Wartezimmer-TV: Was in Ihrer Praxis auf den Bildschirm gehört

Gutes Wartezimmer-TV ist leise, langsam und nützlich. Zeigen Sie, was Patienten sonst am Empfang fragen würden: wie aufgerufen wird, was bereitliegen soll, Sprechzeiten und Praxisurlaub. Dazu ein wenig aus der Praxis und ein paar ruhige Inhalte, die sich von selbst ändern. Nicht auf den Bildschirm gehören Patientennamen, alles mit Ton, laufende Nachrichtensender und drastische medizinische Bilder. Und wechseln Sie langsam: Wer im Wartezimmer sitzt, geht nicht vorbei, sondern sieht die ganze Schleife, oft mehrmals.

Das gilt für die Hausarztpraxis genauso wie für Zahnarzt, Tierarzt und Physiotherapie, und im Kern auch für die Serviceannahme im Autohaus, die Bankfiliale oder das Bürgeramt. Wo sich die Praxisformen unterscheiden, ist das vermerkt.

Wofür ein Bildschirm im Wartezimmer da ist

Ein Werbebildschirm im Laden will jemanden erreichen, der vorbeiläuft. Im Wartezimmer ist es umgekehrt: Die Menschen können nicht weg, sind vielleicht nervös oder krank und haben wenig anderes zu tun, als hinzuschauen. Das verändert die Aufgabe.

Erstens soll der Bildschirm die Fragen beantworten, für die sonst jemand am Empfang ansteht. Zweitens soll er die Zeit vergehen lassen, ohne zusätzlich zu stressen. Verkaufen kommt erst weit danach, und für Praxen ist Werbung ohnehin reglementiert.

Was im Wartezimmer-TV laufen sollte

Wie das Warten abläuft

Die nützlichsten Folien sind die unscheinbarsten:

• Wie aufgerufen wird: mit Namen an der Tür, per Nummer oder durch persönliches Abholen.
• Was nach langer Wartezeit zu tun ist: „Warten Sie schon länger als 30 Minuten? Sagen Sie uns bitte am Empfang Bescheid.“ Die Zahl bestimmen Sie.
• Was bereitliegen soll: Versichertenkarte, Überweisung, Impfpass, beim Zahnarzt das Bonusheft, beim Tierarzt der Heimtierausweis.
• Zum Quartalsbeginn der Hinweis, die Versichertenkarte am Empfang vorzulegen. Schalten Sie ihn für die ersten Wochen des Quartals ein und danach wieder aus.
• Verzögerungen heute, falls es welche gibt, als Zeile, die der Empfang in Sekunden ändert.

Jede davon wird eine Folie in der App Text: ein paar Worte in großer Schrift, im Dashboard geändert und Sekunden später auf dem Bildschirm. Legen Sie diese Folien in eine eigene Playlist, die das Team am Empfang pflegt.

Informationen aus der Praxis

• Sprechzeiten sowie Praxisurlaub mit Datum. Tragen Sie den ersten Tag nach dem Urlaub in den Praxiskalender ein und schalten Sie den Urlaubshinweis an diesem Morgen aus oder löschen Sie ihn.
• Wer während des Urlaubs vertritt, mit Adresse und Telefonnummer.
• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Foto, sofern sie zustimmen.
• Leistungen, die Patienten vielleicht nicht kennen, sachlich beschrieben.
• Wie Online-Terminbuchung, Rezeptbestellung oder das Einlösen eines E-Rezepts funktionieren, mit QR-Code zur passenden Seite.

Die App Feiertage zeigt die nächsten gesetzlichen Feiertage Ihres Landes mit einem Countdown („in 3 days“). Sie kennt allerdings nur Länder, keine Bundesländer. Für regionale Feiertage und eigene Schließtage ist ein Texteintrag zuverlässiger.

Gesundheitstipps, allgemein gehalten

Am besten funktionieren saisonale, allgemeine und kurze Tipps: die Grippeschutzimpfung im Herbst, Sonnenschutz vor den Sommerferien, Zecken im Frühjahr, Silvester und ängstliche Haustiere beim Tierarzt, Zahnzwischenraumbürsten beim Zahnarzt. Zwei Regeln dazu. Nehmen Sie jeden Tipp aus einer seriösen Quelle und lassen Sie ihn vor der Veröffentlichung von einer Ärztin oder einem Arzt der Praxis lesen. Und bleiben Sie bei einem Tipp pro Folie.

Solche Folien gestalten Sie einmal als Bild und holen sie jedes Jahr wieder hervor, oder jemand im Team pflegt dafür eine Präsentation in Google Präsentationen oder Canva.

Für Praxen gelten berufsrechtliche Regeln zur Werbung, und das Heilmittelwerbegesetz kommt hinzu. Sachlich über das eigene Leistungsangebot zu informieren, auch über Selbstzahlerleistungen, ist etwas anderes, als einem besorgten Patienten eine Zusatzbehandlung nahezulegen. Wo genau die Grenze liegt, weiß im Zweifel Ihre Kammer. Fragen Sie dort, bevor die Folie hängt.

Ruhige Inhalte, die sich von selbst ändern

Eine Schleife, die sich nie ändert, ist beim zweiten Besuch Tapete. Einige Apps erneuern sich, ohne dass jemand eingreift, mit ein paar Einschränkungen für eine deutsche Praxis:

• Eine Uhr. Im Wartezimmer schaut ohnehin jeder auf die Zeit. Das Datum folgt der Spracheinstellung des Geräts, erscheint also auf Deutsch, wenn das Gerät auf Deutsch eingestellt ist.
• Das Wetter für Ihren Ort. Stellen Sie in der App Wetter unter „Language“ Deutsch ein, dann erscheinen auch die Beschriftungen auf Deutsch.
• Gedanke des Tages, mit Themen wie „Health & wellness“ und „Life“, jeden Tag eine neue Auswahl. Die Zitate sind auf Englisch.
• Fotos aus der Region, von den Jahreszeiten, vom Praxisgarten, als Bilder. Sie kommen ohne Sprache aus.

Vorsicht bei der App Was geschah heute: Die Ereignisse kommen ungefiltert aus Wikipedia, auf Englisch, und an manchen Tagen stehen Kriege und Katastrophen darauf. Das braucht niemand, der auf einen Befund wartet.

QR-Codes für das, was auf dem Telefon geht

Das Handy haben die meisten ohnehin in der Hand. Ein QR-Code macht daraus etwas Nützliches:

• Gäste-WLAN, in einem eigenen Gästenetz und nie in dem Netz, in dem Ihre Praxissoftware läuft. Wer den Code scannt, ist drin.
• Online-Terminbuchung, Anamnesebögen zum Ausfüllen vorab, der Praxis-Newsletter.
• Rückmeldungen per E-Mail.

Auch eine Bitte um eine Google-Bewertung lässt sich als QR-Code zeigen. Sie passt aber besser an den Ausgang oder auf den Empfangstresen, für Patienten, die fertig sind, als vor jemanden, der noch wartet.

Am Serviceschalter

Serviceannahme, Bankfiliale oder Bürgeramt haben dasselbe Warteproblem, meist mit weniger Sorgen. Hilfreich sind dort die Schritte des Ablaufs (Annahme, Prüfung, Anruf mit Kostenvoranschlag, Abholung), die mitzubringenden Unterlagen, Öffnungszeiten, das WLAN und der Weg zum Kaffee.

SignageStack gibt keine Wartenummern aus und ruft niemanden auf; es ist kein Aufrufsystem. Hat Ihr Aufrufsystem eine öffentliche Anzeigeseite, kann die App Webseite sie zeigen, sofern sich die Seite ohne Anmeldung öffnen lässt und das Einbetten erlaubt.

Was nicht ins Wartezimmer-TV gehört

• Patientennamen und Terminlisten. Ein Name auf dem Bildschirm verrät dem ganzen Raum, wer hier Patient ist. Auch der Terminkalender der Praxis gehört nicht dorthin, nicht einmal als reine Frei/Belegt-Anzeige. Zeigt Ihr Aufrufsystem Namen an, besprechen Sie das mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
• Laufende Nachrichtensender. Sie haben keinen Einfluss darauf, was gezeigt wird, und eine Katastrophenmeldung ist in einem Raum voller besorgter Menschen der falsche Hintergrund.
• Drastische medizinische Bilder. Wunden, Spritzen, Operationen. Im selben Raum sitzen Kinder.
• Alles mit Ton. Mehr dazu weiter unten.
• Blinken und schnelle Bewegung. Flackern kann bei Menschen mit fotosensitiver Epilepsie Anfälle auslösen; die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte erlauben höchstens drei Blitze pro Sekunde (WCAG 2.3.1). Im Wartezimmer verzichten Sie ganz darauf.
• Veraltetes. Die Folie zur Grippeimpfung im Mai sagt den Patienten, dass niemand auf den Bildschirm schaut. Ein regelmäßiger Blick in die Playlist, mit den Enddaten im Praxiskalender, verhindert das.

Ton: standardmäßig aus

Im Wartezimmer ist es ohnehin nicht leise: Telefon, Gespräche am Empfang, ein Name, der aufgerufen wird. Ein Fernseher, der darüber hinwegredet, macht alle drei schwerer verständlich, und der aufgerufene Name ist das einzige Geräusch, auf das alle im Raum achten. Planen Sie stumme Inhalte: Text, Bilder, Apps und Videos, die ohne Ton verständlich sind, mit Untertiteln, sobald jemand spricht.

Zwei technische Hinweise. Ein Browser startet Videos stumm, bis jemand auf die Seite klickt; die Android-App dagegen gibt den Ton wieder. Laden Sie also stumme Videos hoch oder drehen Sie den Fernseher leise. Und die Bereiche eines geteilten Bildschirms geben nie Ton aus.

Dazu ein praktischer Punkt: Wer im Wartezimmer Radio, Musik oder Fernsehprogramm laufen lässt, sollte vorher klären, ob dafür Gebühren anfallen, etwa bei der GEMA. Ein stummer Bildschirm mit eigenen Inhalten wirft diese Frage gar nicht erst auf.

Tempo: Die Schleife wird mehrmals gesehen

Wer zwanzig Minuten vor einer Schleife von drei Minuten wartet, sieht sie sechs- bis siebenmal. Damit gelten andere Regeln als im Laden:

• Längere Standzeiten. Zeigen Sie jede Folie so lange, dass man sie in Ruhe zweimal lesen kann. Hier hat es niemand eilig.
• Eine längere Schleife mit mehr Abwechslung statt einer kurzen in Dauerwiederholung.
• Inhalte, die sich von selbst ändern, damit der zweite Durchgang nicht dem ersten gleicht.
• Das Wichtige mehrmals. „So rufen wir Sie auf“ darf zweimal in derselben Schleife stehen.

Den Rest erledigen die „Betriebszeiten“: Sie werden pro Bildschirm eingestellt, und das Display schläft, solange die Praxis geschlossen ist, auch am freien Mittwochnachmittag. Inhalte wechselt SignageStack nicht von selbst nach Uhrzeit. Brauchen Vormittags- und Nachmittagssprechstunde unterschiedliche Folien, schaltet jemand beim Wechsel den einen Eintrag aus und den anderen ein; das dauert vom Handy aus Sekunden. Eine Impfaktion bleibt stehen, bis jemand sie ausschaltet, also gehört ihr Enddatum in den Praxiskalender.

Eine Beispielschleife für eine Zahnarztpraxis

Das sind gut zwei Minuten. Die Zeiten sind ein Anfang; passen Sie sie an, nachdem Sie jede Folie von der hintersten Reihe aus gelesen haben.

Datenschutz hinter dem Bildschirm

Was auf dem Bildschirm steht, ist nur der sichtbare Teil. Einige Entscheidungen dahinter sind genauso wichtig.

• Patientendaten bleiben ganz draußen. Steht nichts über Patienten auf dem Bildschirm, beschränkt sich die Frage, wo Ihr Signage-Anbieter Daten speichert, auf die Zugänge des Teams und Ihre eigenen Folien. SignageStack nennt seine Unterauftragsverarbeiter auf der Datenschutzseite; sie verarbeiten Daten in der EU und in den USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln und Angemessenheitsbeschlüsse. Einen AV-Vertrag gibt es ebenfalls.
• Nicht den Empfangsrechner nehmen. Hängt der Fernseher als zweiter Monitor am Praxis-PC, genügt ein versehentlich verschobenes Fenster, und das Wartezimmer sieht eine Patientenakte. Eine kleine Player-Box hinter dem Fernseher schließt das aus.
• Eigene Zugänge für das Team. Laden Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit eigenem Zugang und eigener Rolle ein, statt ein Passwort zu teilen. Damit der Empfang den Hinweis zur Verzögerung ändern kann, braucht er die Rolle Mitglied. Rollen gelten für die ganze Organisation, nicht für eine einzelne Playlist; klären Sie also, wer was bearbeitet.
• WLAN-Codes enthalten das Passwort. Verwenden Sie sie nur für das Gästenetz.

Hardware und Platzierung

• Hängen Sie den Bildschirm dort auf, wo ihn die meisten Plätze sehen, ohne sich umzudrehen, und hoch genug, dass er über die Köpfe der Menschen am Empfang hinweg sichtbar bleibt.
• Die Größe richtet sich nach der Entfernung. Für die 3 bis 5 Meter eines typischen Wartezimmers führt die Faustregel auf unserer Hardware-Seite zu 43–55 Zoll.
• Ein Bildschirm, der den ganzen Tag läuft, sollte ein Display für den Dauerbetrieb sein; ein normaler Fernseher ist für ein paar Stunden am Tag gebaut. Den Unterschied erklärt der Vergleich Professional Display vs. Fernseher.
• Setzen Sie eine kleine Android-Box hinter den Fernseher, statt sich auf seinen eingebauten Browser zu verlassen, der nach einem Stromausfall nicht von selbst wieder startet. Auf einem Fernseher mit Android TV oder Google TV lässt sich die App direkt installieren; welche Geräte das sind, steht im Artikel zu Smart TV und Digital Signage.
• Prüfen Sie, ob sich Box und Display nach einem Stromausfall selbst wieder einschalten. Um acht Uhr morgens sucht niemand gern die Fernbedienung.

So fangen Sie an

Bitten Sie das Team am Empfang, eine Woche lang die fünf häufigsten Fragen aufzuschreiben. Jede wird eine Folie in der App Text. Dazu die Uhr, ein QR-Code zur Terminbuchung und ein saisonaler Tipp, und die erste Schleife steht. Für Schriftgröße und Kontrast lesen Sie die Regeln zur Digital-Signage-Gestaltung, für weitere Anregungen die Liste mit Digital-Signage-Ideen. Die 21-tägige Testphase umfasst einen Bildschirm mit allen Apps, ohne Kreditkarte.