano sullo schermo in pochi secondi e ne escono quando qualcuno li disattiva. Ti servono tre cose: un display, un piccolo player dietro (un Android TV box, o un browser su un computer) e un software che permetta a più di una persona di pubblicare. Con SignageStack il software costa 11 € per schermo al mese, o 100 € all'anno, e il display e il box potresti già averli.
L'hardware è la parte facile. La parte difficile è decidere cosa va sullo schermo, chi può pubblicare e chi toglie gli avvisi vecchi. Questa guida affronta tutti e tre i punti per un ufficio, una scuola e un condominio.
Cosa fa meglio uno schermo rispetto alla carta, e cosa fa peggio
Cosa fa meglio:
- Si riesce a leggere. Un avviso a caratteri grandi su uno schermo illuminato si legge dall'altra parte di un corridoio. Un foglio A4 in corpo 11 no.
- Lo cambi dalla scrivania. Una data sbagliata si corregge in pochi secondi, senza che nessuno salga al secondo piano con una scatola di puntine.
- Un avviso, più posti. Lo stesso avviso può girare accanto all'ascensore, in sala pausa e alla reception, e cambia ovunque nello stesso momento.
- Mostra cose che la carta non può mostrare: un calendario che si aggiorna da solo, una tabella da un foglio di calcolo, un conto alla rovescia per l'evento, un codice QR che apre il modulo di iscrizione.
- I messaggi urgenti hanno la precedenza. Un'evacuazione o una chiusura possono coprire tutti gli schermi insieme, invece di aspettare che qualcuno noti un foglio nuovo.
Cosa fa peggio:
- Mostra una cosa alla volta. Una bacheca di sughero mostra tutto insieme; uno schermo fa ruotare i contenuti. Chi gli dà un'occhiata per cinque secondi vede un avviso, non dodici. Questo solo vincolo determina quasi tutto quello che leggerai più sotto.
- Nessuno può strappare un numero di telefono. Quel lavoro lo fa un codice QR, ma solo per chi ha il telefono in mano.
- Ha bisogno di corrente e, per ricevere le modifiche, di una rete.
- Ha bisogno di un responsabile. Una bacheca di sughero piena di avvisi scaduti sembra trascurata. Uno schermo che mostra avvisi scaduti sembra rotto.
Cosa pubblicare su una bacheca digitale
I buoni avvisi sono brevi, hanno una data di scadenza e riguardano tutti quelli che passano. I documenti lunghi e tutto ciò che è personale vanno altrove.
In ufficio
- Un benvenuto per i visitatori alla reception, e le prenotazioni di oggi delle sale riunioni
- Il menu della mensa per la settimana, le finestre di manutenzione IT, la data della prova di evacuazione
- I nuovi arrivati e le notizie del team, con una foto solo se la persona è d'accordo
- Qualche numero a cui lavora tutto il team; la nostra guida alla dashboard su TV in ufficio mostra come portarli sullo schermo
Il personale che non siede mai a una scrivania, in magazzino o nel retro di un negozio, ha una guida tutta sua: schermi per la comunicazione interna.
A scuola
- Le variazioni d'orario e i cambi d'aula del giorno
- Gli eventi con un conto alla rovescia: la giornata dello sport, il concerto, l'ultimo giorno di scuola
- Le iscrizioni a corsi e gite tramite un codice QR
- Lavori e foto degli studenti, con le stesse regole di consenso che la scuola applica al proprio sito
- Avvisi di chiusura e di emergenza
Altro in digital signage per le scuole.
In un condominio
- Il regolamento, i giorni di raccolta dei rifiuti e i turni di pulizia delle parti comuni
- I lavori programmati: acqua chiusa martedì dalle 9 alle 12, manutenzione dell'ascensore, letture dei contatori
- Chi chiamare fuori orario: il custode, l'idraulico di pronto intervento, l'amministratore di condominio
- Un codice QR che apre il modulo per le richieste di riparazione o avvia un'email all'amministratore
Un androne è un posto diverso da un ufficio. Spesso lì non ci sono né una presa né internet, quindi verifica entrambe le cose prima di comprare uno schermo: il player continua a riprodurre senza rete, ma ne ha bisogno per ricevere i nuovi avvisi. E pensa a chi passa di lì. I nomi dei condomini, le lamentele su un appartamento in particolare e tutto ciò che rivela chi è via non devono stare su uno schermo che ogni corriere può leggere.
Cosa lasciare sulla carta
Tutto ciò che qualcuno deve leggere per intero o consultare di nuovo: contratti, il regolamento completo, i verbali. Lo stesso vale per tutto ciò che sei obbligato per legge ad affiggere, a meno che tu non abbia verificato che uno schermo soddisfa il requisito. Uno schermo che mostra a turno ogni avviso per pochi secondi non è fatto per cose che le persone devono poter consultare in qualsiasi momento.
Come creare gli avvisi
Ogni avviso è un elemento di una playlist con la sua durata, e la playlist va in loop. Ci sono alcuni modi per crearne uno:
- Un breve avviso di testo. L'app Testo prende un messaggio, ti lascia scegliere carattere, dimensione e colori e lo disegna sullo schermo stesso, quindi va in onda anche senza internet. Limitati a un titolo e due righe.
- Un avviso con una grafica. Qualsiasi cosa realizzata con uno strumento di grafica ed esportata come immagine o video si carica e si aggiunge alla playlist allo stesso modo.
- Un documento che esiste già. L'app PDF mostra un PDF a tutto schermo e gira le pagine da sola. Ottima per un avviso di una pagina che esiste già come file.
- Le date. L'app Google Calendar mostra un calendario che tieni già e lo segue quando gli eventi vengono aggiunti o spostati. Legge soltanto; nessuno può modificare il calendario dallo schermo.
- Le frasi brevi. L'app Banda scorrevole fa scorrere una fascia di messaggi brevi in alto o in basso sullo schermo, sopra qualsiasi altra cosa sia in riproduzione: «Parcheggio chiuso venerdì», «Colloqui con i genitori giovedì alle 18:00».
- Un modo per saperne di più. Un codice QR con una didascalia («Iscriviti qui») apre una pagina web, avvia un'email o chiama un numero.
Tieni il loop corto
Dato che lo schermo fa ruotare i contenuti, la lunghezza del loop decide quanto vede ciascuno. Dieci avvisi da otto secondi ciascuno fanno un loop di 80 secondi, e chi aspetta l'ascensore per 30 secondi ne vede meno della metà. Tre modi per aggirare il problema:
- Pubblica meno. Se sulla bacheca c'è tutto, non c'è niente.
- Dai alle cose permanenti un posto permanente. L'app Zone e schermo diviso suddivide lo schermo in riquadri, così il calendario o i giorni della raccolta rifiuti possono restare da una parte mentre gli avvisi ruotano dall'altra.
- Sposta le frasi brevi nella banda scorrevole, dove non occupano un posto nella rotazione.
Una regola pratica diffusa per la durata: abbastanza lunga perché chi arriva a metà di un avviso possa comunque leggerlo una volta dall'inizio.
Chi può pubblicare: ruoli invece di una password condivisa
Su una bacheca di sughero chiunque abbia una puntina può appendere qualcosa. Su uno schermo decidi tu. In SignageStack inviti le persone via email, ognuna con il proprio accesso e uno di tre ruoli:
- Amministratore: invita e gestisce le persone, cambia le impostazioni dell'organizzazione e tutti i contenuti.
- Membro: lavora con schermi, playlist e media, ma non può gestire le persone né le impostazioni.
- Visualizzatore: vede schermi, playlist e media e non può cambiare nulla. Utile per un dirigente scolastico o per i proprietari di un edificio che vogliono vedere cosa va in onda.
Due cose da sapere prima di distribuire gli accessi. I ruoli valgono per tutta l'organizzazione, quindi un Membro può cambiare ogni schermo, non solo quello del suo corridoio. E non c'è un passaggio di approvazione: quello che un Membro pubblica va sullo schermo. Se ogni avviso deve essere controllato prima, è un accordo tra persone, non un'impostazione. L'organizzazione che funziona è quella che la maggior parte delle bacheche di carta aveva già: poche persone che pubblicano e una persona responsabile della bacheca. In un condominio quella persona di solito è l'amministratore, e i condomini gli mandano i loro avvisi invece di ricevere un accesso.
Come vengono tolti gli avvisi vecchi
Sulla carta un avviso viene tolto quando qualcuno se ne prende la briga. Su uno schermo è più facile, ma resta un compito: SignageStack non toglie da solo un singolo avviso a una data stabilita. Cosa funziona:
- Scrivi la data di fine nell'avviso («fino al 14 marzo») e nel suo nome nella dashboard, così gli elementi scaduti saltano all'occhio nell'elenco.
- Dai a una persona un momento fisso ogni settimana per eliminare ciò che è scaduto.
- Disattiva gli elementi invece di eliminarli. Un elemento disattivato lascia gli schermi in pochi secondi ma resta nella playlist, contrassegnato come disattivato, pronto per la giornata dello sport dell'anno prossimo.
- Modifica invece di sostituire. Correggi la data nell'app Testo una volta e ogni playlist che la usa mostra la data nuova.
A parte questo, ogni schermo ha i suoi orari di funzionamento: orari fissi per ogni giorno della settimana, oppure un intervallo di date. Fuori da quegli orari lo schermo va in standby e mostra il nero, poi riprende la riproduzione al successivo orario di inizio. Questo risolve le serate, i fine settimana e l'ufficio vuoto di notte. Il display in sé resta acceso; se vuoi spegnerlo per risparmiare elettricità, usa il suo timer, se ne ha uno.
Per l'unica situazione in cui nessuno può aspettare, prepara in anticipo un messaggio con l'app Avviso di emergenza e lascialo disattivato. Quando lo attivi, copre ogni schermo che hai scelto entro un secondo, compresi gli schermi fuori dagli orari di funzionamento, e resta visibile anche se la rete cade.
Uno schermo o tanti?
Comincia con uno, nel punto in cui le persone si fermano già: accanto all'ascensore, all'ingresso, in sala pausa o alla fila della mensa. Scegli la dimensione in base alla distanza. Una regola pratica dice che chi legge dal punto più lontano non dovrebbe stare a più di quattro altezze di schermo per tutto ciò che si legge riga per riga; come scegliere la dimensione dello schermo lo spiega nel dettaglio.
Quando aggiungi schermi, la dashboard ti permette di aggiungere una playlist a più schermi in un colpo solo, e una modifica a quella playlist li raggiunge tutti. I contenuti di uno schermo possono anche avere elementi propri accanto a una playlist condivisa, così il secondo edificio o il corridoio delle classi quinte riceve gli avvisi comuni più i suoi. Anche la banda scorrevole può essere diversa da schermo a schermo: aggiungi l'app Banda scorrevole una volta per ogni gruppo di messaggi e scegli i suoi schermi.
La dashboard mostra lo stato in tempo reale di ogni schermo e il suo ultimo contatto, quindi uno schermo spento nell'ala est si nota prima che qualcuno lo segnali.
Che hardware serve?
Un display con un ingresso HDMI e qualcosa che faccia girare il player:
- Un Android TV box o una chiavetta con Android 8 o successivo e almeno 2 GB di RAM. Il player parte all'accensione, un servizio di sorveglianza lo riavvia se si ferma e, con un box che si riaccende da solo dopo un blackout, la bacheca torna senza che nessuno la tocchi. Un box che fa il suo lavoro costa di solito tra 40 € e 120 €; come scegliere un Android TV box elenca cosa controllare.
- Una TV con Android TV o Google TV che può installare il player da sola.
- Un computer con un browser: una versione recente di Chrome, Edge, Safari o Firefox, a tutto schermo. Va bene dove c'è già un PC accanto allo schermo.
Le smart TV Samsung (Tizen) e LG (webOS) non hanno un'app SignageStack. Il loro browser integrato può aprire il player web, ma non lo riavvia dopo un blackout e non lo tiene a tutto schermo, quindi per una bacheca che nessuno controlla ogni giorno aggiungi un piccolo box Android. Le chiavette Fire TV e il Raspberry Pi non sono player qualificati. La pagina hardware spiega su cosa vale la pena spendere.
Quanto costa una bacheca digitale?
Per uno schermo:
- Il display. La TV che hai già, o una nuova. Per una bacheca accesa tutto il giorno, valuta un pannello professionale dichiarato per 12-24 ore; una TV di casa è fatta per qualche ora al giorno.
- Il player. Di solito tra 40 € e 120 € per un box Android, oppure niente se c'è già un computer.
- Montaggio e corrente. Una staffa da parete, una presa a portata di cavo e, in un androne, forse un elettricista. È la voce che tutti dimenticano.
- Il software. Con SignageStack, 11 € per schermo al mese o 100 € per schermo all'anno, IVA esclusa. Un solo piano con tutte le funzioni, nessun costo di attivazione e nessun costo per persona che pubblica. La pagina dei prezzi ha tutti i dettagli.
Ci sono modi gratuiti per far funzionare uno schermo, da una presentazione su una chiavetta USB a un software open source in self-hosting. Ognuno costa tempo invece di denaro, e la nostra guida al software di digital signage gratuito li passa in rassegna con onestà.
Da dove cominciare
Prendi la bacheca di carta così com'è oggi e dividila in tre mucchi: ciò che è scaduto (buttalo), ciò che deve restare sulla carta, e ciò che è breve e ha una data di fine. Il terzo mucchio è la tua prima playlist. Scegli uno schermo in un punto dove le persone aspettano, decidi chi ne è responsabile e imposta i suoi orari di funzionamento.
La prova di SignageStack dura 21 giorni con tutte le funzioni, su uno schermo, e non richiede carta di credito. Associa una TV, scrivi gli avvisi di questa settimana e dopo una settimana chiedi a qualche persona cosa ci ha letto.
