Qué mostrar en el digital signage de un hotel, pantalla por pantalla

El digital signage para hoteles funciona cuando cada pantalla tiene una tarea, marcada por el sitio donde cuelga. La pantalla del vestíbulo da la bienvenida a los huéspedes y responde a las preguntas que, si no, harían en recepción: qué tiempo hace, a qué hora es el check-out, cuál es el Wi-Fi, dónde se sirve el desayuno. La pantalla de la planta de reuniones dice qué evento hay en cada sala. La de la puerta del restaurante muestra lo que se sirve ahora, y alguien del equipo cambia el desayuno por la comida desde el móvil en segundos. Todas se gestionan desde un mismo panel, pasan a espera fuera de su horario y cada una necesita solo una pantalla y un pequeño reproductor detrás. Lo que SignageStack hace en todo el hotel está en nuestra página de digital signage para hoteles; este artículo repasa, pantalla por pantalla, qué mostrar.

Lo que no deben hacer las pantallas de un hotel es intentar hacerlo todo a la vez. Un bucle de quince diapositivas en el vestíbulo, la mitad de ellas del spa, se convierte en fondo la segunda mañana de la estancia. Unos pocos elementos elegidos para cada sitio sí se leen.

¿Qué pantallas necesita un hotel?

Parte del recorrido del huésped por el edificio, no de una lista de funciones.

Una cosa conviene aclararla pronto: SignageStack gestiona las pantallas de las zonas comunes, no los televisores de las habitaciones. No se conecta con un sistema de gestión hotelera (PMS), así que no puede saludar a un huésped por su nombre ni sacar las reservas de eventos de tu software comercial y de banquetes. Las pantallas muestran lo que pones en el panel, o lo que contiene un Google Calendar o un Google Sheets conectado.

La pantalla del vestíbulo

El vestíbulo es donde una sola pantalla tiene que hacer varias tareas, y la app Zonas y pantalla dividida es la forma de hacerlas. Divide la pantalla en paneles: un mensaje de bienvenida en uno, el tiempo y un reloj al lado. Cada panel reproduce su propio contenido a su propio ritmo. Una cinta de texto en la parte de abajo, que pasa por encima del diseño de Zonas, lleva las líneas que necesita cualquier huésped: «Check-out hasta las 11:00», «Desayuno de 6:30 a 10:30, primera planta», «Shuttle al aeropuerto cada hora desde la entrada principal».

Lo que se gana un sitio en el vestíbulo:

• El tiempo de tu ciudad: las condiciones actuales y una previsión, que se actualizan solas. Los huéspedes lo miran antes de salir, y si se cae la red se queda en pantalla la última previsión. Los rótulos salen en el idioma que elijas en «Language», también en español.
• Un código QR del Wi-Fi. La app Código QR puede crear un código que conecta a una red al escanearlo. El código lleva la contraseña, así que apúntalo a la red de invitados, nunca a la que usan los sistemas de recepción.
• Un código QR de reseñas que abre tu formulario de reseñas de Google. Ponlo junto a la salida, por donde se van los huéspedes, no en el check-in.
• Tipos de cambio. La app Tipos de cambio muestra tipos de referencia diarios para hasta doce monedas frente a una moneda base que tú eliges. Es un tipo por moneda, no precios de compra y venta. Si tu recepción cambia divisas, asegúrate de que nadie los confunda con tus tipos.
• Titulares de noticias de BBC News, The Guardian, CNN, el servicio en inglés de Deutsche Welle y otros, cada noticia con un código QR para que el huésped la termine en el móvil. Son titulares y fotos, no un canal de televisión. Para noticias en español, la app Feed RSS muestra cualquier feed público, como el de tu periódico local si lo ofrece.
• Un canal en directo, si quieres uno. La app Emisión en directo reproduce emisiones HLS y DASH y enlaces en directo de YouTube o Twitch. Necesita internet, y el derecho a mostrar una emisión en una zona pública tienes que conseguirlo tú.

Un límite que conviene conocer antes de planear una pared de relojes: la app Reloj muestra solo la hora local de la pantalla. Una fila de relojes con Nueva York, Londres y Tokio no es algo que haga.

Reuniones y eventos

Si las salas de reuniones se reservan en Google Calendar, un calendario por sala, la app Google Calendar las muestra en la pantalla de fuera. Conecta la cuenta una vez, elige el calendario y escoge la vista «Schedule» con «Only show upcoming events» activado, para que las sesiones terminadas desaparezcan. Las reservas nuevas, movidas y canceladas llegan solas a la pantalla en pocos minutos. La conexión es solo de lectura, así que nadie puede reservar ni cancelar nada desde la pantalla.

Tres detalles prácticos:

• Los títulos son lo que leen los huéspedes. Escribe los títulos de los eventos pensando en la pantalla, como «Reunión regional de ventas, Sala Toledo, 2.ª planta», en lugar de una referencia de reserva interna. Si un calendario contiene también detalles que los huéspedes no deben ver, comparte con la cuenta conectada solo la disponibilidad (libre/ocupado), y esas franjas aparecerán como ocupadas, sin sus detalles.
• Un calendario por app. Para varias salas, añade la app una vez por sala y ponlas una junto a otra con Zonas; el diseño «Window» admite cuatro paneles. Nuestra guía sobre la pantalla de la sala de reuniones lo explica paso a paso.
• El idioma de la pantalla. Pon también el ajuste «Language» de la app Google Calendar en «Spanish». Así las fechas y los días de la semana salen en español y las horas en formato de 24 horas (14:00).

Si tus eventos están en un sistema que no alimenta un Google Calendar, no hay nada de donde tirar. Dos alternativas hacen el trabajo: una hoja de Google Sheets con los eventos del día, que la app Google Sheets vuelve a leer cada minuto, o una diapositiva de texto escrita cada mañana.

Para un grupo, una diapositiva de bienvenida («Bienvenidos a la convención anual de…») vale el minuto que cuesta. Apunta la fecha de salida del grupo en la agenda de recepción y desactiva la diapositiva, o bórrala, esa mañana. Y si un organizador de eventos paga por diapositivas de patrocinadores en tus pantallas, los informes de prueba de reproducción muestran cuándo se emitió cada una, exportados en PDF.

Restaurante, bar y comedor del desayuno

La app Carta digital pone la carta en una pantalla con uno de once diseños, en horizontal o en vertical, con tu logo, tu color y tu moneda. Las categorías se convierten en páginas, así que una carta de cena larga tiene más páginas en lugar de letra más pequeña. Crea una carta para el desayuno y otra para la cena y añade las dos a la pantalla del restaurante. SignageStack no cambia de una a otra por sí solo según la hora, así que cuando termina el desayuno, desactiva la carta del desayuno y activa la de la cena; se hace en segundos desde el móvil y llega a la pantalla en segundos. Como la carta se guarda en el dispositivo, sigue reproduciéndose si se cae la red en pleno servicio. Las notas sobre alérgenos caben en la línea de descripción de cada plato.

La carta no se sincroniza en directo desde una hoja de cálculo. Una carta que ya está en una hoja entra una vez como CSV, y a partir de ahí un cambio es una edición rápida en el panel. Nuestra guía sobre pantallas de menú digital trata con más detalle el diseño, las fotos y el cambio de carta a lo largo del día.

Huéspedes que leen otros idiomas

El panel funciona en inglés, alemán, serbio, español e italiano, lo que ayuda más a tu personal que a tus huéspedes. En pantalla, casi todo lo que ven los huéspedes es lo que tú escribiste, en el idioma en que lo escribiste: los mensajes de bienvenida, la cinta de texto, la carta, los títulos de los eventos. Unas pocas apps tienen rótulos fijos. Tiempo y Google Calendar muestran los suyos en el idioma que elijas en su ajuste «Language» (inglés, alemán, español, italiano o serbio), y las apps de noticias ya preparadas leen feeds en inglés.

Lo que funciona en la práctica:

• Una diapositiva de texto por idioma en la misma lista, cada una con el mismo mensaje. Como regla práctica, tres idiomas son más o menos lo que aguanta un bucle antes de que los huéspedes esperen demasiado por el suyo.
• Información que no necesita traducción: horas, números de planta, flechas, precios, códigos QR.
• La línea que nadie puede perderse, como la hora del check-out o el camino a la salida de emergencia, en dos idiomas en la cinta de texto, donde está siempre en pantalla.

Ayudar a los huéspedes a ponerse en camino

En el catálogo no hay una app de transporte público. Si tu operador de transporte local publica un panel de salidas como página web pública, la app Página web puede mostrarlo, siempre que la página se deje incrustar. La vista previa del panel te lo dice en un minuto; una página que se niega se queda en blanco, y nada de nuestra parte puede cambiarlo. Donde no funcione, un código QR al planificador de rutas y una diapositiva de texto con la parada más cercana, la línea y el tiempo a pie son casi igual de útiles. Un segundo código QR puede llamar a tu empresa de taxis habitual.

Organizar el día del hotel

SignageStack no cambia el contenido según la hora del día por sí solo, así que lo que sigue es lo que alguien activa y desactiva a medida que avanza el día, en segundos desde el móvil. Buena parte puede compartir un mismo bucle todo el día.

• Mañanas: el tiempo, los eventos de hoy, el horario del desayuno, la hora del check-out.
• Tardes y noches: el restaurante y el bar, el horario del spa, el tiempo de mañana.
• Fines de semana: el brunch, los mercados de la zona, una oferta de late check-out, activada para el sábado y desactivada de nuevo el lunes.
• Temporadas y ocasiones puntuales: la cena de Navidad, una feria en la ciudad, cada una con su fecha de fin en la agenda de recepción para que alguien la desactive a tiempo.
• Horario: la pantalla de la planta de reuniones puede pasar a espera por la noche y los fines de semana mientras el vestíbulo sigue encendido las 24 horas.

El horario se evalúa en cada dispositivo, así que una pantalla pasa a espera y vuelve a su hora aunque la red no colabore. Para una evacuación, la app Aviso de emergencia cubre todas las pantallas elegidas con un mensaje preparado en menos de un segundo. Es silenciosa y funciona junto a tu alarma de incendios, nunca en su lugar.

Hardware para los espacios de un hotel

• Pantallas. Una pantalla de vestíbulo funciona todo el día y buena parte de la noche. Un televisor doméstico está hecho para unas pocas horas al día; un panel profesional está preparado para 12 a 24. Aquí es exactamente donde la pantalla profesional se gana lo que cuesta. Nuestra comparativa de pantallas profesionales y televisores entra en detalle.
• El tamaño, según la distancia. La regla práctica de nuestra página de hardware: quien lea desde más lejos no debería estar a más de seis alturas de pantalla para texto grande, ni a más de cuatro para una carta que se lee línea a línea. Una recepción que se lee a 3–5 m pide 43–55"; un vestíbulo que se lee a 5–8 m pide 55–75". Junto a la puerta del restaurante, una pantalla vertical suele encajar mejor que una ancha.
• Reproductores. Un pequeño box Android por pantalla: Android 8 o superior, 2 GB de RAM o más, ethernet por cable donde puedas tirarlo y encendido automático tras un corte de luz. Las pantallas Samsung (Tizen) y LG (webOS) no tienen app nativa de SignageStack, así que pon un box detrás. Un televisor con Android TV o Google TV puede instalar la app directamente.
• Red. Saca las pantallas del Wi-Fi de invitados y ponlas en ethernet o en la red del personal. El reproductor solo necesita HTTPS de salida, y descarga los medios una vez y los guarda en caché, así que el ancho de banda importa el día de la instalación, no cada día después.

¿Cuánto cuesta el digital signage para hoteles?

11 € por pantalla al mes, o 100 € por pantalla al año, sin IVA. Todas las funciones y todas las apps están en el único plan, y no hay cuota de alta. Tres pantallas (vestíbulo, planta de reuniones, restaurante) suman 300 € al año con facturación anual, más el hardware. Para una cadena hotelera, Enterprise añade precios por volumen, un contrato de tratamiento de datos firmado, un SLA de disponibilidad y la puesta en marcha.

Por dónde empezar

Empieza por el vestíbulo. Empareja una pantalla, crea un diseño de Zonas con un mensaje de bienvenida, el tiempo y un reloj, y añade una cinta de texto con la hora del check-out y el horario del desayuno. Déjalo una semana y pregunta en recepción qué preguntas han dejado de oír. Después, el comedor del desayuno. La prueba dura 21 días con todas las funciones en una pantalla, y no pide tarjeta.