Qué mostrar en el digital signage escolar y quién lo mantiene al día

El digital signage para escuelas es un puñado de pantallas en los sitios donde la gente ya mira: el vestíbulo de entrada, el pasillo principal, la sala de profesores y el comedor. Muestran lo que ha cambiado hoy (un cambio de aula, una clase suspendida, un profesor que sustituye a otro), lo que está por llegar (la función de teatro, la semana de exámenes, la reunión de familias), el menú del comedor, trabajos de los alumnos y, cuando hace falta, un mensaje de emergencia en todas las pantallas a la vez. Se cambia desde un navegador, no con chinchetas. Lo que SignageStack hace para un colegio o una universidad está en nuestra página de digital signage para centros educativos; este artículo trata de qué mostrar y quién lo mantiene al día.

Un centro puede empezar con un televisor que ya tiene, un pequeño box Android o un ordenador viejo detrás y una suscripción al software. Que las pantallas sigan siendo útiles en marzo tiene poco que ver con el hardware. Depende de dos cosas: que una persona concreta sea la responsable del contenido, y que las pantallas se enciendan y se apaguen con la jornada escolar sin que nadie tenga que acordarse.

¿Qué debe mostrar una pantalla en la escuela?

Las pantallas funcionan cuando cada una tiene una tarea que encaja con el sitio donde cuelga. Una pantalla de pasillo se lee al pasar, en dos o tres segundos. Una pantalla junto a la cola del comedor tiene un minuto. La de la sala de profesores puede llevar detalles que las visitas de la entrada no deben ver.

Contenido que suele ganarse su sitio:

• Los cambios de hoy. Cambios de aula, clases suspendidas, una actividad que pasa al jueves. Esto es lo que de verdad hace que los alumnos se paren.
• Avisos. Uno por diapositiva, pocas palabras en letra grande. La app Texto centra un mensaje corto y lo adapta a la pantalla. Un párrafo no se lee desde la otra punta de un pasillo.
• Cuentas atrás. Días que faltan para los exámenes, la excursión o el final del trimestre. La app Cuenta atrás funciona con el reloj de la propia pantalla, así que no necesita red. Un detalle: las unidades bajo los números salen en inglés («Days», «Hours»). Si no lo quieres, desactiva «Show unit labels» y escribe el título en español, por ejemplo «Para las vacaciones de verano».
• El calendario de eventos. Si el centro lleva sus eventos en Google Calendar, la app Google Calendar muestra un calendario como una lista de próximos eventos y recoge los cambios por sí sola. Solo lee el calendario; nunca lo cambia. Con «Language» en «Spanish», las fechas salen en español y las horas en formato de 24 horas (14:00).
• Trabajos de los alumnos. Fotos del aula de plástica, un vídeo que ha hecho el club de audiovisuales. Súbelos a la biblioteca de medios y se reproducen desde el almacenamiento de la propia pantalla. Muestra solo lo que cubra vuestro consentimiento para fotos.
• El menú del comedor. La app Carta digital, o el PDF semanal de la empresa del comedor en la app PDF, que pasa las páginas sola.
• Una cinta de texto. Una franja en la parte de abajo de las pantallas del pasillo para la única línea que todo el mundo necesita hoy: «La asamblea de tercero pasa al pabellón». Se queda hasta que alguien la quita, así que dale un responsable.

En la práctica, la pantalla del pasillo se convierte en un tablón de anuncios digital en el que nunca está el aviso del mes pasado. Para una lista más larga, consulta nuestras ideas de contenido para digital signage.

¿Puede la pantalla mostrar nuestro horario o las sustituciones?

Suele ser la primera pregunta, así que aquí va la respuesta clara: SignageStack no tiene integración con los programas de horarios ni de gestión escolar. No lee de ellos tu cuadrante de sustituciones.

Lo que sí puede hacer:

• Mostrar una página web pública. Si tu programa de horarios publica una página para pantallas o una vista pública que se abre sin iniciar sesión, la app Página web puede mostrarla. Pega la dirección y mira la vista previa. Si la vista previa se queda en blanco, el sitio no se deja mostrar dentro de otra página, y nada de nuestra parte puede saltarse eso. Una página que pide inicio de sesión también sale en blanco. Pruébalo antes de prometérselo a nadie. Y ten en cuenta que una página que se abre sin iniciar sesión la puede abrir cualquiera que tenga la dirección: si muestra nombres de profesores, consúltalo antes con el delegado de protección de datos del centro.
• Mostrar una hoja de cálculo compartida. Si las sustituciones se llevan en una hoja de Google Sheets, la app Google Sheets muestra la primera pestaña como una tabla limpia y comprueba si hay cambios cada minuto. Lee las columnas de la A a la Z y las primeras 100 filas. En muchos centros, si se pueden usar servicios de Google es una cuestión de protección de datos, así que acláralo primero.
• Mostrar un PDF. Si el programa exporta el plan del día en PDF, súbelo a la app PDF cada mañana (archivos de hasta 10 MB). Sigue reproduciéndose sin conexión, pero es un paso manual cada día.
• Escribirlo. En un centro pequeño, tres líneas tecleadas en una diapositiva de texto o en la cinta a las 7:45 suelen ser el camino más rápido de todos.

Elijas el camino que elijas, recuerda que una pantalla de pasillo es pública. Pasan por delante visitas y familias. Muestra aulas, grupos y horas, y deja fuera los nombres de los alumnos y cualquier cosa que pueda avergonzar a alguien.

Organizarse según la jornada escolar

Un centro escolar tiene un ritmo. Las pantallas pueden encenderse y apagarse con él por sí solas; lo que muestran lo cambia una persona.

• Horario. Cada pantalla puede tener un horario para cada día de la semana, con el sábado y el domingo apagados del todo, y fuera de él pasa a espera. No hay un calendario de vacaciones escolares para esto, así que antes de unas vacaciones largas alguien cambia el horario o desactiva la pantalla.
• Cambios a lo largo del día. SignageStack no cambia el contenido según la hora del día por sí solo. Si los avisos y el menú del comedor valen para todo el día, deja los dos en el bucle. Si no, desactiva el elemento de la mañana y activa el del mediodía en el recreo; se hace en segundos desde el móvil y llega a la pantalla en segundos.
• Lo que tiene fin. La semana de exámenes, la jornada de puertas abiertas, la feria del libro: nada de eso se retira solo. Apunta la fecha de fin en el calendario de secretaría y desactiva el elemento, o bórralo, cuando termine, para que nadie esté mirando en junio un cartel de marzo.
• Nunca en negro por accidente. La pantalla repite en bucle los elementos que tenga y los reproduce hasta que los cambies o termine su horario. Solo se apaga fuera de su horario.

El horario se evalúa en el dispositivo, así que una pantalla pasa a espera y vuelve a su hora incluso el día en que se cae el internet del centro. Las imágenes y los vídeos subidos, los textos, las cuentas atrás, los códigos QR y los PDF siguen reproduciéndose sin conexión. Las apps que cargan en directo desde internet, como una página web o un vídeo de YouTube, se saltan hasta que vuelve la conexión.

Mensajes de emergencia

La app Aviso de emergencia es la única función que un centro debería configurar el primer día, mucho antes de necesitarla. Escribes los avisos por adelantado («Evacuad el edificio», «Hoy el centro cierra a las 12:00»), eliges las pantallas y los dejas desactivados. Cuando pasa algo, un solo interruptor en el panel cubre todas las pantallas elegidas en menos de un segundo, incluidas las que están en espera fuera de su horario. Al desactivarlo, las pantallas vuelven a su contenido.

Todos los implicados deberían conocer sus límites. El aviso es silencioso. Llega a cada pantalla por la conexión de esa pantalla, así que una pantalla que en ese momento está sin conexión solo lo muestra cuando se vuelve a conectar. Es un segundo canal junto a la alarma de incendios y la megafonía, nunca un sustituto.

¿Quién gestiona las pantallas?

Las pantallas de los centros escolares suelen fallar de la misma manera. Un profesor entusiasta las monta en septiembre y en noviembre siguen anunciando la fiesta de otoño. Decide quién se hace cargo antes de comprar nada.

• Un responsable. Normalmente la secretaría, porque es la primera en enterarse de cada cambio. La secretaría se ocupa de las listas y de la limpieza semanal.
• Colaboradores. Los tutores de cada curso, el departamento de educación física, quien lleva la biblioteca. Añaden sus propios elementos a una lista compartida.
• Quien solo necesita mirar. Una directora que quiere ver qué hay en las pantallas sin editar nada.

SignageStack tiene tres roles que encajan con esto. Un Administrador invita a personas y gestiona los ajustes de la organización. Un Miembro puede trabajar con pantallas, listas y archivos. Un Lector lo ve todo y no cambia nada. Los roles se aplican a toda la organización y no a pantallas concretas, así que «el departamento de educación física solo edita la pantalla del pabellón» es un acuerdo entre compañeros, no un ajuste.

Las aportaciones de los alumnos son una buena idea: el cartel del consejo de estudiantes, el vídeo del club de audiovisuales. Haz que pasen por un miembro del personal en lugar de dar a los alumnos su propio acceso. El servicio se vende a organizaciones, no está pensado para niños y no recoge a sabiendas datos personales de menores de 16 años.

Diez minutos el lunes por la mañana bastan de mantenimiento. Quita lo que ha caducado, revisa las fechas de la semana y echa un vistazo al panel, que muestra el estado en directo de cada pantalla y cuándo se conectó por última vez.

¿Cuánto cuesta el digital signage para escuelas?

Puede que buena parte del hardware ya esté en algún armario.

• La pantalla. Un televisor que el centro ya tiene vale para una prueba. Sus límites aparecen después: un televisor doméstico está hecho para unas pocas horas al día, mientras que un panel profesional está preparado para 12 a 24. Una pantalla que funciona durante toda la jornada escolar, todos los días, es donde una pantalla profesional se gana lo que cuesta. Elige el tamaño según la distancia. Una regla práctica habitual es que quien lea desde más lejos no debería estar a más de seis alturas de pantalla para texto grande, y nuestra guía sobre el tamaño de pantalla para digital signage tiene la tabla.
• El reproductor. Un box Android TV con Android 8 o superior y 2 GB de RAM suele costar entre 40 € y 120 €. El reproductor de SignageStack arranca con el box, vuelve tras un corte de luz en un box que se enciende solo y repara por sí mismo una página congelada. Eso importa en una pantalla que nadie revisa hasta que algo falla. Nuestro artículo sobre el box Android TV para digital signage explica qué buscar. Un PC o un portátil viejo también sirven, con el reproductor web a pantalla completa en un navegador.
• En qué no confiar. El navegador integrado de un televisor puede abrir el reproductor web, pero no se reinicia solo tras un corte de luz ni se queda bloqueado a pantalla completa. Para un pasillo sin vigilancia, pon un box detrás del televisor.
• El montaje. Lo bastante alto como para quedar fuera del alcance de mochilas y balones, con el box donde el conserje pueda llegar y los cables en canaleta.
• La red. El reproductor solo necesita HTTPS de salida: sin puertos abiertos, sin VPN. Normalmente es una conversación corta con el departamento de informática. Si el filtro web del centro bloquea YouTube, también lo bloquea en la pantalla, así que sube los archivos de vídeo en lugar de enlazarlos.

El software cuesta 11 € por pantalla al mes, o 100 € por pantalla al año, sin IVA, con todas las funciones en un solo plan. Tres pantallas con facturación anual suman 300 € al año sin IVA. El pago es por transferencia bancaria contra factura. El contrato de tratamiento de datos está publicado en la web y se puede firmar, y los subencargados que alojan el servicio están nombrados y tratan datos en la Unión Europea y en Estados Unidos, con las transferencias fuera del EEE amparadas en cláusulas contractuales tipo o en decisiones de adecuación. Si estás valorando una opción gratuita, una presentación desde un pendrive en el televisor no cuesta nada, pero no se puede cambiar desde secretaría; nuestro repaso del software de digital signage gratis analiza los pros y los contras.

Por dónde empezar

Empieza con una pantalla en la entrada, donde la ven familias y visitas. Abre el reproductor web en un navegador en cualquier portátil, escribe el código de seis caracteres que muestra en el panel, en «Añadir pantalla», y crea una primera lista de cuatro elementos: una bienvenida, las fechas de esta semana, una cuenta atrás hasta el próximo gran evento y un código QR a la web del centro. Si quieres saber si la página para pantallas de tu programa de horarios va a funcionar, pega su dirección en la app Página web y mira la vista previa.

La prueba dura 21 días con todas las funciones en una pantalla, y no pide tarjeta. Es tiempo suficiente para saber si secretaría va a mantener la pantalla al día, que es la prueba que importa.