Infobildschirm in der Schule: Vertretungsplan, Termine und Ankündigungen

Ein Infobildschirm in der Schule zeigt dort, wo ohnehin alle vorbeikommen – im Foyer, im Hauptflur, im Lehrerzimmer, in der Mensa –, was heute anders ist und was demnächst ansteht: Vertretungen und Raumänderungen, Ankündigungen der Schulleitung, Termine wie Elternsprechtag oder Sportfest, den Speiseplan und im Ernstfall eine Warnung auf allen Bildschirmen gleichzeitig. Geändert wird im Browser, nicht mit Reißzwecken. Was SignageStack für Schulen und Hochschulen leistet, steht unter Digital Signage für Schulen; hier geht es darum, was auf den Infobildschirm gehört und wer ihn pflegt.

Für den Anfang reichen ein Fernseher mit HDMI-Eingang, den die Schule vielleicht schon hat, ein kleiner Player dahinter und eine Software. Ob der Bildschirm im Frühjahr noch nützlich ist, hängt aber nicht von der Technik ab, sondern von zwei Fragen: Wer pflegt die Inhalte? Und geht der Bildschirm mit dem Schultag an und aus, ohne dass jemand daran denken muss?

Wie kommt der Vertretungsplan auf den Infobildschirm?

Das ist meist die erste Frage, deshalb die ehrliche Antwort vorweg: SignageStack hat keine Schnittstelle zu WebUntis, IServ oder anderen Stundenplan- und Schulverwaltungsprogrammen. Der Vertretungsplan wird also nicht automatisch aus Ihrem System übernommen. Es gibt trotzdem vier gangbare Wege:

Öffentliche Webansicht. Bietet Ihr Stundenplanprogramm eine Ansicht für Monitore oder eine öffentliche Seite, die ohne Anmeldung erreichbar ist, kann die App Webseite sie zeigen. Zusätzlich muss die Seite erlauben, in eine andere Seite eingebettet zu werden. Ob das so ist, wissen Sie nach einer Minute: Adresse einfügen, Vorschau ansehen. Bleibt die Vorschau leer, verweigert die Seite die Einbettung, und daran kann SignageStack nichts ändern. Eine Seite, die eine Anmeldung verlangt, bleibt ebenfalls leer. Probieren Sie das aus, bevor Sie im Kollegium etwas versprechen.

Bedenken Sie dabei: Eine Seite, die ohne Anmeldung erreichbar ist, kann jeder öffnen, der die Adresse kennt. Stehen darin Lehrerkürzel oder Namen, klären Sie das vorher mit der oder dem Datenschutzbeauftragten der Schule.

PDF-Export. Kann Ihr Programm den Tagesplan als PDF ausgeben, laden Sie ihn in die App PDF hoch (Dateien bis 10 MB). Mehrseitige Pläne blättern von selbst um, und der Plan läuft auch ohne Netz. Der Haken: Jemand muss jeden Morgen die neue Datei hochladen.

Google Tabellen. Wird der Vertretungsplan in einer Google-Tabelle geführt, zeigt die App Google Tabellen das erste Tabellenblatt als übersichtliche Tabelle und prüft jede Minute auf Änderungen. Gelesen werden die Spalten A bis Z und die ersten 100 Zeilen. Ob Google-Dienste an Ihrer Schule überhaupt genutzt werden dürfen, ist vielerorts eine Datenschutzfrage – klären Sie das zuerst.

Von Hand. An einer kleinen Grundschule sind es oft nur drei Zeilen: „4b: 3. Stunde Sport fällt aus“. Die tippt das Sekretariat um 7:45 Uhr in eine Textfolie oder ins Laufband, fertig.

Was gehört sonst auf den Bildschirm?

Jeder Bildschirm braucht eine Aufgabe, die zu seinem Ort passt. Im Flur wird im Vorbeigehen gelesen, in zwei, drei Sekunden. In der Schlange vor der Essensausgabe hat man eine Minute. Und was im Lehrerzimmer hängt, müssen Eltern im Foyer nicht sehen.

• Foyer und Eingang: Begrüßung, die Termine des Tages, der Hinweis „Besucher bitte im Sekretariat melden“, ein QR-Code zur Schulhomepage.
• Hauptflur: Vertretungen, der nächste große Termin, immer nur eine Ankündigung pro Folie.
• Lehrerzimmer: Vertretungen im Detail, Konferenzen, Aufsichtsplan, Fristen.
• Mensa: Speiseplan der Woche, neue AG-Angebote, Fundsachen.

Bewährt haben sich vor allem diese Inhalte:

• Ankündigungen mit der App Text: wenige Worte, große Schrift. Die Nachricht steht zentriert und skaliert mit dem Bildschirm. Ein ganzer Absatz ist quer über den Flur nicht lesbar.
• Countdowns bis zu den Abiturprüfungen, zum Sommerfest oder zu den Ferien. Die App Countdown läuft mit der Uhr des Bildschirms und braucht kein Netz. Ein Detail: Die Einheiten unter den Zahlen stehen auf Englisch („Days“, „Hours“). Wer das nicht möchte, schaltet „Show unit labels“ aus und schreibt den Titel auf Deutsch, etwa „Bis zu den Sommerferien“.
• Termine. Die App Google Kalender zeigt einen Kalender als Liste der nächsten Termine und übernimmt Änderungen von selbst. Steht „Language“ auf Deutsch, erscheinen die Datumsangaben auf Deutsch und die Uhrzeiten im 24-Stunden-Format (14:00).
• Feiertage. Die App Feiertage kennt die gesetzlichen Feiertage eines Landes, aber keine Bundesländer und keine Schulferien. Ferientermine gehören in eine Textfolie oder einen Countdown.
• Schülerarbeiten. Fotos aus der Kunst-AG, ein Video der Medien-AG. In die Medienbibliothek hochgeladen, laufen sie aus dem Speicher des Bildschirms. Zeigen Sie nur, wofür eine Einwilligung vorliegt.
• Speiseplan mit der App Menütafel oder als PDF, das der Caterer ohnehin jede Woche schickt.
• Laufband am unteren Rand, über allem, was sonst läuft: „Heute 6. Stunde Vollversammlung in der Aula“. Es bleibt stehen, bis jemand es entfernt – geben Sie ihm also eine zuständige Person.

Im Grunde wird der Flurbildschirm so zum digitalen Schwarzen Brett, an dem nie der Zettel vom letzten Monat hängt.

Notfallmeldung: was sie kann und was nicht

Richten Sie die App Notfallmeldung am ersten Tag ein, nicht erst im Ernstfall. Sie schreiben die Meldungen vorab („Gebäude räumen“, „Unterricht endet heute um 12 Uhr“), wählen die Bildschirme aus und lassen die Meldung ausgeschaltet. Im Ernstfall schalten Sie „Show this alert now“ ein und speichern. Innerhalb einer Sekunde füllt sie jeden gewählten Bildschirm, auch einen, der außerhalb seiner Betriebszeiten im Standby ist. Ausschalten und erneut speichern gibt die Bildschirme wieder frei.

Die Grenzen sollten alle Beteiligten kennen. Die Meldung ist stumm. Sie erreicht jeden Bildschirm über dessen Verbindung; ein Bildschirm, der gerade offline ist, zeigt sie erst, wenn er wieder verbunden ist. Sie ist ein zusätzlicher Kanal neben Alarmanlage und Durchsage, kein Ersatz dafür.

Den Schultag im Zeitplan abbilden

• Betriebszeiten. Für jeden Bildschirm legen Sie wöchentliche Betriebszeiten fest; Samstag und Sonntag lassen sich ganz ausschalten. Außerhalb dieser Zeiten geht der Bildschirm in den Standby. Einen Ferienkalender gibt es dafür nicht. Vor den Sommerferien ändert also jemand die Betriebszeiten oder schaltet den Bildschirm aus.
• Wechsel im Lauf des Tages. SignageStack wechselt Inhalte nicht selbstständig nach Uhrzeit. Gelten Vertretungen und Speiseplan den ganzen Tag, laufen einfach beide in der Schleife. Wenn nicht, schaltet jemand zur Mittagspause den Eintrag für den Morgen aus und den für die Pause ein. Das geht in Sekunden vom Handy aus und ist Sekunden später auf dem Bildschirm.
• Was ein Ende hat. Prüfungswoche, Tag der offenen Tür, Anmeldewoche für die neuen Fünften: Von selbst verschwindet nichts. Tragen Sie das Enddatum in den Kalender des Sekretariats ein und schalten Sie den Eintrag dann aus oder löschen ihn, damit im Juni niemand mehr das Plakat vom März sieht.
• Nie versehentlich schwarz. Der Bildschirm spielt seine Einträge in einer Schleife, bis jemand sie ändert oder seine Betriebszeiten enden. Dunkel wird er nur außerhalb der Betriebszeiten.

Die Betriebszeiten werden auf dem Gerät ausgewertet. Fällt das Schulnetz aus, geht der Bildschirm trotzdem pünktlich in den Standby und wieder an. Hochgeladene Bilder und Videos, Texte, Countdowns, QR-Codes und PDFs laufen offline weiter. Nur Apps, die live aus dem Netz laden, etwa eine Webseite oder ein YouTube-Video, setzen aus, bis die Verbindung zurück ist.

Wer pflegt die Inhalte?

Schulbildschirme scheitern oft auf dieselbe Weise: Eine engagierte Kollegin richtet sie im September ein, und im November wirbt der Flur noch für das Erntedankfest. Klären Sie die Zuständigkeit, bevor Sie Hardware kaufen.

• Eine verantwortliche Stelle, meist das Sekretariat, weil es von Änderungen ohnehin zuerst erfährt. Es pflegt die Playlists und räumt einmal pro Woche auf.
• Zulieferer wie Fachschaft Sport, Bibliothek oder Stufenleitungen. Sie ergänzen ihre Einträge in einer gemeinsamen Playlist.
• Wer nur schauen will, etwa die Schulleitung.

SignageStack kennt dafür drei Rollen. Admin lädt Personen ein und verwaltet die Einstellungen der Organisation. Mitglied kann mit Bildschirmen, Playlists und Medien arbeiten. Betrachter sieht alles und ändert nichts. Rollen gelten für die ganze Organisation, nicht für einzelne Bildschirme. „Die Fachschaft Sport bearbeitet nur den Bildschirm vor der Turnhalle“ ist also eine Absprache im Kollegium, keine Einstellung.

Beiträge von Schülerinnen und Schülern sind eine gute Idee, vom Plakat der SV bis zum Video der Medien-AG. Lassen Sie sie über eine Lehrkraft laufen, statt Schülern eigene Zugänge zu geben: Der Dienst richtet sich an Organisationen, nicht an Kinder, und erhebt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren.

Zehn Minuten am Montagmorgen genügen als Pflege: Abgelaufenes entfernen, die Termine der Woche prüfen und im Dashboard nachsehen, ob alle Bildschirme laufen und wann sie sich zuletzt gemeldet haben.

Was kostet ein Infobildschirm für die Schule?

• Der Bildschirm. Für den Test genügt ein vorhandener Fernseher. Seine Grenzen zeigen sich später: Ein Fernseher ist für ein paar Stunden am Tag gebaut, ein professionelles Display für 12–24 Stunden. Wo ein Bildschirm jeden Tag den ganzen Schultag läuft, lohnt sich das professionelle Gerät; mehr dazu im Vergleich Profi-Display oder Fernseher. Für die Größe gilt als Faustregel: Die entfernteste Person sollte bei großer Schrift höchstens sechs Bildschirmhöhen entfernt stehen.
• Der Player. Eine Android-TV-Box mit Android 8 oder neuer und 2 GB RAM kostet typischerweise zwischen 40 und 120 €. Der SignageStack-Player darauf startet mit dem Gerät, kommt nach einem Stromausfall zurück, wenn sich die Box von selbst einschaltet, und repariert eine eingefrorene Seite selbst. Worauf es beim Kauf ankommt, steht in unserem Beitrag zur Android-TV-Box für Digital Signage. Auch ein alter Rechner geht: Der Web-Player läuft im Browser im Vollbild.
• Worauf Sie sich nicht verlassen sollten: den eingebauten Browser des Fernsehers. Er kann den Web-Player öffnen, startet aber nach einem Stromausfall nicht von selbst neu und bleibt nicht zuverlässig im Vollbild gesperrt. Für einen unbeaufsichtigten Flur gehört eine Box hinter den Fernseher.
• Montage. Hoch genug, außer Reichweite von Rucksäcken und Bällen, die Box für den Hausmeister erreichbar, die Kabel im Kanal.
• Netzwerk. Der Player braucht nur ausgehendes HTTPS, keine offenen Ports und kein VPN. Das ist meist ein kurzes Gespräch mit der Schul-IT oder dem Schulträger. Sperrt der Jugendschutzfilter der Schule YouTube, sperrt er es auch für den Bildschirm; laden Sie Videos dann als Datei hoch.

Die Software kostet 11 € pro Bildschirm im Monat oder 100 € im Jahr, jeweils zzgl. MwSt., mit allen Funktionen in einem Plan. Drei Bildschirme bei jährlicher Zahlung kosten also 300 € im Jahr zzgl. MwSt. Bezahlt wird per Überweisung auf Rechnung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf der Website veröffentlicht und kann unterschrieben werden. Die Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten in der EU und in den USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln und Angemessenheitsbeschlüsse.

So fangen Sie an

Beginnen Sie mit einem Bildschirm im Foyer, wo Eltern und Gäste ihn sehen. Öffnen Sie den Web-Player im Browser eines beliebigen Laptops, tippen Sie den sechsstelligen Code im Dashboard unter „Bildschirm hinzufügen“ ein und bauen Sie eine erste Playlist aus vier Einträgen: Begrüßung, Termine der Woche, ein Countdown zum nächsten großen Ereignis, ein QR-Code zur Schulhomepage. Und fügen Sie die Adresse Ihrer Vertretungsplan-Ansicht in die App Webseite ein. Die Vorschau zeigt Ihnen sofort, ob dieser Weg bei Ihnen funktioniert.

Die Testphase dauert 21 Tage, mit allen Funktionen auf einem Bildschirm und ohne Kreditkarte. Das reicht, um herauszufinden, ob das Sekretariat den Bildschirm wirklich pflegt. Genau das ist der eigentliche Test.