Digital signage per uffici, reception e sale riunioni.

Dove vanno gli schermi

Un ufficio ha quattro punti in cui uno schermo viene letto, e a ognuno le persone dedicano un tempo diverso.

L'ingresso e la reception sono dove aspettano gli ospiti e dove i dipendenti passano due volte al giorno. Gli ospiti lo leggono mentre aspettano; i dipendenti ci danno un'occhiata passando. È lo schermo per l'agenda di oggi, il benvenuto alle persone che aspetti, il meteo e il Wi-Fi ospiti in un codice QR. È anche l'unico schermo dell'edificio che leggono degli sconosciuti, e questo decide cosa ci può andare: ne parliamo più sotto.

Il corridoio verso la cucina e l'area relax sono dove le persone si fermano qualche minuto con un caffè e leggono davvero: l'avviso della settimana, la presentazione HR sulla nuova politica delle ferie, la prossima festività, i titoli.

L'area del team è il posto per uno schermo con i numeri del team stesso — vendite della settimana, ticket aperti, ordini spediti — letto più volte al giorno da chi quei numeri li muove.

Accanto alla porta di una sala riunioni, un piccolo schermo mostra le prenotazioni di oggi di quella sala. Si legge a un passo di distanza, in un secondo, e si va avanti.

Quanto grande, e come girato

Misura da dove le persone stanno quando leggono, non dal centro della stanza. Per il testo grande, come un titolo o un orologio, il lettore più lontano può stare a circa sei altezze dello schermo; per una tabella letta riga per riga, a circa quattro. Una reception letta da tre o quattro metri vuole uno schermo da 43" a 55"; un ingresso o un corridoio letto da quattro o cinque metri, da 55" a 65". Accanto alla porta di una sala basta un tablet o un piccolo display Android. La tabella completa è nella guida all'hardware.

L'orientamento segue il contenuto. Una tabella di numeri con più colonne vuole l'orizzontale. Un elenco delle riunioni del giorno si legge meglio in verticale, dove ci sta più giornata senza scorrere. Decidilo il giorno del montaggio: il supporto e il percorso dei cavi dipendono da questo. In SignageStack l'orientamento è un'impostazione di ogni schermo nella dashboard.

Cosa va su ogni schermo

Una playlist per ogni punto tiene ogni schermo su un solo compito.

• Ingresso: l'app Google Calendar in vista agenda, con «Only show upcoming events» attivo, così le riunioni finite spariscono. Zone può metterla accanto al meteo e a un orologio — uno solo: l'app Orologio mostra l'ora locale, non quella dei tuoi altri uffici. Un Testo dà il benvenuto agli ospiti attesi quel giorno, e un Codice QR collega al Wi-Fi ospiti.
• Area relax: una presentazione Google Slides che HR o comunicazione tengono già, uno o due Testi, l'app Festività e un'app di notizie come BBC News, The Guardian o DW.
• Area del team: l'app Google Sheets, con un foglio fatto per lo schermo. Un Conto alla rovescia alla fine del trimestre o al trasloco dell'ufficio ci sta bene accanto.
• Porta della sala: l'app Google Calendar in vista giorno, con il calendario di quella sala e nient'altro.

La Banda scorrevole passa sopra a tutti quando serve: una riga in basso su ogni schermo che scegli, per il giorno in cui l'ascensore è fermo.

Scrivere per chi passa

Quasi tutti dedicano a uno schermo in ufficio pochi secondi. Scrivi per questo.

• Un messaggio per slide. «Cucina chiusa giovedì per pulizie» funziona. Un paragrafo sul perché no.
• Un foglio piccolo per lo schermo. Un foglio con quaranta colonne su una parete non si legge. Crea un foglio a parte solo con quello che lo schermo deve mostrare — poche righe e colonne, i totali invece del dettaglio — e lascia quello completo dov'è.
• Titoli delle riunioni che abbiano senso su una parete. Il calendario mostra gli eventi come sono intitolati. «Revisione trimestrale — Vendite» serve all'ingresso; «Allineamento» no.
• Tempo sufficiente per ogni elemento. Un avviso che qualcuno legge fino in fondo ha bisogno di più tempo di una foto. Ogni elemento di una playlist ha la sua durata.
• Date, non «la settimana prossima». Un avviso che resta su più a lungo del previsto deve restare giusto.

Le cose private non vanno sugli schermi pubblici

Lo schermo all'ingresso lo legge chiunque entri: ospiti, corrieri, candidati per un colloquio. Prima di metterci qualcosa, chiediti se lo daresti in mano a uno sconosciuto sulla porta.

• I calendari mostrano i titoli degli eventi così come sono. Una riunione chiamata «Riorganizzazione — Finanza» è sulla parete per ogni ospite. Usa un calendario tenuto apposta per l'ingresso, o tieni le riunioni delicate fuori da quello sullo schermo.
• I fogli mostrano quello che contengono. Il fatturato per cliente va sullo schermo dell'area del team, non in reception.
• Le dashboard di altri strumenti si vedono con l'app Pagina web solo se hanno un link pubblico incorporabile, e un link pubblico è pubblico. Molti strumenti interni chiedono un accesso o rifiutano di essere incorporati; prova il link prima di contarci.

Perché tutto resti giusto

Dai a ogni schermo un responsabile: i servizi generali per l'ingresso, HR o comunicazione per l'area relax, il responsabile del team per l'area del team. Ognuno ha il proprio account. Un Membro può cambiare i contenuti e un Visualizzatore può guardare senza toccare nulla; i ruoli valgono per tutto l'account, non per singoli schermi, quindi stabilisci chi segue quale playlist.

Prepara l'Avviso di emergenza prima che serva. Scrivi il titolo — «Evacuare l'edificio» —, i dettagli e la gravità, scegli gli schermi e lascialo spento. Durante un incidente, attivarlo è un interruttore nella dashboard, ed entro un secondo copre quegli schermi, anche quelli spenti fuori orario. Non è collegato all'impianto antincendio: lo attiva una persona, quindi assicurati che più di una persona sappia come farlo, e provalo alla prossima esercitazione di evacuazione.

Ogni tanto guarda l'elenco degli schermi nella dashboard. Ogni player comunica quando è stato visto l'ultima volta e cosa sta riproducendo, così uno schermo che si è spento compare lì prima che qualcuno si lamenti. E quando un avviso deve restare sugli schermi per un periodo preciso — un avviso di sicurezza, un cambio di regolamento — il report di riproduzione mostra quali schermi l'hanno riprodotto e quando.