Digital Signage für Büros, Empfang und Besprechungsräume.

Wo die Bildschirme hingehören

Ein Büro hat vier Stellen, an denen ein Bildschirm gelesen wird, und jeder davon schenken die Leute unterschiedlich viel Zeit.

Lobby und Empfang sind der Ort, an dem Besucher warten und Mitarbeitende zweimal am Tag vorbeikommen. Besucher lesen den Bildschirm, während sie warten; Mitarbeitende werfen im Vorbeigehen einen Blick darauf. Hierher gehören der heutige Terminplan, ein Willkommen für die erwarteten Gäste, das Wetter und das Gäste-WLAN als QR-Code. Es ist auch der einzige Bildschirm im Haus, den Fremde lesen, und das entscheidet, was darauf darf — mehr dazu weiter unten.

Der Flur zur Teeküche und der Pausenraum sind die Orte, an denen man ein paar Minuten mit einem Kaffee stehen bleibt und wirklich liest — der richtige Platz für ein digitales Schwarzes Brett mit dem Hinweis der Woche, der HR-Präsentation zur neuen Urlaubsregelung, dem nächsten Feiertag und den Schlagzeilen.

Der Teambereich ist der Platz für einen Bildschirm mit den eigenen Zahlen des Teams — Umsatz dieser Woche, offene Tickets, versandte Bestellungen —, mehrmals am Tag gelesen von denen, die diese Zahlen bewegen.

Neben der Tür eines Besprechungsraums zeigt ein kleiner Bildschirm die heutigen Buchungen dieses Raums. Man liest ihn aus einem Schritt Entfernung, in einer Sekunde, und geht weiter.

Wie groß, und wie herum

Messen Sie von dort, wo die Leute beim Lesen stehen, nicht von der Raummitte. Für große Schrift, etwa eine Überschrift oder eine Uhr, darf der entfernteste Leser rund sechs Bildschirmhöhen entfernt sein; für eine Tabelle, die Zeile für Zeile gelesen wird, etwa vier. Ein Empfang, der aus drei bis vier Metern gelesen wird, braucht 43" bis 55"; eine Lobby oder ein Flur, aus vier bis fünf Metern gelesen, 55" bis 65". Neben einer Besprechungsraumtür genügt ein Tablet oder ein kleines Android-Display. Die ganze Tabelle steht im Hardware-Ratgeber.

Die Ausrichtung folgt dem Inhalt. Eine Zahlentabelle mit mehreren Spalten will quer. Eine Liste der heutigen Termine liest sich hochkant besser, weil mehr vom Tag ohne Scrollen hineinpasst. Entscheiden Sie das am Tag der Montage — Halterung und Kabelweg folgen daraus. In SignageStack ist die Ausrichtung eine Einstellung jedes Bildschirms im Dashboard.

Was auf welchen Bildschirm gehört

Eine Playlist pro Ort hält jeden Bildschirm bei einer Aufgabe.

• Lobby: die Google-Calendar-App in der Terminansicht, mit eingeschaltetem „Only show upcoming events“, damit beendete Besprechungen verschwinden. Zonen können sie neben das Wetter und eine Uhr stellen — eine Uhr: Die Uhr-App zeigt die Ortszeit, nicht die Zeit an Ihren anderen Standorten. Ein Text begrüßt die Gäste, die Sie an diesem Tag erwarten, und ein QR-Code verbindet ins Gäste-WLAN.
• Pausenraum: eine Google-Slides-Präsentation, die HR oder die Kommunikation ohnehin pflegt, ein oder zwei Texte, die Feiertage-App und eine Nachrichten-App wie BBC News, The Guardian oder DW.
• Teambereich: die Google-Sheets-App mit einer Tabelle, die für den Bildschirm angelegt ist. Ein Countdown bis zum Quartalsende oder zum Büroumzug passt gut daneben.
• Besprechungsraumtür: die Google-Calendar-App in der Tagesansicht, mit dem Kalender dieses Raums und sonst nichts.

Das Laufband läuft bei Bedarf über alle: eine Zeile unten auf jedem Bildschirm, den Sie wählen, für den Tag, an dem der Aufzug stillsteht.

Schreiben für Menschen im Vorbeigehen

Die meisten schenken einem Bürobildschirm ein paar Sekunden. Schreiben Sie dafür.

• Eine Botschaft pro Folie. „Küche am Donnerstag wegen Reinigung geschlossen“ funktioniert. Ein Absatz über die Gründe nicht.
• Eine kleine Tabelle für den Bildschirm. Eine Tabelle mit vierzig Spalten ist an der Wand unlesbar. Legen Sie eine eigene Tabelle nur mit dem an, was der Bildschirm zeigen soll — eine Handvoll Zeilen und Spalten, Summen statt Details —, und lassen Sie die vollständige, wo sie ist.
• Besprechungstitel, die an der Wand Sinn ergeben. Der Kalender zeigt Termine so, wie sie heißen. „Quartalsreview — Vertrieb“ hilft in der Lobby; „Abstimmung“ nicht.
• Genug Zeit pro Element. Ein Hinweis, den jemand zu Ende liest, braucht länger als ein Foto. Jedes Element einer Playlist hat seine eigene Dauer.
• Daten statt „nächste Woche“. Ein Hinweis, der länger hängt als geplant, sollte trotzdem stimmen.

Privates gehört nicht auf öffentliche Bildschirme

Den Bildschirm in der Lobby liest jeder, der hereinkommt: Besucher, Kuriere, Bewerberinnen und Bewerber. Fragen Sie sich vor jedem Inhalt, ob Sie ihn einem Fremden an der Tür in die Hand drücken würden.

• Kalender zeigen Termintitel, wie sie sind. Eine Besprechung namens „Umstrukturierung — Finanzen“ steht für jeden Besucher an der Wand. Nehmen Sie einen eigenen Kalender für die Lobby, oder halten Sie heikle Termine aus dem Kalender heraus, der auf dem Bildschirm läuft.
• Tabellen zeigen, was darin steht. Umsatz nach Kunden gehört auf den Bildschirm im Teambereich, nicht an den Empfang.
• Dashboards anderer Werkzeuge erscheinen über die Webseiten-App nur, wenn sie einen öffentlichen, einbettbaren Link haben — und ein öffentlicher Link ist öffentlich. Viele interne Werkzeuge verlangen eine Anmeldung oder verweigern das Einbetten; probieren Sie den Link aus, bevor Sie damit planen.

Damit alles stimmt

Geben Sie jedem Bildschirm eine zuständige Person: das Facility-Management für die Lobby, HR oder die Kommunikation für den Pausenraum, die Teamleitung für den Teambereich. Alle bekommen ein eigenes Login. Ein Mitglied kann Inhalte ändern, ein Betrachter kann schauen, ohne etwas anzufassen; Rollen gelten für das ganze Konto, nicht für einzelne Bildschirme, also sprechen Sie ab, wer welche Playlist pflegt.

Bereiten Sie die Notfallmeldung vor, bevor Sie sie brauchen. Schreiben Sie die Überschrift — „Gebäude verlassen“ —, die Details und die Dringlichkeit, wählen Sie die Bildschirme und lassen Sie sie ausgeschaltet. Im Ernstfall ist das Einschalten ein Schalter im Dashboard, und innerhalb einer Sekunde liegt sie über diesen Bildschirmen, auch über denen, die außerhalb der Betriebszeiten dunkel sind. Mit Ihrer Brandmeldeanlage ist sie nicht verbunden: Ein Mensch schaltet sie ein. Sorgen Sie also dafür, dass mehr als eine Person weiß, wie, und probieren Sie es bei der nächsten Räumungsübung aus.

Schauen Sie ab und zu in die Bildschirmliste im Dashboard. Jeder Player meldet, wann er zuletzt gesehen wurde und was er gerade spielt, sodass ein dunkel gewordener Bildschirm dort auffällt, bevor sich jemand beschwert. Und wenn ein Hinweis für einen bestimmten Zeitraum auf den Bildschirmen stehen muss — ein Sicherheitshinweis, eine geänderte Regelung —, zeigt der Wiedergabebericht, welche Bildschirme ihn wann gespielt haben.