Un tablón de anuncios digital es una pantalla que hace el trabajo del tablón de corcho. Los avisos se escriben en un navegador, llegan a la pantalla en segundos y desaparecen de ella cuando alguien los desactiva. Necesitas tres cosas: una pantalla, un pequeño reproductor detrás (un Android TV box o un navegador en un ordenador) y un software que permita publicar a más de una persona. Con SignageStack, el software cuesta 11 € por pantalla al mes, o 100 € al año, sin IVA, y puede que la pantalla y el box ya los tengas.
El hardware es la parte fácil. Lo difícil es decidir qué va en la pantalla, quién puede publicar y quién retira los avisos viejos. Esta guía cubre las tres cosas para una oficina, un colegio y un edificio de viviendas.
Qué hace una pantalla mejor que el papel, y qué hace peor
Lo que hace mejor:
- Se puede leer. Un aviso en letra grande en una pantalla iluminada se lee desde el otro lado del pasillo. Una hoja A4 en letra de 11 puntos, no.
- Lo cambias desde tu mesa. Una fecha equivocada se corrige en segundos, sin que nadie suba a la segunda planta con una caja de chinchetas.
- Un aviso, varios sitios. El mismo aviso puede aparecer junto al ascensor, en la sala de descanso y en recepción, y cambia en todas partes a la vez.
- Muestra cosas que el papel no puede: un calendario que se actualiza solo, una tabla de una hoja de cálculo, una cuenta atrás hasta el evento, un código QR que abre el formulario de inscripción.
- Lo urgente va primero. Una evacuación o un cierre pueden ocupar todas las pantallas a la vez, en lugar de esperar a que alguien se fije en una hoja nueva.
Lo que hace peor:
- Muestra una cosa cada vez. Un tablón de corcho lo muestra todo a la vez; una pantalla va rotando. Quien le echa un vistazo de cinco segundos ve un aviso, no doce. Esta única limitación condiciona casi todo lo que viene a continuación.
- Nadie puede arrancar una tira con un teléfono. Un código QR hace ese trabajo, pero solo para quien tiene el móvil en la mano.
- Necesita corriente y, para recibir cambios, una red.
- Necesita un responsable. Un tablón de corcho lleno de avisos caducados parece descuidado. Una pantalla con avisos caducados parece rota.
Qué publicar en un tablón de anuncios digital
Los buenos avisos son cortos, tienen fecha de fin y afectan a todos los que pasan por delante. Los documentos largos y todo lo personal van en otro sitio.
En una oficina
- Una bienvenida para las visitas en recepción y las reservas de hoy de las salas de reuniones
- El menú del comedor de la semana, las ventanas de mantenimiento de informática, la fecha del simulacro de incendio
- Las incorporaciones y las novedades de los equipos, con foto solo si la persona está de acuerdo
- Unas cuantas cifras hacia las que trabaja todo el equipo; nuestra guía sobre un dashboard en la TV de la oficina explica cómo ponerlas en pantalla
El personal que nunca se sienta delante de un escritorio, en un almacén o en la trastienda de una tienda, tiene su propia guía: pantallas de comunicación interna.
En un colegio
- Los cambios de horario y de aula del día
- Eventos con cuenta atrás: la jornada deportiva, el concierto, el último día del trimestre
- Inscripciones a actividades y excursiones mediante un código QR
- Trabajos y fotos del alumnado, con las mismas normas de consentimiento que el colegio aplica en su web
- Avisos de cierre y de emergencia
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En un edificio de viviendas
- Las normas de la comunidad, los días de recogida de basura y el turno de limpieza de las zonas comunes
- Obras previstas: el agua cortada el martes de 9 a 12, el mantenimiento del ascensor, la lectura de contadores
- A quién llamar fuera de horario: el conserje, el fontanero de urgencias, el administrador de fincas
- Un código QR que abre el formulario de averías o empieza un correo al administrador de fincas
Un portal es un sitio distinto de una oficina. A menudo no hay ni enchufe ni internet, así que comprueba las dos cosas antes de comprar una pantalla: el reproductor sigue reproduciendo sin red, pero la necesita para recibir avisos nuevos. Y piensa en quién pasa por delante. Los nombres de los vecinos, las quejas sobre un piso concreto y cualquier cosa que diga quién está de viaje no tienen sitio en una pantalla que puede leer cualquier repartidor.
Lo que conviene dejar en papel
Todo lo que alguien tenga que leer entero o consultar de nuevo: contratos, las normas completas de la comunidad, actas. Lo mismo vale para todo lo que la ley te obligue a exponer, salvo que hayas confirmado que una pantalla cumple el requisito. Una pantalla que muestra cada aviso unos segundos por turnos no está pensada para lo que la gente tiene que poder consultar en cualquier momento.
Cómo preparar los avisos
Cada aviso es un elemento de una lista con su propia duración, y la lista se repite en bucle. Hay varias formas de preparar uno:
- Un aviso de texto corto. La app Texto recibe un mensaje, te deja elegir la fuente, el tamaño y los colores, y lo dibuja en la propia pantalla, así que se reproduce sin internet. Limítalo a un titular y dos líneas.
- Un aviso diseñado. Cualquier cosa hecha con una herramienta de diseño y exportada como imagen o vídeo se sube y se añade a la lista de la misma manera.
- Un documento que ya existe. La app PDF muestra un PDF a pantalla completa y pasa las páginas sola. Va bien para un aviso de una página que ya tienes como archivo.
- Fechas. La app Google Calendar muestra un calendario que ya llevas y lo sigue cuando se añaden o se mueven eventos. Solo lee; nadie puede cambiar el calendario desde la pantalla.
- Frases de una línea. La app Cinta de texto pasa una banda de mensajes cortos por la parte superior o inferior de la pantalla, encima de lo que se esté reproduciendo: «Aparcamiento cerrado el viernes», «Reunión de padres el jueves a las 18:00».
- Una forma de saber más. Un código QR con un pie («Inscríbete aquí») abre una página web, empieza un correo o marca un número.
Mantén el bucle corto
Como la pantalla va rotando, la duración del bucle decide cuánto ve cada persona. Diez avisos de ocho segundos cada uno forman un bucle de 80 segundos, y quien espera el ascensor 30 segundos ve menos de la mitad. Tres formas de evitarlo:
- Publica menos. Si todo está en el tablón, no hay nada.
- Dale a lo permanente un sitio permanente. La app Zonas y pantalla dividida reparte la pantalla en paneles, así que el calendario o los días de basura pueden quedarse a un lado mientras los avisos rotan al otro.
- Pasa las frases de una línea a la cinta de texto, donde no ocupan un hueco en la rotación.
Una regla práctica habitual para la duración: lo bastante larga para que alguien que llega a mitad de un aviso todavía pueda leerlo una vez desde el principio.
Quién puede publicar: roles en lugar de una contraseña compartida
En un tablón de corcho publica cualquiera que tenga una chincheta. En una pantalla decides tú. En SignageStack invitas a las personas por correo, cada una con su propio acceso y uno de tres roles:
- Administrador: invita y gestiona a las personas, cambia los ajustes de la organización y todo el contenido.
- Miembro: trabaja con pantallas, listas y archivos, pero no puede gestionar personas ni ajustes.
- Lector: ve pantallas, listas y archivos y no puede cambiar nada. Útil para una directora de colegio o para los propietarios de un edificio que quieren ver qué se muestra.
Dos cosas que debes saber antes de repartir accesos. Los roles se aplican a toda la organización, así que un Miembro puede cambiar todas las pantallas de ella, no solo la de su pasillo. Y no hay paso de aprobación: lo que publica un Miembro sale en la pantalla. Si cada aviso debe revisarse antes, eso es un acuerdo entre personas, no un ajuste. La organización que funciona es la que ya tenían la mayoría de los tablones de papel: unas pocas personas que publican y una que se hace cargo del tablón. En un edificio de viviendas, esa persona suele ser el administrador de fincas, y los vecinos le envían sus avisos en lugar de tener un acceso propio.
Cómo se retiran los avisos viejos
En papel, un aviso se retira cuando a alguien le apetece. En una pantalla es más fácil, pero sigue siendo una tarea: SignageStack no retira por sí solo un aviso concreto en una fecha fijada. Lo que funciona:
- Pon la fecha de fin en el aviso («hasta el 14 de marzo») y en su nombre en el panel, para que los elementos caducados destaquen en la lista.
- Dale a una persona un hueco fijo cada semana para quitar lo que haya caducado.
- Desactiva los elementos en lugar de borrarlos. Un elemento desactivado desaparece de las pantallas en segundos, pero se queda en la lista, marcado como desactivado, listo para la jornada deportiva del año que viene.
- Edita en lugar de sustituir. Corrige la fecha una vez en la app Texto y todas las listas que la usan muestran la fecha nueva.
Aparte de eso, cada pantalla tiene un horario: horas fijas para cada día de la semana, o un periodo entre dos fechas. Fuera de él, la pantalla pasa a modo de espera y se queda en negro, y vuelve a reproducir a la siguiente hora de inicio. Con eso quedan resueltas las tardes, los fines de semana y la oficina vacía por la noche. La pantalla en sí sigue encendida; si quieres apagarla para ahorrar electricidad, usa su propio temporizador, si lo tiene.
Para la única situación en la que nadie puede esperar, prepara un mensaje de antemano con la app Aviso de emergencia y déjalo desactivado. Cuando lo activas, cubre en menos de un segundo todas las pantallas que hayas elegido, incluidas las que están fuera de su horario, y se mantiene aunque se caiga la red.
¿Una pantalla o muchas?
Empieza con una, en el sitio donde la gente ya se para: junto al ascensor, en la entrada, en la sala de descanso o en la cola del comedor. Elige el tamaño según la distancia. Una regla práctica es que quien lea desde más lejos no esté a más de cuatro alturas de pantalla para cualquier cosa que se lea línea a línea; cómo elegir el tamaño de pantalla lo explica paso a paso.
Cuando añades pantallas, el panel te deja añadir una lista a varias pantallas de una vez, y un cambio en esa lista llega a todas. El contenido de una pantalla también puede tener elementos propios junto a una lista compartida, así que el segundo edificio o el pasillo de bachillerato recibe los avisos comunes más los suyos. La cinta de texto también puede ser distinta en cada pantalla: añade la app Cinta de texto una vez por cada conjunto de mensajes y elige sus pantallas.
El panel muestra el estado en directo de cada pantalla y cuándo se conectó por última vez, así que una pantalla en negro en el ala este aparece antes de que nadie lo mencione.
¿Qué hardware necesitas?
Una pantalla con entrada HDMI y algo que ejecute el reproductor:
- Un Android TV box o stick con Android 8 o superior y 2 GB de RAM o más. El reproductor arranca al encender, un supervisor lo reinicia si se detiene y, con un box que se enciende solo después de un corte de luz, el tablón vuelve sin que nadie lo toque. Un box que cumple con el trabajo cuesta normalmente entre 40 € y 120 €; cómo elegir un Android TV box enumera lo que hay que comprobar.
- Un televisor con Android TV o Google TV que pueda instalar el reproductor él mismo.
- Un ordenador con navegador: una versión actual de Chrome, Edge, Safari o Firefox, a pantalla completa. Sirve donde ya hay un PC junto a la pantalla.
Los smart TV de Samsung (Tizen) y LG (webOS) no tienen app de SignageStack. Su navegador integrado puede abrir el reproductor web, pero no lo reinicia después de un corte de luz ni lo mantiene a pantalla completa, así que para un tablón que nadie revisa a diario, añade un pequeño box Android. Los Fire TV Stick y la Raspberry Pi no son reproductores homologados. La página de hardware explica en qué merece la pena gastar.
¿Cuánto cuesta un tablón de anuncios digital?
Para una pantalla:
- La pantalla. El televisor que ya tienes, o uno nuevo. Para un tablón que funciona todo el día, plantéate un panel profesional preparado para 12 a 24 horas; un televisor doméstico está hecho para unas pocas horas al día.
- El reproductor. Normalmente entre 40 € y 120 € por un box Android, o nada si ya hay un ordenador allí.
- Montaje y corriente. Un soporte de pared, un enchufe al alcance del cable y, en un portal, quizá un electricista. Esta es la partida que la gente olvida.
- El software. Con SignageStack, 11 € por pantalla al mes o 100 € por pantalla al año, sin IVA. Un solo plan con todas las funciones, sin cuota de alta y sin cobro por cada persona que publica. La página de precios tiene los detalles.
Hay formas gratuitas de hacer funcionar una pantalla, desde un pase de diapositivas en un pendrive hasta un software de código abierto alojado por ti. Cada una cuesta tiempo en lugar de dinero, y nuestra guía de software de digital signage gratis las repasa con honestidad.
Por dónde empezar
Coge el tablón de papel tal como está hoy y sepáralo en tres montones: lo que ha caducado (a la basura), lo que tiene que seguir en papel y lo que es corto y tiene fecha de fin. El tercer montón es tu primera lista. Elige una pantalla donde la gente espera, nombra a la persona que se hace cargo de ella y fija su horario.
La prueba de SignageStack dura 21 días con todas las funciones, en una pantalla, y no pide tarjeta. Empareja un televisor, escribe los avisos de esta semana y, al cabo de una semana, pregunta a unas cuantas personas qué han leído en ella.
