Cosa mostrare con il digital signage in hotel, schermo per schermo

Il digital signage in hotel funziona quando ogni schermo ha un solo compito, deciso dal punto in cui è appeso. Lo schermo della hall accoglie gli ospiti e risponde alle domande che altrimenti farebbero alla reception: che tempo fa, entro che ora si lascia la camera, qual è il Wi-Fi, dove si fa colazione. Lo schermo al piano congressi dice quale evento si tiene in quale sala. Quello all'ingresso del ristorante mostra cosa si serve in quel momento, e qualcuno dello staff passa dalla colazione al pranzo dal telefono in pochi secondi. Tutti si gestiscono da una sola dashboard, vanno in standby fuori dai loro orari di funzionamento, e ognuno ha bisogno solo di un display e di un piccolo player dietro. Cosa fa SignageStack in tutto l'hotel lo trovi nella pagina sul digital signage per hotel; questo articolo passa in rassegna, schermo per schermo, cosa mostrare.

Quello che gli schermi di un hotel non dovrebbero fare è provare a fare tutto insieme. Un giro di quindici slide nella hall, metà delle quali per la spa, diventa sfondo già dal secondo mattino di soggiorno. Pochi contenuti scelti per quel punto vengono letti.

Di quali schermi ha bisogno un hotel?

Parti dal percorso dell'ospite nell'edificio, non da un elenco di funzioni.

Una cosa da chiarire subito: SignageStack gestisce gli schermi delle aree comuni, non le TV nelle camere. Non si collega a un gestionale alberghiero (PMS), quindi non può salutare un ospite per nome né prendere le prenotazioni degli eventi dal tuo software commerciale e di banqueting. Gli schermi mostrano quello che inserisci nella dashboard, o quello che contiene un Google Calendar o un foglio Google collegato.

Lo schermo della hall

La hall è il punto in cui un solo schermo deve fare diversi lavori, e l'app Zone e schermo diviso è il modo per farli. Divide il display in riquadri: un messaggio di benvenuto in uno, il meteo e un orologio accanto. Ogni riquadro fa girare i suoi contenuti con i suoi tempi. Una banda scorrevole in basso, che passa sopra il layout di Zone, porta le righe che servono a ogni ospite: "Check-out entro le 11:00", "Colazione 6:30–10:30, primo piano", "Navetta per l'aeroporto ogni ora dall'ingresso principale".

Cosa si guadagna un posto nella hall:

• Il meteo della tua città: condizioni attuali e previsioni, aggiornate da sole. Gli ospiti lo controllano prima di uscire, e se la rete cade resta a schermo l'ultima previsione. Le etichette compaiono nella lingua che scegli in "Language", quindi anche in italiano.
• Un codice QR per il Wi-Fi. L'app Codice QR può creare un codice che, scansionato, collega a una rete. Il codice contiene la password, quindi puntalo sulla rete ospiti, mai su quella su cui girano i sistemi della reception.
• Un codice QR per le recensioni che apre il modulo per le recensioni Google. Mettilo vicino all'uscita, dove gli ospiti se ne vanno, non al check-in.
• I cambi valuta. L'app Cambi valuta mostra tassi di riferimento giornalieri per un massimo di dodici valute rispetto a una base che scegli tu. È un tasso per valuta, non un prezzo di acquisto e di vendita. Se la tua reception cambia denaro, assicurati che nessuno li scambi per i tuoi tassi.
• I titoli delle notizie da BBC News, The Guardian, CNN, il servizio in inglese di Deutsche Welle e altri, ogni notizia con un codice QR per finirla di leggere sul telefono. Sono titoli e foto, non un canale TV. Le app di notizie già pronte leggono feed in inglese; per notizie in italiano, l'app Feed RSS mostra qualsiasi feed pubblico, per esempio quello del giornale locale, se ne offre uno.
• Un canale in diretta, se ne vuoi uno. L'app Diretta streaming riproduce stream HLS e DASH e link in diretta da YouTube o Twitch. Ha bisogno di internet, e il diritto di mostrare una trasmissione in un'area pubblica devi procurartelo tu.

Un limite da conoscere prima di progettare una parete di orologi: l'app Orologio mostra solo l'ora locale dello schermo. Una fila di orologi per New York, Londra e Tokyo non è qualcosa che sa fare.

Riunioni ed eventi

Se le tue sale riunioni si prenotano su Google Calendar, un calendario per sala, l'app Google Calendar le mostra sullo schermo all'esterno. Collega l'account una volta, scegli il calendario, poi la vista "Schedule" con "Only show upcoming events" attivo, così le sessioni concluse spariscono. Le prenotazioni nuove, spostate e cancellate arrivano da sole sullo schermo in pochi minuti. Il collegamento è in sola lettura, quindi dallo schermo nessuno può prenotare o cancellare nulla.

Tre punti pratici:

• I titoli sono quello che leggono gli ospiti. Scrivi i titoli degli eventi pensando allo schermo, come "Riunione vendite regionale, Sala Verona, 2° piano", non un codice di prenotazione interno. Se un calendario contiene anche dettagli che gli ospiti non devono vedere, condividi con l'account collegato solo la disponibilità (libero/occupato): quegli spazi compaiono come occupati, senza dettagli.
• Un calendario per app. Per più sale, aggiungi l'app una volta per sala e mettile una accanto all'altra con l'app Zone; il layout "Window" contiene quattro riquadri. La nostra guida al display per sala riunioni lo spiega passo per passo.
• La lingua della visualizzazione. Imposta l'italiano anche nell'app Google Calendar, in "Language": date e giorni della settimana compaiono in italiano e gli orari nel formato a 24 ore (14:00).

Se i tuoi eventi stanno in un sistema che non alimenta un Google Calendar, non c'è niente da cui attingere. Due soluzioni alternative fanno il lavoro: un foglio Google con gli eventi del giorno, che l'app Google Fogli rilegge ogni minuto, oppure una slide di testo scritta ogni mattina.

Per un gruppo, una slide di benvenuto ("Benvenuti al convegno annuale di…") vale il minuto che richiede. Segna sull'agenda della reception la data di partenza del gruppo e quella mattina spegni la slide, o eliminala. E se l'organizzatore di un evento paga per mostrare slide degli sponsor sui tuoi schermi, i report di prova di riproduzione mostrano quando è andata in onda ciascuna, con esportazione in PDF.

Ristorante, bar e sala colazioni

L'app Menù digitale mette il menù su uno schermo in uno degli undici design, orizzontale o verticale, con il tuo logo, il tuo colore e la tua valuta. Le categorie diventano pagine, quindi un lungo menù della cena prende più pagine, non caratteri più piccoli. Crea un menù per la colazione e uno per la cena e aggiungili entrambi allo schermo del ristorante. SignageStack non passa da uno all'altro in base all'ora da solo, quindi quando finisce la colazione spegni il menù della colazione e accendi quello della cena; dal telefono ci vogliono pochi secondi, e in pochi secondi arriva allo schermo. Dato che il menù è salvato sul dispositivo, continua ad andare se la rete cade nel mezzo del servizio. Le indicazioni sugli allergeni stanno nella riga di descrizione di ogni piatto.

Il menù non si sincronizza in diretta da un foglio di calcolo. Un menù che sta già in un foglio entra una volta come CSV, e da lì una modifica è un ritocco veloce nella dashboard. La nostra guida ai menu board digitali approfondisce layout, foto e cambi di menù durante la giornata.

Ospiti che leggono altre lingue

La dashboard è disponibile in inglese, tedesco, serbo, spagnolo e italiano, il che aiuta il tuo staff più dei tuoi ospiti. Sullo schermo, quasi tutto quello che vedono gli ospiti è quello che hai scritto tu, nella lingua in cui l'hai scritto: messaggi di benvenuto, banda scorrevole, menù, titoli degli eventi. Alcune app hanno etichette fisse. Il meteo e Google Calendar mostrano le loro nella lingua che scegli nell'impostazione "Language" (inglese, tedesco, spagnolo, italiano o serbo), e le app di notizie già pronte leggono feed in inglese.

Cosa funziona nella pratica:

• Una slide di testo per lingua nella stessa playlist, ognuna con lo stesso messaggio. Come regola pratica, tre lingue sono più o meno il massimo che un giro può contenere prima che gli ospiti aspettino troppo la loro.
• Informazioni che non hanno bisogno di traduzione: orari, numeri dei piani, frecce, prezzi, codici QR.
• L'unica riga che non deve mai sfuggire, come l'orario del check-out o la strada per l'uscita di sicurezza, in due lingue nella banda scorrevole, dove è sempre a schermo.

Mettere gli ospiti in viaggio

Nel catalogo non c'è un'app per i trasporti pubblici. Se l'azienda di trasporto locale pubblica un tabellone delle partenze come pagina web pubblica, l'app Pagina web può mostrarlo, purché la pagina permetta di essere incorporata. L'anteprima nella dashboard te lo dice in un minuto; una pagina che rifiuta resta vuota, e da parte nostra non si può cambiare. Dove non funziona, un codice QR verso il calcolo del percorso e una slide di testo con la fermata più vicina, la linea e il tempo a piedi sono utili quasi allo stesso modo. Un secondo codice QR può chiamare la compagnia di taxi con cui lavori di solito.

Pianificare la giornata dell'hotel

SignageStack non cambia i contenuti in base all'ora da solo, quindi quello che segue è ciò che qualcuno accende e spegne mentre la giornata va avanti, in pochi secondi dal telefono. Buona parte può stare nello stesso giro tutto il giorno.

• Mattina: meteo, eventi di oggi, orari della colazione, orario del check-out.
• Sera: ristorante e bar, orari della spa, il meteo di domani.
• Weekend: brunch, mercati locali, un'offerta di check-out posticipato, accesa per il sabato e spenta di nuovo il lunedì.
• Stagioni e occasioni singole: la cena di Natale, una fiera in città, ognuna con la sua data di fine sull'agenda della reception, così qualcuno la spegne in tempo.
• Orari di funzionamento: lo schermo del piano riunioni può andare in standby di notte e nel weekend, mentre la hall resta accesa giorno e notte.

Gli orari di funzionamento vengono calcolati su ciascun dispositivo, quindi uno schermo va in standby e si riaccende puntuale anche quando la rete non collabora. Per un'evacuazione, l'app Avviso di emergenza copre ogni schermo scelto con un messaggio preparato in meno di un secondo. È silenziosa e lavora accanto al tuo impianto antincendio, mai al suo posto.

Hardware per gli spazi di un hotel

• Display. Uno schermo nella hall resta acceso tutto il giorno e buona parte della notte. Una TV di casa è fatta per qualche ora al giorno; un pannello professionale è dichiarato per 12-24. È proprio qui che il display professionale si ripaga. Il nostro confronto tra display per digital signage e TV entra nei dettagli.
• Dimensione in base alla distanza. La regola pratica della nostra pagina sull'hardware: chi legge da più lontano non dovrebbe stare oltre sei altezze di schermo per il testo grande, e oltre quattro per un menù letto riga per riga. Una reception letta da 3–5 m vuole 43–55"; una hall letta da 5–8 m vuole 55–75". All'ingresso del ristorante, uno schermo verticale spesso sta meglio di uno largo.
• Player. Un piccolo box Android per schermo: Android 8 o successivo, 2 GB di RAM o più, ethernet via cavo dove puoi stenderla, e accensione automatica dopo un blackout. Per i display Samsung (Tizen) e LG (webOS) non esiste un'app nativa di SignageStack, quindi metti un box dietro. Una TV con Android TV o Google TV può installare l'app direttamente.
• Rete. Tieni gli schermi fuori dal Wi-Fi ospiti, su ethernet o sulla rete dello staff. Il player ha bisogno solo di HTTPS in uscita, e scarica i media una volta e li tiene in cache, quindi la banda conta il giorno dell'installazione, non ogni giorno dopo.

Quanto costa il digital signage per hotel?

11 € per schermo al mese, o 100 € per schermo all'anno, IVA esclusa. Tutte le funzioni e tutte le app sono nell'unico piano, e non c'è un costo di attivazione. Tre schermi (hall, piano riunioni, ristorante) fanno 300 € all'anno con fatturazione annuale, più l'hardware. Per una catena alberghiera, Enterprise aggiunge prezzi a volume, un accordo sul trattamento dei dati firmato, uno SLA di disponibilità e l'avvio della rete.

Da dove cominciare

Comincia dalla hall. Associa uno schermo, costruisci un layout di Zone con un messaggio di benvenuto, il meteo e un orologio, e aggiungi una banda scorrevole con l'orario del check-out e quelli della colazione. Lascialo andare per una settimana e chiedi alla reception quali domande non sente più. Poi passa alla sala colazioni. La prova dura 21 giorni con tutte le funzioni su uno schermo, e non chiede la carta.