Digital signage para oficinas, recepciones y salas de reuniones.

Dónde van las pantallas

Una oficina tiene cuatro sitios donde una pantalla se lee, y la gente le dedica a cada uno un tiempo distinto.

El vestíbulo y la recepción es donde esperan las visitas y por donde pasa la plantilla dos veces al día. Las visitas la leen mientras esperan; la plantilla le echa un vistazo al pasar. Es la pantalla para la agenda de hoy, la bienvenida a quien esperas, el tiempo y el wifi de invitados en un código QR. También es la única pantalla del edificio que leen desconocidos, y eso decide lo que puede ir en ella; más sobre esto abajo.

El pasillo hacia la cocina y la zona de descanso es donde la gente se para unos minutos con un café y lee de verdad: el aviso de la semana, la presentación de RR. HH. sobre la nueva política de vacaciones, el próximo festivo, los titulares.

La zona del equipo es el sitio para una pantalla con las cifras del propio equipo —ventas de la semana, incidencias abiertas, pedidos enviados—, que leen varias veces al día quienes mueven esas cifras.

Junto a la puerta de una sala de reuniones, una pantalla pequeña muestra las reservas del día de esa sala. Se lee a un paso, en un segundo, y se sigue.

Qué tamaño, y en qué posición

Mide desde donde la gente está cuando lee, no desde el centro de la sala. Para texto grande, como un titular o un reloj, el lector más lejano puede estar a unas seis alturas de pantalla; para una tabla que se lee línea a línea, a unas cuatro. Una recepción que se lee desde tres o cuatro metros pide una pantalla de 43" a 55"; un vestíbulo o un pasillo que se lee desde cuatro o cinco metros, de 55" a 65". Junto a la puerta de una sala basta una tablet o una pantalla Android pequeña. La tabla completa está en la guía de equipos.

La orientación depende del contenido. Una tabla de cifras con varias columnas pide horizontal. Una lista de las reuniones del día se lee mejor en vertical, donde cabe más jornada sin desplazarse. Decídelo el día del montaje: el soporte y el recorrido del cable dependen de ello. En SignageStack la orientación es un ajuste de cada pantalla en el panel.

Qué va en cada pantalla

Una lista por sitio mantiene cada pantalla en un solo trabajo.

• Vestíbulo: la app Google Calendar en vista de agenda, con «Only show upcoming events» activado para que las reuniones terminadas desaparezcan. Zonas puede ponerla junto al tiempo y un reloj; un solo reloj: la app Reloj muestra la hora local, no la de tus otras oficinas. Un Texto da la bienvenida a las visitas que esperas ese día, y un Código QR conecta al wifi de invitados.
• Zona de descanso: una presentación de Google Slides que RR. HH. o comunicación ya mantienen, uno o dos Textos, la app Festivos y una app de noticias como BBC News, The Guardian o DW.
• Zona del equipo: la app Google Sheets, con una hoja hecha para la pantalla. Una Cuenta atrás hasta el cierre del trimestre o hasta la mudanza de oficina queda bien al lado.
• Puerta de la sala: la app Google Calendar en vista de día, con el calendario de esa sala y nada más.

La Cinta de texto pasa por encima de todas cuando hace falta: una línea en la parte de abajo de cada pantalla que elijas, el día que el ascensor no funciona.

Escribir para quien pasa

Casi todo el mundo le dedica a una pantalla de oficina unos segundos. Escribe para eso.

• Un mensaje por diapositiva. «Cocina cerrada el jueves por limpieza» funciona. Un párrafo explicando por qué, no.
• Una hoja pequeña para la pantalla. Una hoja con cuarenta columnas no se lee en una pared. Haz una hoja aparte solo con lo que la pantalla debe mostrar —unas pocas filas y columnas, totales en vez de detalle— y deja la completa donde está.
• Títulos de reunión que tengan sentido en una pared. El calendario muestra los eventos tal como se llaman. «Revisión trimestral — Ventas» sirve en el vestíbulo; «Seguimiento», no.
• Tiempo suficiente por elemento. Un aviso que alguien lee hasta el final necesita más tiempo que una foto. Cada elemento de una lista tiene su propia duración.
• Fechas, no «la semana que viene». Un aviso que se queda más de lo previsto tiene que seguir siendo correcto.

Lo privado, fuera de las pantallas públicas

La pantalla del vestíbulo la lee todo el que entra: visitas, mensajeros, candidatos a una entrevista. Antes de poner algo en ella, pregúntate si se lo darías a un desconocido en la puerta.

• Los calendarios muestran los títulos de los eventos tal cual. Una reunión llamada «Reestructuración — Finanzas» queda en la pared para cada visita. Usa un calendario propio para el vestíbulo, o deja las reuniones delicadas fuera del que está en pantalla.
• Las hojas muestran lo que contienen. La facturación por cliente va en la pantalla de la zona del equipo, no en recepción.
• Los cuadros de mando de otras herramientas se ven con la app Página web solo si tienen un enlace público que se pueda insertar, y un enlace público es público. Muchas herramientas internas piden iniciar sesión o no se dejan insertar; prueba el enlace antes de contar con él.

Que todo esté al día

Dale a cada pantalla un responsable: servicios generales para el vestíbulo, RR. HH. o comunicación para la zona de descanso, quien lidere el equipo para la zona del equipo. Cada uno con su propio usuario. Un Miembro puede cambiar el contenido y un Lector puede mirar sin tocar nada; los roles valen para toda la cuenta, no para pantallas sueltas, así que deja claro quién lleva cada lista.

Prepara el Aviso de emergencia antes de necesitarlo. Escribe el titular —«Evacuar el edificio»—, los detalles y la gravedad, elige las pantallas y déjalo desactivado. En un incidente, activarlo es un interruptor en el panel, y en menos de un segundo cubre esas pantallas, también las que están apagadas fuera del horario. No está conectado a la alarma contra incendios: lo activa una persona, así que asegúrate de que más de una sepa cómo hacerlo, y pruébalo en el próximo simulacro.

Echa un vistazo de vez en cuando a la lista de pantallas del panel. Cada reproductor informa de cuándo se vio por última vez y de qué está reproduciendo, así que una pantalla que se apagó aparece ahí antes de que nadie se queje. Y cuando un aviso tiene que estar en pantalla durante un periodo concreto —un aviso de seguridad, un cambio de normativa—, el informe de reproducción muestra qué pantallas lo reprodujeron y cuándo.