Cosa mostrare sul digital signage a scuola e chi lo tiene aggiornato

Il digital signage per le scuole è una manciata di schermi nei punti dove le persone guardano già: l'atrio d'ingresso, il corridoio principale, la sala docenti e la mensa. Mostrano cosa è cambiato oggi (un cambio d'aula, una lezione annullata, un supplente), cosa sta per arrivare (la recita, la settimana degli esami, i colloqui con i genitori), il menù della mensa, i lavori degli studenti e, quando serve, un messaggio di emergenza su tutti gli schermi insieme. Si cambia da un browser, non con le puntine da disegno. Cosa fa SignageStack per una scuola o un'università lo trovi nella pagina sul digital signage per scuole; questo articolo parla di cosa mostrare e di chi lo tiene aggiornato.

Una scuola può cominciare con una TV che ha già, un piccolo box Android o un vecchio computer dietro, e un abbonamento al software. Che gli schermi siano ancora utili a marzo dipende poco dall'hardware. Dipende da due cose: una persona precisa è responsabile dei contenuti, e gli schermi si accendono e si spengono con la giornata scolastica senza che nessuno debba ricordarsene.

Cosa dovrebbe mostrare uno schermo a scuola?

Gli schermi funzionano quando ognuno ha un compito adatto al punto in cui è appeso. Uno schermo in corridoio si legge passando, in due o tre secondi. Uno schermo vicino alla fila della mensa ha un minuto. Lo schermo della sala docenti può portare dettagli che i visitatori all'ingresso non devono vedere.

I contenuti che di solito si guadagnano il posto:

• I cambi di oggi. Cambi d'aula, lezioni annullate, un corso spostato al giovedì. È questo che fa fermare davvero gli studenti.
• Annunci. Uno per slide, poche parole in caratteri grandi. L'app Testo centra un breve messaggio e lo adatta allo schermo. Un paragrafo non si legge dall'altra parte di un corridoio.
• Conti alla rovescia. I giorni che mancano agli esami, alla gita o alla fine della scuola. L'app Conto alla rovescia va con l'orologio dello schermo stesso, quindi non ha bisogno della rete. Un dettaglio: le didascalie sotto i numeri sono in inglese ("Days", "Hours"). Se non le vuoi, disattiva "Show unit labels" e scrivi il titolo in italiano, per esempio "Alle vacanze estive mancano".
• Il calendario degli eventi. Se la scuola tiene i suoi eventi su Google Calendar, l'app Google Calendar mostra un calendario come elenco dei prossimi eventi e recepisce da sola le modifiche. Legge soltanto il calendario; non lo modifica mai. Con "Language" impostato sull'italiano, le date compaiono in italiano e gli orari nel formato a 24 ore (14:00).
• I lavori degli studenti. Foto del laboratorio di arte, un video fatto dal gruppo di media. Caricali nella libreria media e vanno dalla memoria dello schermo stesso. Mostra solo quello che il consenso alle foto copre.
• Il menù della mensa. L'app Menù digitale, oppure il PDF settimanale del servizio mensa nell'app PDF, che sfoglia le pagine da sola.
• Una banda scorrevole. Una fascia in basso sugli schermi del corridoio per l'unica riga che serve a tutti oggi: "L'assemblea delle terze si sposta in palestra". Resta lì finché qualcuno non la toglie, quindi dalle un responsabile.

In pratica lo schermo del corridoio diventa una bacheca digitale su cui non c'è mai l'avviso del mese scorso. Per una lista più lunga, vedi le nostre idee di contenuti per il digital signage.

Lo schermo può mostrare il nostro orario o le supplenze?

Di solito è la prima domanda, quindi ecco la risposta chiara: SignageStack non ha integrazioni con i software per l'orario scolastico o i gestionali della scuola. Non legge da lì il piano delle supplenze.

Cosa può fare:

• Mostrare una pagina web pubblica. Se il tuo software per l'orario pubblica una pagina per i monitor o una vista pubblica che si apre senza login, l'app Pagina web può mostrarla. Incolla l'indirizzo e guarda l'anteprima. Se l'anteprima resta vuota, il sito non permette di essere mostrato dentro un'altra pagina, e da parte nostra non si può aggirare. Anche una pagina che richiede un login resta vuota. Provalo prima di promettere qualcosa a qualcuno. E tieni presente che una pagina raggiungibile senza login la può aprire chiunque conosca l'indirizzo: se contiene nomi o sigle dei docenti, parlane prima con il responsabile della protezione dei dati della scuola.
• Mostrare un foglio di calcolo condiviso. Se le supplenze stanno in un foglio Google, l'app Google Fogli mostra la prima scheda come una tabella pulita e controlla le modifiche ogni minuto. Legge le colonne dalla A alla Z e le prime 100 righe. Se a scuola si possano usare i servizi Google è spesso una questione di protezione dei dati: chiariscilo prima.
• Mostrare un PDF. Se il software esporta il piano del giorno come PDF, caricalo ogni mattina nell'app PDF (file fino a 10 MB). Continua ad andare offline, ma è un passaggio manuale ogni giorno.
• Scriverlo. In una scuola piccola, tre righe scritte in una slide di testo o nella banda scorrevole alle 7:45 sono spesso la strada più veloce di tutte.

Qualunque strada scegli, ricorda che uno schermo in corridoio è pubblico. Ci passano davanti visitatori e genitori. Mostra aule, classi e orari, e lascia fuori i nomi degli alunni e qualsiasi cosa possa mettere in imbarazzo qualcuno.

Programmare attorno alla giornata scolastica

Una scuola ha un ritmo. Gli schermi possono accendersi e spegnersi seguendolo da soli; quello che mostrano lo cambia una persona.

• Orari di funzionamento. Ogni schermo può avere orari per ogni giorno della settimana, con sabato e domenica spenti del tutto, e fuori da quegli orari va in standby. Non c'è un calendario delle vacanze scolastiche per questo, quindi prima di una pausa lunga qualcuno cambia gli orari o spegne lo schermo.
• Cambi durante la giornata. SignageStack non cambia da solo i contenuti in base all'ora. Se gli avvisi e il menù del pranzo valgono entrambi tutto il giorno, tienili tutti e due nel giro. Se no, all'intervallo spegni l'elemento del mattino e accendi quello del pranzo; dal telefono ci vogliono pochi secondi, e in pochi secondi arriva allo schermo.
• Le cose che finiscono. La settimana degli esami, l'open day, la fiera del libro: niente le toglie da solo. Segna la data di fine sul calendario della segreteria e, quando è passata, spegni l'elemento o eliminalo, così a giugno nessuno guarda un manifesto di marzo.
• Mai vuoto per sbaglio. Lo schermo ripete in loop gli elementi che ha e li riproduce finché non li cambi o finché non finiscono i suoi orari di funzionamento. Si spegne solo fuori dagli orari di funzionamento.

Gli orari di funzionamento vengono calcolati sul dispositivo, quindi uno schermo va in standby e si riaccende puntuale anche in un giorno in cui internet a scuola non va. Immagini e video caricati, testi, conti alla rovescia, codici QR e PDF continuano tutti ad andare offline. Le app che caricano da internet in diretta, come una pagina web o un video di YouTube, vengono saltate finché la connessione non torna.

Messaggi di emergenza

L'app Avviso di emergenza è l'unica funzione che una scuola dovrebbe configurare il primo giorno, molto prima che serva. Scrivi gli avvisi in anticipo ("Evacuare l'edificio", "Oggi la scuola chiude alle 12:00"), scegli gli schermi e lasciali spenti. Quando succede qualcosa, un solo interruttore nella dashboard copre tutti gli schermi scelti in meno di un secondo, compresi quelli in standby fuori dagli orari di funzionamento. Spegnendolo, gli schermi tornano ai loro contenuti.

Tutti quelli coinvolti dovrebbero conoscerne i limiti. L'avviso è muto. Raggiunge ogni schermo attraverso la connessione di quello schermo, quindi uno schermo offline in quel momento lo mostra solo quando si ricollega. È un secondo canale accanto all'allarme antincendio e all'impianto di diffusione sonora, mai un loro sostituto.

Chi gestisce gli schermi?

Gli schermi delle scuole tendono a fallire tutti allo stesso modo. Un insegnante entusiasta li configura a settembre, e a novembre pubblicizzano ancora la castagnata di ottobre. Decidi chi ne è responsabile prima di comprare qualsiasi cosa.

• Un responsabile. Di solito la segreteria, perché viene a sapere per prima di ogni cambiamento. La segreteria è responsabile delle playlist e della pulizia settimanale.
• Chi contribuisce. Coordinatori di classe, il dipartimento di educazione fisica, la biblioteca. Aggiungono i loro elementi a una playlist condivisa.
• Chi ha solo bisogno di guardare. Un dirigente scolastico che vuole vedere cosa c'è sugli schermi senza modificare nulla.

SignageStack ha tre ruoli che corrispondono a questo. Un Amministratore invita le persone e gestisce le impostazioni dell'organizzazione. Un Membro può lavorare con schermi, playlist e media. Un Visualizzatore vede tutto e non cambia niente. I ruoli valgono per tutta l'organizzazione e non per singoli schermi, quindi "il dipartimento di educazione fisica modifica solo lo schermo della palestra" è un accordo tra colleghi, non un'impostazione.

I contributi degli studenti sono una buona idea: il manifesto della rappresentanza studentesca, il video del gruppo di media. Falli passare da un membro del personale invece di dare agli studenti un accesso loro. Il servizio è venduto alle organizzazioni, non è pensato per i minori e non raccoglie consapevolmente dati personali di nessuno sotto i 16 anni.

Dieci minuti il lunedì mattina bastano come manutenzione. Togli quello che è scaduto, controlla le date della settimana e guarda la dashboard, che mostra lo stato in tempo reale di ogni schermo e quando si è fatto sentire l'ultima volta.

Quanto costa il digital signage per le scuole?

Buona parte dell'hardware potrebbe già essere in qualche armadio.

• Il display. Una TV che la scuola ha già va bene per una prova. I suoi limiti si vedono dopo: una TV di casa è fatta per qualche ora al giorno, mentre un pannello professionale è dichiarato per 12-24. Uno schermo acceso per tutta la giornata scolastica, ogni giorno, è dove un display professionale si ripaga. Scegli la dimensione in base alla distanza. Una regola pratica diffusa dice che chi legge da più lontano non dovrebbe stare oltre sei altezze di schermo per il testo grande, e la nostra guida alle dimensioni dello schermo per il digital signage ha la tabella.
• Il player. Un box Android TV con Android 8 o successivo e 2 GB di RAM costa di solito tra 40 e 120 €. Il player di SignageStack su quel box parte all'accensione, torna dopo un blackout su un box che si riaccende da solo, e ripara da solo una pagina bloccata. Conta, per uno schermo che nessuno controlla finché qualcosa non va storto. Il nostro articolo sul box Android TV per il digital signage spiega cosa cercare. Va bene anche un vecchio PC o portatile, con il player web a tutto schermo in un browser.
• Su cosa non contare. Il browser integrato di una TV può aprire il player web, ma non si riavvia da solo dopo un blackout e non resta bloccato a tutto schermo. Per un corridoio senza sorveglianza, metti un box dietro la TV.
• Montaggio. Abbastanza in alto da stare fuori dalla portata di zaini e palloni, con il box dove il collaboratore scolastico può raggiungerlo, e i cavi nella canalina.
• La rete. Il player ha bisogno solo di HTTPS in uscita: nessuna porta aperta, nessuna VPN. Di solito basta una breve conversazione con il tecnico informatico. Se il filtro web della scuola blocca YouTube, lo blocca anche sullo schermo, quindi carica i file video invece di metterne il link.

Il software costa 11 € per schermo al mese, o 100 € per schermo all'anno, IVA esclusa, con tutte le funzioni in un solo piano. Tre schermi con fatturazione annuale fanno 300 € all'anno più IVA. Si paga con bonifico bancario su fattura. L'accordo sul trattamento dei dati è pubblicato sul sito e si può firmare, e i sub-responsabili che ospitano il servizio sono indicati per nome, con trattamento dei dati nell'UE e negli Stati Uniti. Se stai valutando una strada gratuita, una presentazione da chiavetta USB nella TV non costa nulla ma non si può cambiare dalla segreteria; il nostro articolo sul software di digital signage gratuito mette a confronto i pro e i contro.

Da dove cominciare

Comincia con uno schermo all'ingresso, dove lo vedono genitori e visitatori. Apri il player web in un browser su un portatile qualsiasi, digita nella dashboard, in Aggiungi schermo, il codice di sei caratteri che mostra, e costruisci una prima playlist di quattro elementi: un benvenuto, le date di questa settimana, un conto alla rovescia al prossimo grande evento e un codice QR per il sito della scuola. Se vuoi sapere se la pagina per i monitor del tuo software per l'orario funzionerà, incolla il suo indirizzo nell'app Pagina web e guarda l'anteprima.

La prova dura 21 giorni con tutte le funzioni su uno schermo, e non chiede la carta. È abbastanza per capire se la segreteria terrà aggiornato lo schermo, che è la prova che conta.