Digital-Signage-Software im Vergleich: 10 Fragen vor der Auswahl

Digital-Signage-Software vergleichen Sie am besten nicht anhand der Funktionsliste, sondern anhand der Tage, an denen etwas schiefgeht. Fragen Sie jeden Anbieter, was ein Bildschirm tut, wenn das Internet ausfällt, wo Zeitpläne ausgewertet werden, welche Hardware tatsächlich getestet ist, was ein Bildschirm über drei Jahre kostet und wie Sie Ihre Inhalte wieder herausbekommen, wenn Sie wechseln. Danach kommen die Punkte, die von Ihrem Einsatz abhängen: fertige Inhalte, Wiedergabenachweis, Rollen und Rechte, Datenschutz nach DSGVO. Ein Test auf einem echten Bildschirm am echten Ort beantwortet die meisten Fragen innerhalb einer Woche.

Eine Tabelle mit den Preisen anderer Anbieter finden Sie hier nicht. Preise und Funktionen ändern sich, und als Hersteller einer Digital-Signage-Software sind wir nicht neutral. Stattdessen stehen hier die zehn Fragen, mit denen Sie jede Software selbst vergleichen können, und am Ende die Antworten von SignageStack, auch dort, wo sie „nein“ lauten.

Vor dem Vergleich: Ihre Bildschirme auf einer Seite

Die meisten Vergleiche gehen schief, bevor die erste Demo läuft, weil niemand aufgeschrieben hat, wofür die Bildschirme da sind. Eine halbe Seite genügt:

• Wie viele Bildschirme, an wie vielen Standorten.
• Was darauf laufen soll: Speisekarte, Angebote, Raumbelegung, Kennzahlen, Aushänge.
• Wer die Inhalte ändert und wie oft. Tägliche Preisänderungen durch die Schichtleitung sind etwas anderes als ein Plakatwechsel pro Quartal durch das Marketing.
• Welche Hardware schon da ist und ob die Fernseher mit Android laufen.
• Wie das Netz an jedem Standort aussieht: Kabel, WLAN oder ein Router hinter der Kaffeemaschine.

Mit dieser Seite sortieren sich die Fragen unten fast von selbst in „wichtig“ und „für uns egal“.

10 Fragen für jeden Digital-Signage-Software-Vergleich

1. Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Jeder Bildschirm verliert irgendwann die Verbindung. Die Frage ist, ob er dann schwarz wird. Ein guter Player speichert Playlist, Zeitplan und Medien auf dem Gerät und spielt weiter. Fragen Sie:

• Welche Inhalte laufen offline weiter, welche nicht? Eine Webseite oder ein Livestream naturgemäß nicht, eine Speisekarte, eine Uhr oder ein hochgeladenes Video schon.
• Wird die Wiedergabe während des Ausfalls trotzdem protokolliert?
• Holt der Bildschirm Änderungen von selbst nach, wenn die Verbindung wieder steht?

So prüfen Sie es: Ziehen Sie im Test eine Stunde lang das Netzwerkkabel am Bildschirm.

2. Lassen sich Inhalte zeitlich steuern, und wo wird der Zeitplan ausgewertet?

Manche Produkte wechseln Playlists nach Wochentag und Uhrzeit oder nehmen eine Aktion zu einem festen Datum herunter, damit sie nicht noch einen Monat hängt; andere schalten nur den ganzen Bildschirm ein und aus. Brauchen Sie Inhalte, die von selbst wechseln, fragen Sie, ob das enthalten ist und in welchem Tarif. In jedem Fall sollten Sie steuern können, was der Bildschirm außerhalb der Öffnungszeiten tut. Dann die entscheidende Nachfrage: Wo läuft der Zeitplan? Entscheidet die Cloud, verpasst ein Bildschirm, der um 11 Uhr offline ist, den Wechsel. Entscheidet das Gerät, wechselt er trotzdem pünktlich.

So prüfen Sie es: Planen Sie eine Änderung, die in fünf Minuten greifen soll, ziehen Sie das Netzwerkkabel und schauen Sie, ob sie trotzdem kommt.

3. Welche Hardware wird wirklich unterstützt?

„Läuft auf Android“ und „auf diesem Gerät getestet“ sind zwei verschiedene Aussagen. Android-Boxen unterscheiden sich darin, wie sie mit Kiosk-Modus, Neustart nach Stromausfall und Updates umgehen. Fragen Sie:

• Welche Geräte hat der Anbieter selbst getestet?
• Gibt es eine eigene App für das System Ihres Fernsehers (Tizen, webOS, Android TV) oder nur den Browser?
• Startet der Player nach einem Stromausfall von selbst, und fängt er sich wieder, wenn er hängt?
• Aktualisiert er sich selbst, oder muss jemand zu jedem Bildschirm hin?
• Müssen Sie Player-Hardware des Anbieters kaufen?

So prüfen Sie es: Kaufen Sie ein Exemplar des Geräts, das Sie ausrollen wollen, und testen Sie es, bevor Sie zwanzig bestellen. Mehr dazu im Beitrag zum Digital-Signage-Player und, für den Fernseher, den Sie vielleicht schon haben, im Beitrag Smart-TV für Digital Signage.

4. Was kostet ein Bildschirm über drei Jahre?

Monatspreise pro Bildschirm lassen sich leicht vergleichen, sagen für sich allein aber wenig. Achten Sie auf:

• Funktionen, die Sie brauchen, aber nur in einem höheren Tarif bekommen (Zeitsteuerung, Berichte und Benutzerrollen sind typische Kandidaten);
• Gebühren pro Nutzer zusätzlich zum Preis pro Bildschirm;
• Einrichtungs- oder Onboarding-Gebühren;
• eine Mindestanzahl an Bildschirmen oder eine Mindestlaufzeit;
• eine eigene Lizenz pro Player-Gerät;
• Hardware, die Sie beim Anbieter kaufen müssen.

Rechnen Sie dann über die Lebensdauer: Softwarepreis pro Bildschirm mal Anzahl der Bildschirme mal 36 Monate, plus Hardware, plus Einrichtung. Beispielrechnungen finden Sie unter Digital-Signage-Kosten. Steht ein Gratis-Tarif zur Wahl, lesen Sie vorher den Beitrag über kostenlose Digital-Signage-Software.

5. Welche Inhalte entstehen ohne Grafiker?

Irgendjemand muss den Bildschirm jede Woche füllen. Fertige Apps wie Uhr, Wetter, Menütafel, QR-Code, Nachrichten oder Countdown nehmen viel davon ab, weil sie sich selbst aktualisieren. Integrationen sind wichtig, wenn Ihre Inhalte schon irgendwo liegen: Google Kalender, Google Tabellen, Google Präsentationen, Canva, PDF-Dateien.

Fragen Sie, wie sich jede Integration verhält, nicht nur, ob es sie gibt. Aktualisiert sich eine Tabelle auf dem Bildschirm, wenn sich die Quelltabelle ändert, oder erst nach erneutem Import? Behält eine Präsentation ihre Animationen und eingebetteten Videos? Lässt sich eine Webseite zeigen, die eine Anmeldung verlangt? Oft nicht: Seiten mit Login oder mit Einbettungsverbot lassen sich nicht in einer anderen Anwendung anzeigen. Prüfen Sie auch, ob sich der Bildschirm in Bereiche teilen lässt, etwa Speisekarte links und Wetter rechts, und ob die Vorschau im Dashboard wirklich zeigt, was auf dem Bildschirm erscheint.

6. Lässt sich nachweisen, was gelaufen ist?

Wenn ein Werbekunde, die Franchisezentrale oder der Vermieter wissen will, was tatsächlich lief, brauchen Sie einen Wiedergabenachweis (Proof of Play): einen Verlauf pro Bildschirm, die Abdeckung nach Stunde und Tag, einen Export zum Weiterschicken und idealerweise einen Bericht, der sich regelmäßig selbst per E-Mail verschickt. Lassen Sie sich einen Bericht von einem Bildschirm zeigen, der zeitweise offline war. Daran erkennen Sie schwache Berichte.

7. Wer darf was ändern?

Geteilte Passwörter sind der Grund, warum ein Bildschirm im März noch das Weihnachtsangebot zeigt. Fragen Sie:

• Können Sie Kolleginnen und Kollegen mit eigenem Login und einer Rolle einladen?
• Gibt es eine Rolle, die nur ansehen darf?
• Kostet jeder Nutzer extra?
• Kann eine Filialleitung ihren Standort pflegen, ohne Zugriff auf alle anderen zu haben?
• In welchen Sprachen gibt es das Dashboard? Wer dienstagmorgens die Preise ändert, sollte das nicht auf Englisch tun müssen.

8. Wo werden Ihre Daten verarbeitet, und gibt es einen AVV?

Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, ist er Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und Ihre Genehmigung, bevor er weitere Auftragsverarbeiter einsetzt. Personenbezogene Daten landen öfter auf Bildschirmen, als man denkt: Namen im Belegungsplan des Besprechungsraums, Gesichter auf Fotos, der Dienstplan in der Kantine. Fragen Sie:

• Welche Unterauftragsverarbeiter setzt der Anbieter ein, und in welchen Ländern?
• Auf welcher Grundlage laufen Übermittlungen außerhalb des EWR: Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschluss?
• Können Sie den AVV vor der Unterschrift lesen?
• Wie lange werden Wiedergabeprotokolle und geschlossene Konten aufbewahrt?
• Wo liegen die Zugangsdaten verbundener Konten (Google, Microsoft, Canva), und landen sie jemals auf dem Bildschirm?

Ein Anbieter, der seine Unterauftragsverarbeiter öffentlich nennt, erspart Ihnen eine Runde E-Mails.

9. Was enthält die Testphase wirklich?

Ein Test nützt nur, wenn Sie dabei das Produkt testen, das Sie später kaufen. Prüfen Sie, ob er alle Funktionen umfasst oder nur einen abgespeckten Tarif, wie lange er läuft, ob eine Kreditkarte nötig ist, ob er mit Ihrer vorhandenen Hardware funktioniert und was mit Ihren Inhalten passiert, wenn er endet.

10. Wie kommen Sie wieder heraus?

Im ersten Termin fragt das niemand gern, aber diese Frage schützt Sie am meisten. Fragen Sie:

• Können Sie Medien und Daten exportieren oder herunterladen?
• Laufen die Player auf Standard-Hardware, die Sie mit anderer Software weiterverwenden können, oder auf herstellergebundenen Geräten?
• Wie lang ist die Vertragslaufzeit, und verlängert sie sich automatisch?
• Was zeigen Ihre Bildschirme an dem Tag, an dem das Abo endet?

Eine normale Android-Box und ein normales Display funktionieren mit jeder Software, die Sie als Nächstes wählen. Gesperrte Herstellerhardware nicht.

So testen Sie fair

Spielen Sie mit jedem Kandidaten auf Ihrer Liste dasselbe Drehbuch auf demselben Bildschirm durch:

1. Bildschirm koppeln und die Zeit stoppen.
2. Eine Playlist aus echten Inhalten erstellen: Ihre Speisekarte, Ihr Logo, Ihre Fotos.
3. Eine Änderung zeitlich planen und abwarten, ob sie eintritt.
4. Eine Stunde lang das Netzwerkkabel ziehen.
5. Den Stecker an der Wand ziehen und wieder einstecken.
6. Eine Preisänderung veröffentlichen und die Zeit stoppen, bis sie erscheint.
7. Eine Kollegin mit eingeschränkten Rechten einladen und eine Änderung vornehmen lassen.
8. Einen Wiedergabebericht für den Tag abrufen.

Notieren Sie, was passiert ist, nicht, was auf der Produktseite steht. Zwei oder drei Kandidaten, die diese Liste durchlaufen haben, sagen Ihnen mehr als jede Funktionstabelle. Wie die Einrichtung selbst Schritt für Schritt abläuft, steht in der Anleitung Digital Signage einrichten.

Wie SignageStack diese Fragen beantwortet

Uns ist lieber, Sie lesen es hier, als es später selbst herauszufinden.

Alle Funktionen stehen auf der Funktionsseite, der Preis auf der Preisseite.

So fangen Sie an

Schreiben Sie zuerst die halbe Seite über Ihre Bildschirme. Wählen Sie dann zwei oder drei Kandidaten und spielen Sie das Testdrehbuch für jeden auf einem echten Bildschirm durch. Ist SignageStack dabei: Die Testphase dauert 21 Tage, braucht keine Kreditkarte, und der Web-Player läuft auf einem Laptop am Fernseher, den Sie schon haben.