Digitales Schwarzes Brett: Software, Kosten und Beispiele

Ein digitales Schwarzes Brett ist ein Bildschirm, der die Pinnwand ersetzt. Aushänge werden im Browser geschrieben, stehen nach wenigen Sekunden auf dem Bildschirm und verschwinden wieder, sobald jemand sie abschaltet. Sie brauchen dafür drei Dinge: ein Display, einen kleinen Player dahinter (eine Android-TV-Box oder einen Browser auf einem Rechner) und eine Software, über die mehrere Personen Aushänge einstellen können. Bei SignageStack kostet die Software 11 € pro Bildschirm und Monat oder 100 € im Jahr, jeweils zzgl. MwSt.; Fernseher und Box haben Sie vielleicht schon.

Die Technik ist dabei der kleinere Teil. Entscheidend ist, was auf den Bildschirm kommt, wer aushängen darf und wer alte Aushänge wieder abnimmt. Dieser Ratgeber geht das für Büro, Schule, Wohnanlage und Verein durch, nennt die Kosten und sagt auch, wo ein Bildschirm schlechter ist als Papier.

Was das digitale Brett besser kann als die Pinnwand

• Man kann es lesen. Große Schrift auf einem hellen Bildschirm ist quer über den Flur lesbar, ein DIN-A4-Blatt in 11-Punkt-Schrift nicht.
• Sie ändern es vom Schreibtisch aus. Ein falsches Datum ist in Sekunden korrigiert, ohne dass jemand mit Reißzwecken in den zweiten Stock geht.
• Ein Aushang, mehrere Orte. Derselbe Aushang läuft am Aufzug, im Pausenraum und am Empfang und ändert sich überall gleichzeitig.
• Es zeigt, was Papier nicht kann: einen Kalender, der sich selbst aktualisiert, eine Tabelle aus Google Tabellen, einen Countdown bis zum Sommerfest, einen QR-Code zum Anmeldeformular.
• Dringendes geht vor. Eine Räumung oder eine Schließung kann alle Bildschirme auf einmal belegen, statt darauf zu warten, dass jemand den neuen Zettel bemerkt.

Und was es schlechter kann:

• Es zeigt immer nur eine Sache. Die Pinnwand zeigt alles gleichzeitig, der Bildschirm wechselt durch. Wer fünf Sekunden hinschaut, sieht einen Aushang, nicht zwölf. Diese Einschränkung bestimmt fast alles, was weiter unten steht.
• Keine Abreißzettel. Ihre Aufgabe übernimmt ein QR-Code, aber nur für Leute, die ihr Handy in der Hand haben.
• Es braucht Strom und, um Änderungen zu empfangen, Internet.
• Es braucht jemanden, der sich kümmert. Eine Pinnwand voller alter Zettel wirkt vernachlässigt. Ein Bildschirm mit alten Aushängen wirkt kaputt.

Was gehört aufs digitale Schwarze Brett? Beispiele nach Einsatzort

Gute Aushänge sind kurz, haben ein Ablaufdatum und betreffen alle, die vorbeigehen. Lange Dokumente und Persönliches gehören woanders hin.

Im Büro und im Betrieb

• Begrüßung von Besuchern am Empfang, die Belegung der Besprechungsräume
• Speiseplan der Kantine, Wartungsfenster der IT, Termin der Brandschutzübung
• Neue Kolleginnen und Kollegen, mit Foto nur, wenn die Person einverstanden ist
• Einige Kennzahlen, an denen das ganze Team arbeitet; wie das technisch geht, steht im Beitrag Dashboard auf dem Fernseher anzeigen

Für Belegschaften ohne Schreibtisch, im Lager, in der Produktion oder in der Filiale, ist der Bildschirm im Pausenraum oft der einzige Kanal, der alle erreicht. Dafür gibt es einen eigenen Beitrag: Infobildschirm für Mitarbeiter.

In der Schule

Das digitale Schwarze Brett einer Schule hängt meist im Eingangsbereich, im Foyer oder vor dem Lehrerzimmer. Typische Inhalte:

• Vertretungsplan und Raumänderungen des Tages
• Termine mit Countdown: Sportfest, Schulkonzert, letzter Schultag vor den Ferien
• Anmeldungen zu AGs und Klassenfahrten per QR-Code
• Arbeiten und Fotos von Schülerinnen und Schülern, mit denselben Einwilligungen, die Ihre Schule für die Homepage einholt
• Hinweise bei Unterrichtsausfall, Hitzefrei oder im Notfall

Zum Vertretungsplan ein ehrliches Wort: SignageStack hat keine direkte Anbindung an Stundenplanprogramme. Kann Ihr Programm den Plan als Webseite ausgeben, die ohne Anmeldung erreichbar ist und sich in andere Seiten einbetten lässt, zeigt ihn die App Webseite. Verlangt die Seite eine Anmeldung oder verbietet sie das Einbetten, bleibt sie auf dem Bildschirm leer. Exportiert das Programm ein PDF, zeigt es die App PDF; dann muss aber jemand jede neue Fassung hochladen. Führen Sie Änderungen ohnehin in einer Google-Tabelle, übernimmt die App Google Tabellen sie innerhalb einer Minute von selbst. Mehr zu Fluren, Foyer und Schulalltag im Beitrag Infobildschirm in der Schule.

In der Wohnanlage: das Schwarze Brett der Hausverwaltung

Im Hauseingang ersetzt ein Bildschirm den Glaskasten mit den vergilbten Zetteln:

• Hausordnung, Abfuhrtermine, Reinigungsplan für Treppenhaus und Außenanlagen
• Angekündigte Arbeiten: Wasser abgestellt am Dienstag von 9 bis 12 Uhr, Wartung des Aufzugs, Ablesetermine
• Wer außerhalb der Bürozeiten hilft: Hausmeister, Notdienste, Hausverwaltung
• Ein QR-Code, der das Formular für Schadensmeldungen öffnet oder eine E-Mail an die Verwaltung beginnt

Zwei Dinge sind in der Wohnanlage anders als im Büro. Erstens der Ort: Im Treppenhaus gibt es oft weder eine Steckdose noch Internet. Klären Sie beides, bevor Sie einen Bildschirm kaufen. Der Player spielt ohne Netz weiter, braucht aber eines, um neue Aushänge zu empfangen. Zweitens das Publikum: An diesem Bildschirm kommt jeder Paketbote vorbei. Namen von Mietern, Beschwerden über einzelne Parteien und alles, was verrät, wer gerade verreist ist, gehören nicht darauf.

Verwaltet eine Hausverwaltung mehrere Objekte, hilft eine einfache Aufteilung: Die allgemeinen Hinweise stehen in einer Playlist, die auf allen Bildschirmen läuft, und was nur ein Haus betrifft, kommt auf dessen Bildschirm dazu.

Im Verein

Im Vereinsheim, in der Halle oder im Clubhaus:

• Trainingszeiten und Hallenbelegung
• Spielplan und Ergebnisse, gepflegt in einer Google-Tabelle, die der Trainer auch vom Handy aus aktualisieren kann
• Termine aus dem Vereinskalender über die App Google Kalender
• Sponsorenlogos; der Playback-Bericht zeigt, was auf welchem Bildschirm wann lief, und lässt sich als PDF exportieren
• Ein Countdown bis zum Sommerfest, ein QR-Code zum Mitgliedsantrag

Was auf Papier bleiben sollte

Alles, was jemand vollständig lesen oder jederzeit nachschlagen muss: Verträge, die vollständige Hausordnung, Protokolle. Auch aushangpflichtige Gesetze und Betriebsvereinbarungen lassen Sie besser dort, wo sie jederzeit einsehbar sind. Ein Bildschirm, der jeden Aushang nur ein paar Sekunden lang zeigt, ist dafür nicht gemacht.

Welche Software brauchen Sie?

Eine brauchbare Software dafür sollte:

• im Browser bedienbar sein, ohne dass jemand am Bildschirm stehen muss,
• mehreren Personen eigene Zugänge mit unterschiedlichen Rechten geben,
• weiterspielen, wenn das Internet ausfällt,
• Bildschirme nachts und am Wochenende abschalten können,
• einen dringenden Hinweis auf allen Bildschirmen zugleich zeigen,
• Kalender, Tabellen und PDFs anzeigen, ohne dass jemand Bilder exportiert.

In SignageStack ist jeder Aushang ein Eintrag in einer Playlist mit eigener Anzeigedauer, und die Playlist läuft in Schleife. Das Dashboard gibt es auf Deutsch; die Einstellfelder der einzelnen Apps sind teils englisch beschriftet. So entstehen die Aushänge:

• Kurze Aushänge schreiben Sie mit der App Text: Nachricht eingeben, Schrift, Größe und Farben wählen. Der Text wird auf dem Bildschirm selbst erzeugt und läuft auch ohne Internet.
• Gestaltete Aushänge aus einem Grafikprogramm laden Sie als Bild oder Video hoch.
• Vorhandene Dokumente zeigt die App PDF im Vollbild und blättert von selbst um. Für einen einseitigen Aushang ideal, für ein dreißigseitiges Dokument das falsche Werkzeug.
• Termine kommen mit der App Google Kalender aus einem Kalender, den Sie schon führen. Die App liest nur; vom Bildschirm aus lässt sich nichts ändern.
• Einzeiler laufen mit der App Laufband am oberen oder unteren Rand über allem anderen, etwa „Parkplatz am Freitag gesperrt“.
• Mehr Informationen liefert ein QR-Code mit Bildunterschrift („Hier anmelden“), der eine Webseite öffnet, eine E-Mail beginnt oder eine Nummer wählt.

Die Schleife kurz halten

Weil der Bildschirm durchwechselt, entscheidet die Länge der Schleife, wie viel jemand sieht. Zehn Aushänge zu je acht Sekunden ergeben 80 Sekunden; wer 30 Sekunden auf den Aufzug wartet, sieht weniger als die Hälfte. Drei Gegenmittel:

1. Weniger aushängen. Wenn alles am Brett hängt, liest niemand etwas.
2. Dauerhaftes bekommt einen festen Platz. Die App Zonen teilt den Bildschirm in Bereiche. Kalender oder Abfuhrtermine bleiben auf einer Seite stehen, während auf der anderen die Aushänge wechseln.
3. Einzeiler ins Laufband, wo sie keinen Platz in der Schleife belegen.

Als Faustregel für die Anzeigedauer: so lange, dass jemand, der mitten in der Anzeige dazukommt, den Aushang noch ganz lesen kann.

Wer darf aushängen? Rollen statt Sammelpasswort

An die Pinnwand darf jeder, der eine Reißzwecke hat. Beim Bildschirm entscheiden Sie. In SignageStack laden Sie Personen per E-Mail ein, jede mit eigenem Zugang und einer von drei Rollen:

• Admin: lädt Nutzer ein und verwaltet sie, ändert die Einstellungen der Organisation und alle Inhalte.
• Mitglied: arbeitet mit Bildschirmen, Playlists und Medien, verwaltet aber keine Nutzer oder Einstellungen.
• Betrachter: sieht Bildschirme, Playlists und Medien, kann aber nichts ändern. Passend etwa für die Schulleitung, den Vorstand oder die Eigentümer.

Zwei Punkte sollten Sie kennen, bevor Sie Zugänge verteilen. Die Rollen gelten für die ganze Organisation: Ein Mitglied kann jeden Bildschirm darin ändern, nicht nur den auf seinem Flur. Und es gibt keinen Freigabeschritt. Was ein Mitglied veröffentlicht, steht auf dem Bildschirm. Soll jeder Aushang vorher geprüft werden, ist das eine Absprache zwischen Menschen, keine Einstellung. Am besten funktioniert die alte Pinnwand-Regel: Wenige Personen hängen aus, eine ist verantwortlich. Im Verein kann das die Schriftführung sein, in der Schule das Sekretariat, in der Wohnanlage die Hausverwaltung. Mieter geben ihre Aushänge dort ab, statt selbst einen Zugang zu bekommen.

Wie verschwinden alte Aushänge?

Auf Papier verschwindet ein Aushang, wenn sich jemand darum kümmert. Am Bildschirm ist das leichter, aber es bleibt eine Aufgabe: SignageStack nimmt einen Aushang nicht von selbst zu einem bestimmten Datum vom Bildschirm. Was hilft:

• Schreiben Sie das Enddatum in den Aushang und in seinen Namen im Dashboard („bis 14.3.“), damit Abgelaufenes in der Liste sofort auffällt.
• Geben Sie einer Person einen festen Termin pro Woche, an dem sie aufräumt.
• „Element deaktivieren“ statt löschen. Ein deaktivierter Eintrag verschwindet innerhalb von Sekunden von den Bildschirmen, bleibt aber, als deaktiviert markiert, in der Playlist, bereit fürs nächste Sportfest.
• Ändern statt ersetzen. Korrigieren Sie das Datum einmal in der App Text, und jede Playlist, die sie nutzt, zeigt das neue.

Unabhängig davon hat jeder Bildschirm Betriebszeiten: feste Zeiten für jeden Wochentag oder ein Zeitraum mit Start- und Enddatum. Außerhalb dieser Zeiten geht der Bildschirm in den Standby und bleibt schwarz; zur nächsten Startzeit spielt er wieder. Damit sind Abende, Wochenenden und das leere Büro in der Nacht erledigt. Das Display selbst bleibt dabei eingeschaltet. Soll es nachts ganz aus sein, um Strom zu sparen, nutzen Sie seinen eigenen Timer, falls es einen hat.

Für den einen Fall, in dem niemand warten kann, bereiten Sie mit der App Notfallmeldung eine Warnung vor und lassen sie ausgeschaltet. Ein Schalter bedeckt dann innerhalb einer Sekunde alle gewählten Bildschirme mit Ihrer Nachricht, auch außerhalb der Betriebszeiten, und sie bleibt stehen, wenn das Netz ausfällt.

Hardware: Bildschirm und Player

Sie brauchen ein Display mit HDMI-Eingang und ein Gerät, das den Player ausführt:

• Eine Android-TV-Box oder einen Stick mit Android 8 oder neuer und mindestens 2 GB RAM. Der Player startet mit dem Gerät, ein Wächterprozess startet ihn neu, falls er hängt, und mit einer Box, die sich nach einem Stromausfall selbst einschaltet, läuft das Brett danach ohne Zutun weiter. Eine Box, die das kann, kostet typischerweise 40–120 €. Worauf es ankommt, steht im Beitrag Android-Box für Digital Signage.
• Einen Fernseher mit Android TV oder Google TV, der den Player selbst installieren kann.
• Einen Rechner mit Browser: aktuelles Chrome, Edge, Safari oder Firefox im Vollbild. Praktisch, wo ohnehin ein PC neben dem Bildschirm steht.

Smart-TVs von Samsung (Tizen) und LG (webOS) haben keine SignageStack-App. Ihr eingebauter Browser kann den Web-Player öffnen, startet ihn aber nach einem Stromausfall nicht neu und hält ihn nicht im Vollbild. Für ein Brett, nach dem nicht jeden Tag jemand schaut, gehört deshalb eine kleine Android-Box dazu. Fire TV Sticks und der Raspberry Pi sind als Player nicht geprüft.

Zur Größe eine Faustregel: Wer am weitesten entfernt steht, sollte bei Text, der Zeile für Zeile gelesen wird, höchstens vier Bildschirmhöhen entfernt sein.

Was kostet ein digitales Schwarzes Brett?

Für einen Bildschirm kommen vier Posten zusammen:

Bei SignageStack gibt es einen einzigen Tarif mit allen Funktionen, keine Einrichtungsgebühr und keine Kosten pro Person, die aushängt; Einzelheiten stehen auf der Preisseite. Eine ausführlichere Rechnung, auch für mehrere Standorte, finden Sie im Beitrag Digital Signage: Kosten.

Geht es auch kostenlos?

Ja, mit Abstrichen. Die üblichen Wege:

• USB-Stick am Fernseher. Viele Fernseher spielen Bilder von einem USB-Stick als Diashow ab. Das kostet nichts, aber jede Änderung heißt: Stick holen, Dateien tauschen, Stick zurückstecken. Mehrere Bildschirme, Betriebszeiten oder eine dringende Warnung gibt es so nicht.
• Eine Präsentation in Endlosschleife auf einem PC. Funktioniert, solange der Rechner läuft, nicht in den Energiesparmodus fällt und niemand das Fenster schließt.
• Open-Source-Software zum Selbsthosten. Keine Lizenzkosten, dafür betreiben Sie einen Server, spielen Updates ein und sind Ihr eigener Support.
• Kostenlose Tarife kommerzieller Anbieter gibt es ebenfalls. Prüfen Sie, wie viele Bildschirme und welche Funktionen darin stecken.

Kostenlos bezahlt man meist in Zeit statt in Euro. Der Beitrag Digital-Signage-Software kostenlos geht die Wege ehrlich durch. SignageStack selbst ist kostenpflichtig.

So fangen Sie an

Nehmen Sie die Pinnwand, wie sie heute aussieht, und sortieren Sie sie in drei Stapel: Abgelaufenes (weg damit), was auf Papier bleiben muss, und was kurz ist und ein Ablaufdatum hat. Der dritte Stapel ist Ihre erste Playlist. Wählen Sie einen Bildschirm dort, wo Menschen warten, legen Sie fest, wer ihn verantwortet, und stellen Sie seine Betriebszeiten ein.

Die Testphase von SignageStack dauert 21 Tage, mit allen Funktionen auf einem Bildschirm und ohne Kreditkarte. Koppeln Sie einen Fernseher, tippen Sie die Aushänge dieser Woche ein und fragen Sie nach einer Woche ein paar Leute, was sie darauf gelesen haben.