Digital-Signage-Software kostenlos: Was gratis wirklich kostet

Kostenlose Digital-Signage-Software gibt es in drei Formen: den Diashow-Player, der in vielen Fernsehern steckt, Open-Source-Software, die Sie selbst betreiben, und die Gratis-Tarife mancher kommerzieller Anbieter. Alle drei kosten keine Lizenzgebühr. Umsonst ist keine davon. Sie bezahlen mit Zeit, nämlich für Einrichtung, Updates und den Weg zum Bildschirm, wenn etwas hakt, und mit den Funktionen, auf die Sie verzichten. Meistens sind das Offline-Wiedergabe, Zeitsteuerung und die Möglichkeit, vom Schreibtisch aus zu sehen, ob der Bildschirm noch läuft.

Für einen Bildschirm, der monatelang dieselben paar Bilder zeigt, ist kostenlos oft genau richtig. Sobald jemand die Inhalte jede Woche ändern muss oder der Bildschirm dort hängt, wo niemand nach ihm sieht, kostet die Zeit meist mehr als eine Lizenz. Wir verkaufen kostenpflichtige Software; berücksichtigen Sie das bei unserer Einschätzung. Hier steht, wie jeder kostenlose Weg tatsächlich funktioniert und wo er endet.

Was „kostenlose Digital-Signage-Software“ meistens bedeutet

Der USB-Stick und der Mediaplayer des Fernsehers

Viele Fernseher spielen Fotos und Videos von einem USB-Stick in Schleife ab. Dateien auf den Stick, einstecken, Diashow wählen. Das kostet nichts, und für ein Plakat, das zweimal im Jahr wechselt, reicht es vielleicht.

Wo es endet:

• Für jede Änderung muss jemand hin. Der Stick wird abgezogen, am Rechner aktualisiert und wieder eingesteckt, an jedem Bildschirm.
• Es gibt keine Zeitsteuerung. Die Diashow läuft, bis jemand den Fernseher bei Ladenschluss ausschaltet, und startet erst wieder, wenn ihn jemand einschaltet.
• Stromausfälle. Nach einem Ausfall landen viele Fernseher auf dem Startbildschirm oder dem zuletzt gewählten Eingang, nicht in der Diashow. Jemand muss es bemerken.
• Es gibt keine Fernkontrolle. Dass der Bildschirm aus ist, erfahren Sie, wenn ein Kunde es erwähnt.
• Dateiformate unterscheiden sich von Gerät zu Gerät. Ein Video, das auf dem einen Fernseher läuft, läuft auf dem nächsten vielleicht nicht.

Ein Rechner mit Präsentation oder Webseite

Ein PC oder Mac unter der Theke, der eine Präsentation in Schleife zeigt, oder ein Browser mit einer im Web veröffentlichten Google-Slides-Präsentation ist kostenlos, wenn der Rechner schon da ist. Liegt die Datei in der Cloud, lässt sie sich sogar von woanders bearbeiten. Die Kosten kommen später: Systemupdates, die den Rechner neu starten, Pop-ups über der Präsentation, Energiespareinstellungen, ein Browser, der den Vollbildmodus vergisst, und eine veröffentlichte Präsentation, die auf eine laufende Internetverbindung angewiesen ist. Die Wege im Vergleich stehen in Google Slides auf dem Fernseher anzeigen.

Open Source, selbst betrieben

Es gibt mehrere Open-Source-Projekte für Digital Signage. Sie installieren einen Server, gemietet oder als Rechner vor Ort, und auf jedem Bildschirm den Player. Die Lizenz ist frei, der Quellcode offen, und für manche Organisationen ist das ein Wert an sich.

Was es kostet:

• Einen Server, den Sie mieten oder betreiben, und jemanden, der ihn aktuell, sicher und gesichert hält.
• Einrichtungszeit, oft in Abenden gemessen, besonders auf Hardware wie dem Raspberry Pi, die mehrere Open-Source-Projekte unterstützen. Was das bedeutet, steht im Beitrag Digital Signage mit dem Raspberry Pi.
• Updates für Server und Player, nach Ihrem Zeitplan, in der Praxis also dann, wenn jemand dazukommt.
• Support aus einem Community-Forum statt von jemandem, dessen Aufgabe das ist.

Für eine Schule mit IT-Betreuung, die so etwas gern macht, oder ein Büro mit einem Entwickler, der die volle Kontrolle will, kann das gut passen. Für eine Bäckerei ist es meistens ein Hobby, um das niemand gebeten hat.

Gratis-Tarife kommerzieller Anbieter

Manche Anbieter haben einen kostenlosen Tarif, meist für einen oder wenige Bildschirme, teils mit dem Logo des Anbieters auf dem Bildschirm, mit weniger Funktionen oder mit einer Zeitgrenze. Der Gratis-Tarif soll den bezahlten verkaufen. Das ist in Ordnung, solange Sie vorher drei Dinge wissen: welche Funktionen fehlen (typisch sind Zeitsteuerung, Offline-Wiedergabe, Berichte und Benutzerrollen), was die erste bezahlte Stufe kostet und was mit Ihren Bildschirmen passiert, wenn sich die Bedingungen des Gratis-Tarifs ändern.

Die versteckten Kosten kostenloser Digital-Signage-Software

Die Lizenz ist der kleinste Posten in den Gesamtkosten eines Infobildschirms. Die anderen verschwinden nicht, nur weil die Software nichts kostet:

• Die Zeit pro Änderung. Am Schreibtisch bearbeiten und veröffentlichen dauert eine Minute. USB-Sticks an drei Bildschirmen aktualisieren dauert einen Vormittag.
• Die Zeit, in der es niemand merkt. Ein Bildschirm, der aus ist oder hängt, zeigt so lange nichts, bis jemand vorbeikommt und sich kümmert. Bezahlte Software meldet in der Regel den Status jedes Bildschirms, sodass Sie es vor Ihren Kunden merken.
• Einrichtung und Pflege. Jemand installiert Server, Updates und Player. Wenn das Sie sind, setzen Sie Ihre Stunden mit dem an, was sie dem Betrieb wert sind.
• Worauf Sie verzichten. Offline-Wiedergabe aus einer Kopie auf dem Gerät, ein Bildschirm, der mit Ihren Öffnungszeiten dunkel wird und wieder anläuft, Neustart nach einem Stromausfall, der Nachweis, was gelaufen ist, und Kolleginnen und Kollegen mit eigenem Login.
• Hardware, die Sie ohnehin kaufen. Display und Player kosten gleich viel, egal welche Software darauf läuft. Die vollständige Rechnung steht im Beitrag zu den Digital-Signage-Kosten.

Eine schnelle Gegenrechnung: Schätzen Sie, wie viele Minuten im Monat Änderungen, Kontrollen und Reparaturen mit der kostenlosen Lösung dauern und wie viele mit einer bezahlten. Multiplizieren Sie den Unterschied mit dem, was eine Stunde dieser Person wert ist. Liegt das Ergebnis über der Lizenzgebühr pro Bildschirm, ist die kostenlose Lösung die teure.

Digital Signage ohne Abo

Stört Sie eher die monatliche Rechnung als der Preis, gibt es Wege ohne Abo:

• Der Mediaplayer des Fernsehers, wie oben beschrieben. Kein Abo, keine Software, mit allen Grenzen, die dazugehören.
• Open Source, selbst betrieben. Keine Lizenzgebühr, aber das Hosting ist selbst ein laufender Posten, und die Pflege ist ein Abo, das Sie in Stunden bezahlen.
• Eine Kauflizenz. Manche Anbieter verkaufen unbefristete Lizenzen. Fragen Sie, was nach dem ersten Jahr mit Updates und Support passiert, denn die werden teils getrennt verkauft, und was die Software von den Servern des Anbieters braucht, um weiterzulaufen.
• Hardware mit gebündelter Software. Manche Player kommen mit Software inklusive. Die hält so lange, wie der Anbieter das Gerät unterstützt, und bindet Sie meist an seine Hardware.

Ein Abo bezahlt Dinge, die den Anbieter laufend Geld kosten: Server, die Ihre Änderungen ausliefern, Updates für die Player und jemanden, der antwortet, wenn ein Bildschirm streikt. Deshalb wird Digital-Signage-Software meistens so verkauft. Die faire Frage ist, ob der Monatspreis pro Bildschirm unter dem liegt, was Sie diese Dinge selbst kosten würden.

Wann kostenlos die richtige Wahl ist

• Ein Bildschirm, dessen Inhalt sich ein paar Mal im Jahr ändert.
• Der Bildschirm hängt dort, wo das Team täglich vorbeikommt, ein schwarzer Bildschirm fällt also auf.
• Niemand braucht einen Nachweis, was gelaufen ist.
• Es ist nicht schlimm, wenn er einen Tag dunkel bleibt.
• Oder: Sie haben jemanden mit technischem Interesse, der einen Server betreiben will und dauerhaft Zeit dafür hat.

Wann eine Gebühr pro Bildschirm günstiger ist

• Mehrere Bildschirme oder mehrere Standorte, etwa Filialen.
• Inhalte, die sich wöchentlich oder täglich ändern: Preise, Speisekarten, Dienstpläne, Aktionen.
• Ein Bildschirm, der schwer erreichbar ist oder an dem niemand vorbeikommt.
• Inhalte, bei denen ein Fehler Geld kostet: der falsche Preis auf der digitalen Speisekarte, ein abgelaufenes Angebot.
• Werbekunden, eine Zentrale oder ein Vermieter, die einen Nachweis wollen.
• Mehr als eine Person pflegt die Inhalte.

SignageStack kostet Geld, und zwar so viel

SignageStack hat keinen Gratis-Tarif. Die Software kostet 11 € pro Bildschirm und Monat oder 100 € pro Bildschirm und Jahr, jeweils zzgl. MwSt. Es gibt einen Tarif mit allen Funktionen, keine Einrichtungsgebühr, keine Gebühren pro Nutzer und keine Mindestmenge; Monatsabos laufen von Monat zu Monat. Eine Kauflizenz gibt es nicht.

Was das Geld konkret bezahlt: einen Player, der Playlist, Betriebszeiten und Medien auf dem Gerät hält und weiterspielt, wenn das Internet ausfällt; eine Android-App, die nach einem Stromausfall selbst startet, sich bei einer hängenden Seite selbst wieder fängt und ihre Updates selbst installiert; Betriebszeiten pro Bildschirm, die auch offline pünktlich greifen; Änderungen, die in Sekunden auf dem Bildschirm sind; Status und letzte Meldung jedes Bildschirms im Dashboard; Wiedergabeberichte; und 32 fertige Apps, von der Menütafel bis zur Uhr.

Den Web-Player zu öffnen kostet nichts, aber sobald er gekoppelt ist, zählt er als Bildschirm in Ihrem Tarif. Zum Ausprobieren gibt es eine 21-tägige Testphase mit allen Funktionen auf einem Bildschirm, ohne Kreditkarte. Endet sie ohne Upgrade-Anfrage, werden das Konto und alles darin gelöscht; einen Tag vorher bekommen Sie eine E-Mail. Da keine Karte hinterlegt ist, gibt es nichts zu kündigen.

So fangen Sie an

Wenn Sie noch herausfinden, ob sich ein Bildschirm überhaupt lohnt, fangen Sie kostenlos an: ein paar Bilder auf einen USB-Stick und zwei Wochen auf dem Fernseher, den Sie schon haben. Wenn Sie wissen, was der Bildschirm zeigen soll und wie oft sich der Inhalt ändert, wissen Sie auch, ob sich die gesparte Zeit bezahlt macht. Welche Fragen Sie jeder Lösung stellen sollten, ob kostenlos oder nicht, steht im Digital-Signage-Software-Vergleich. Wie kleine Betriebe mit einem Bildschirm günstig einsteigen, zeigt der Beitrag Digital Signage für kleine Unternehmen. Unsere Preise stehen vollständig auf der Preisseite.