Las principales ventajas del digital signage frente a los carteles, las cartas impresas y los tablones de anuncios se resumen en rapidez y control. Un cambio llega a la pantalla en segundos, no después de una reimpresión. Cambiar la carta del desayuno por la del mediodía son unos pocos toques en el móvil. Muchas pantallas se gestionan desde un solo panel. La información en directo, como las reservas de salas o los tipos de cambio, se mantiene al día sola. Y puedes comprobar qué se reprodujo de verdad. Los principales inconvenientes son el hardware que hay que comprar al principio, un coste mensual por pantalla y el hecho de que alguien tiene que hacerse cargo del contenido, porque una pantalla que sigue mostrando la oferta del mes pasado es peor que un cartel.
A continuación encontrarás cada ventaja tal como se ve en un local real, y cada inconveniente con lo que puedes hacer al respecto. Si el tema es nuevo para ti, qué es el digital signage y cómo funciona explica antes lo básico.
¿Comparado con qué?
Una ventaja solo significa algo frente a una alternativa. Para la mayoría de los negocios, esa alternativa es un cartel o una carta impresa, una pizarra, un aviso clavado con chinchetas, un televisor que pasa diapositivas desde un pendrive o, directamente, nada. Frente a una carta impresa bien hecha que cambia dos veces al año, las ventajas de una pantalla son pequeñas. Frente a una pizarra que se reescribe cada mañana, o a doce sucursales esperando que les lleguen los carteles por correo, son grandes. Ten presente tu propia alternativa mientras lees la lista.
Las ventajas del digital signage
1. Un cambio tarda segundos, no una reimpresión
Una panadería sube el precio de una barra de pan. Con una lista de precios impresa, eso significa imprimir una nueva, quizá plastificarla, y que alguien quite la antigua. Con una pizarra, significa buscar a quien tenga la letra más bonita. Con una pantalla, significa editar una línea en el panel y pulsar publicar; en SignageStack, el nuevo precio aparece en segundos en todas las pantallas que muestran esa carta.
Lo mismo vale para todo lo que se queda desfasado: un plato que se ha agotado, una errata, el horario de apertura en un festivo, un número de teléfono nuevo. No tienes que estar en el local para corregirlo. La dueña puede corregir los precios del lunes desde la mesa de la cocina el domingo por la noche.
2. El contenido adecuado a la hora adecuada
Un cartel muestra lo mismo a las 8:00 que a las 18:00. Una pantalla no tiene por qué, aunque en SignageStack el cambio lo haces tú, no el reloj. Desactivar la carta del desayuno y activar la del mediodía son unos pocos toques en el móvil, y el cambio llega a la pantalla en segundos. No se borra nada, así que a la mañana siguiente son los mismos toques en sentido contrario.
Lo que sí funciona según el reloj es el horario de cada pantalla, que se fija como horas semanales o como un periodo entre dos fechas. Fuera de él, la pantalla se apaga, y vuelve a la siguiente hora de inicio sin que nadie tenga que acordarse. El horario se evalúa en la propia pantalla, así que se cumple puntualmente aunque en ese momento no haya internet. El contenido no tiene fecha de fin propia, así que apunta el final de cada campaña en tu calendario y desactívala ese día; la oferta de Navidad no debería colarse en enero. Entre medias, la pantalla repite en bucle los elementos que tiene, de modo que nunca se queda en blanco por accidente, solo fuera de su horario.
3. Muchas pantallas, gestionadas desde un solo sitio
Con más de una pantalla, la diferencia entre el digital signage y el papel se agranda. La misma promoción puede llegar a todas las pantallas de todas las sucursales añadiendo una lista a cada una de ellas. Editas esa lista una vez y cambian todas las pantallas que la reproducen, mientras cada sucursal conserva sus propios elementos para las ofertas locales. Nadie envía un tubo de carteles a doce direcciones esperando que los cuelguen del derecho.
También cambia quién puede hacer qué. Los compañeros reciben una invitación con su propio acceso y un rol (Administrador, Miembro o Lector), así que nadie comparte una contraseña. Los roles se aplican a toda la organización, no a las pantallas de un solo local. El panel muestra el estado en directo de cada pantalla y cuándo se conectó por última vez, así que una pantalla que se ha quedado callada en otra ciudad se ve antes de que un cliente lo mencione.
4. Información que se mantiene al día sola
Hay contenido que cambia demasiado a menudo para rediseñarlo a mano. Las apps lo dibujan en directo en la pantalla a partir de un formulario que rellenas una vez:
- las reservas de hoy de una sala de reuniones, desde Google Calendar y solo en lectura;
- una tabla de una hoja de Google Sheets, como un cuadro de turnos o una lista de precios, que sigue a la hoja cuando alguien la edita;
- tipos de cambio, el tiempo, los próximos festivos o titulares de noticias;
- una presentación de Google Slides, o un diseño de Canva, que se pone al día cuando se edita el original.
Nadie vuelve a exportar un JPEG porque se ha movido un tipo de cambio. Si se cae la conexión, las apps de datos siguen mostrando los últimos valores que recibieron; un diseño de Canva espera a que vuelva la conexión. El catálogo de apps explica lo que hace cada app, y lo que no hace.
5. Espacio para más de un mensaje
En una pared cabe un cartel. Una pantalla puede rotar varios mensajes en bucle y puede mostrar más de una cosa a la vez: la app Zonas y pantalla dividida reparte la pantalla en paneles, así que la carta puede ir en un panel y un código QR y la hora en los demás. Una cinta de texto puede pasar avisos cortos por la parte de abajo, encima de todo lo demás.
Esta ventaja tiene un límite. Cada elemento que añades hace que los demás tarden más en volver a salir, y un bucle de veinte diapositivas es uno que nadie ve entero. Una regla práctica útil: que el bucle completo dure menos que el tiempo que una persona normal pasa delante de la pantalla.
6. El movimiento llama la atención
Una pantalla iluminada con algo moviéndose atrae la mirada como no lo hace una hoja impresa en la misma pared. Con moderación, esa es precisamente la razón de tener una pantalla. En todas partes, acaba cansando. En una sala de espera o en una oficina, lo lento y tranquilo suele funcionar mejor que el movimiento constante, y una pantalla que no para de parpadear pronto se ignora como un ruido de fondo.
7. Los mensajes urgentes llegan a todas las pantallas a la vez
Una tubería rota, un cierre, una evacuación. Con papel, alguien imprime un aviso y lo pega en cada puerta. Con pantallas, un solo mensaje las cubre todas. La app Aviso de emergencia de SignageStack se redacta de antemano y se deja desactivada; cuando hace falta, un solo interruptor la pone en cada pantalla elegida en menos de un segundo, incluidas las pantallas que están fuera de su horario. No se puede programar y no emite sonido, las dos cosas a propósito: existe para el momento en que la necesitas, y acompaña a tu alarma de incendios en lugar de sustituirla.
8. Prueba de que realmente se reprodujo
Un cartel no puede decirte si estuvo colgado. Un reproductor sí. Los informes de prueba de reproducción muestran qué reprodujo cada pantalla y cuándo, incluidos los ratos que pasó sin conexión. En SignageStack, una matriz de cobertura muestra cada hora de cada día de un vistazo, y se puede exportar un PDF o enviarlo por correo en una fecha recurrente.
Para muchos negocios esto es un extra agradable. Se vuelve imprescindible cuando otra persona paga por el tiempo en pantalla, como un proveedor que cofinancia una promoción, o cuando un arrendador o la central quieren una prueba de que las pantallas de una sucursal estaban funcionando.
Los inconvenientes del digital signage
El hardware, por adelantado
Cada local necesita una pantalla y un reproductor, además de un soporte, cables y un enchufe donde vaya a colgar la pantalla. Usar un televisor que ya tienes mantiene bajo el coste de entrada, pero un televisor doméstico está hecho para unas pocas horas al día, y detrás de un escaparate puede quedarse sencillamente demasiado oscuro. El desglose de costes repasa lo que suele costar cada parte.
Un coste mensual por pantalla
El software alojado suele pagarse por pantalla y por mes; SignageStack cuesta 11 € por pantalla al mes o 100 € al año, sin IVA. Existen opciones gratuitas y de código abierto, y lo que hacen es pasar el coste del dinero al tiempo: instalarlo, alojarlo, actualizarlo y arreglarlo tú mismo. La guía de software de digital signage gratis explica con honestidad cuándo compensa ese intercambio.
Alguien tiene que hacerse cargo del contenido
Este es el inconveniente que decide todos los demás. Una pantalla vale lo que su última actualización, y en cuanto el contenido se queda viejo, la gente aprende a ignorarla. Antes de comprar nada, decide quién lo cambia y cuándo lo revisa. Apunta en tu calendario la fecha de fin de cada campaña y desactívala ese día, mantén en el bucle algo útil que no caduque nunca y mira tú mismo las pantallas una vez por semana desde donde se colocan los clientes.
Corriente, red y calor
Una pantalla necesita corriente todo el día y una conexión de red para recibir cambios. Tiene que volver a encenderse sola después de un corte de luz, algo que depende de un ajuste de la pantalla y de una función del reproductor, y en una sala pequeña desprende calor. La reproducción sin conexión saca a la red de la ecuación a la hora de reproducir el contenido, pero no a la hora de cambiarlo.
La protección de datos, también en pantalla
Si una pantalla muestra nombres, por ejemplo en el calendario de una sala de reuniones o en un mensaje de bienvenida en recepción, los ve cualquiera que pase por delante. Piensa qué datos personales pones en la pared antes de ponerlos. Y en cuanto al propio software, pide el contrato de encargo del tratamiento y la lista de subencargados. SignageStack los nombra en su política de privacidad y ofrece un contrato de tratamiento de datos.
Se convierte en papel pintado si nada cambia
Si tu contenido no cambia nunca, una pantalla es una forma cara de mostrarlo. El horario de apertura de la puerta va mejor en vinilo.
¿Papel o pantalla? Una comparación rápida
| Cartel o carta impresa | Pantalla de digital signage |
|---|---|---|
Cambiar un precio o un mensaje | Reimprimir y volver a colgar | Editar y publicar; en pantalla en segundos |
Contenido distinto según la hora | Alguien lo cambia a mano | Unos pocos toques en el móvil; en pantalla en segundos |
Varios locales | Imprimir y enviar a cada uno | Una lista en muchas pantallas, editada una vez |
Información en directo | No es posible | Apps que se actualizan solas |
Coste inicial | Bajo | Una pantalla y un reproductor por local |
Coste continuo | Impresión, cada vez que algo cambia | Una suscripción por pantalla, más la electricidad |
Funciona durante un corte de luz | Sí | No |
Necesita a alguien que lo mantenga al día | Sí | Sí |
La última fila es la que la gente se salta. Una pantalla no te quita el trabajo de mantener la información al día. Lo hace más rápido, y permite hacerlo desde cualquier sitio.
Cuándo no merece la pena el digital signage
- El mensaje no cambia nunca. Un cartel impreso es más barato y nunca necesita reiniciarse.
- Nadie se va a ocupar de él. Espera a que alguien lo haga.
- No hay ningún sitio donde la gente mire o espere de forma natural. Una pantalla en el lugar equivocado se queda en el lugar equivocado.
- No puedes llevar corriente hasta donde tiene que colgar la pantalla sin una obra mayor.
Por dónde empezar
Busca el mensaje que cambias más a menudo, o el que más a menudo está desfasado: los precios de la carta, la oferta de esta semana, las reservas de las salas de reuniones, el menú del comedor. Ponlo primero en una sola pantalla. Para una cafetería o un restaurante, suele ser un menú digital. Para otros entornos, las ideas de contenido para digital signage están agrupadas según lo que quieras que haga una pantalla, y digital signage para pequeñas empresas calcula un presupuesto para una sola pantalla.
La prueba de 21 días de SignageStack incluye todas las funciones en una pantalla y no pide tarjeta, tiempo suficiente para ver si una pantalla se gana su sitio en tu pared.
