Cloud Digital Signage: wie es funktioniert und was Sie den Anbieter fragen sollten

Cloud Digital Signage heißt: Sie bedienen die Signage-Software im Browser, und der Anbieter betreibt die Server. Das Dashboard, in dem Sie Playlists zusammenstellen, die Mediathek mit Ihren Bildern und Videos und der Dienst, der Änderungen an jeden Bildschirm schickt, liegen alle beim Anbieter. Vor Ort steht nur der Player: eine kleine App auf einer Box, einem Fernseher oder einem Rechner, die die Inhalte herunterlädt und abspielt.

Diese Aufteilung ist wichtiger als das Wort „Cloud“. Bildschirme aus der Cloud zu verwalten spart Ihnen einen Server, und Sie können jeden Bildschirm von überall aus ändern. Der Bildschirm selbst sollte aber nicht von Minute zu Minute an der Cloud hängen: Ein guter Player hält eine Kopie von allem, was er braucht, auf dem Gerät und spielt weiter, wenn die Verbindung abbricht. Wir stellen selbst cloudbasierte Signage-Software her. Am Ende lesen Sie deshalb auch, was unsere kann und was nicht.

Was Cloud Digital Signage eigentlich ist

Jedes Digital-Signage-System besteht aus drei Teilen, egal wo sie laufen:

• Das Dashboard, in dem Medien hochgeladen, Playlists erstellt und festgelegt wird, welcher Bildschirm was wann zeigt.
• Das Backend, das die Inhalte speichert, die Bildschirme im Blick behält und jedem seine Änderungen schickt.
• Der Player, die Software am Display, die die Inhalte herunterlädt und im Vollbild abspielt.

Bei Digital Signage aus der Cloud betreibt der Anbieter die ersten beiden. Sie melden sich in einem beliebigen Browser an, und der Bildschirm in der Filiale übernimmt die Änderung. Bei On-Premise-Signage läuft das Backend auf einem Server, den Sie besitzen oder mieten, und jemand auf Ihrer Seite installiert ihn, spielt Patches ein und sichert ihn. So oder so steht der Player vor Ort, denn dort hängt der Bildschirm. Um diesen Teil geht es im Beitrag Worauf es beim Digital-Signage-Player ankommt.

Das Wort „Cloud“ wird außerdem recht locker verwendet. Eine Diashow, die im Web veröffentlicht und im Browser geöffnet wird, liegt auch in der Cloud, aber sie wird schwarz, sobald die Leitung weg ist. Signage, die aus der Cloud verwaltet wird und einen lokalen Player hat, wird es nicht.

Cloud oder On-Premise: Digital Signage im Vergleich

Die Cloud ist meist die richtige Wahl, wenn die Bildschirme über mehrere Standorte verteilt sind, wenn sich niemand im Team um einen Server kümmern möchte und wenn die Leute, die Inhalte ändern, nicht aus der IT kommen. On-Premise ist sinnvoll, wenn das Netz laut Richtlinie vom Internet getrennt ist, wie in manchen Fabriken, Krankenhäusern und Behörden; wenn eine Vorgabe verlangt, dass die Daten Ihr Haus nicht verlassen; oder wenn eine IT-Abteilung ohnehin Server betreibt und jedes Update selbst in der Hand haben will.

Die eigentliche Abwägung ist nicht, wo die Dateien liegen, sondern wer die Arbeit macht. Bei On-Premise liegen der Server, seine Sicherheitsupdates und seine Backups bei Ihnen. Die Cloud verlagert all das zum Anbieter, und im Gegenzug sind Sie darauf angewiesen, dass es den Anbieter weiter gibt und sein Preis vernünftig bleibt. Selbst gehostete Open-Source-Lösungen nimmt der Beitrag Was kostenlose Digital-Signage-Software wirklich kostet genauer unter die Lupe.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt

Jeder Bildschirm verliert früher oder später die Verbindung, und auch die Server des Anbieters fallen mal aus. Fragen Sie, was der Bildschirm in beiden Fällen tut. Für einen gut gebauten Player ist das ein und derselbe Fall, und er arbeitet aus seiner lokalen Kopie weiter:

• Die Playlist läuft weiter, aus Medien, die schon auf dem Gerät liegen.
• Der Zeitplan hält, wenn das Gerät ihn selbst auswertet. Entscheidet die Cloud, wann der Bildschirm dunkel wird, verpasst ein Bildschirm ohne Verbindung den Wechsel.
• Die Wiedergabe wird weiter protokolliert, und das Protokoll geht hoch, sobald die Leitung wieder steht. So hat der Wiedergabenachweis keine Lücke.
• Ein Neustart macht ihn nicht schwarz, wenn die letzte Playlist auf dem Gerät gespeichert ist, statt bei jedem Hochfahren neu geladen zu werden.

Manche Inhalte können naturgemäß nicht offline laufen: eine Live-Webseite, ein YouTube-Video, ein Videostream, alles, was von einer anderen Website eingebettet ist. Apps mit Live-Daten wie das Wetter oder Wechselkurse können meist ihren letzten Stand weiter zeigen. Fragen Sie, in welche dieser Kategorien jeder Ihrer Inhalte fällt.

Fragen Sie dann, was mit Änderungen passiert. Eine Änderung im Dashboard, während ein Bildschirm offline ist, wartet auf dem Server. Verbindet sich der Bildschirm wieder, sollte er den aktuellen Stand seiner Playlist bekommen und neue Medien herunterladen, bevor er umschaltet, damit er nie ein halbes Video abspielt.

Und zuletzt: Wie lange hält die lokale Kopie? Ein Cache ist kein Archiv. Player räumen alte Dateien weg, um Platz zu schaffen, und zwischengespeicherte Dateien laufen ab. Cloud-Signage ist für Ausfälle von Stunden oder Tagen gebaut. Ein Bildschirm, der wochenlang ganz ohne Verbindung laufen muss, braucht eher so etwas wie einen USB-Stick.

So prüfen Sie es: Ziehen Sie im Test eine Stunde lang das Netzwerkkabel am Bildschirm. Nehmen Sie währenddessen im Dashboard eine Änderung vor, stecken Sie das Kabel wieder ein und stoppen Sie, wie lange es dauert, bis die Änderung erscheint. Machen Sie danach dasselbe mit dem Stecker an der Wand.

Jeden Bildschirm aus der Ferne im Blick

Die andere Hälfte von Cloud-Signage ist ein Dashboard, das Ihnen sagt, was jeder Bildschirm gerade tut. Fragen Sie:

• Wie oft meldet sich jeder Bildschirm, und was schickt er mit? Einen Status, das Element, das gerade läuft, die Player-Version?
• Wie schnell zeigt das Dashboard einen Bildschirm als offline an, und wer erfährt davon?
• Sehen Sie, was das Display tatsächlich zeigt, und nicht nur, was es zeigen sollte?
• Gibt es einen Verlauf, mit dem Sie die Frage „War der Bildschirm im Schaufenster das ganze Wochenende an?“ beantworten können?
• Lässt sich ein eingefrorener Player neu starten, ohne dass jemand hinfahren muss?

Zu Benachrichtigungen: Eine E-Mail für jeden Aussetzer bringt den Leuten bei, sie zu ignorieren. Ein Bericht, welche Bildschirme offline waren und ob sie wieder laufen, wird dagegen gelesen. Prüfen Sie, ob auch Personen außerhalb des Unternehmens auf die Liste können, etwa ein Franchisenehmer oder der Installationsbetrieb.

Fragen Sie dann nach Updates. Das Dashboard wird beim Anbieter aktualisiert, der Player nicht, es sei denn, er aktualisiert sich selbst. Unter Android und Windows entscheidet das Betriebssystem, ob eine App eine neue Version installieren darf, ohne dass jemand auf einen Knopf drückt. Fragen Sie also, wie das auf Ihrer Hardware funktioniert, ob Updates signiert sind und was passiert, wenn eine neue Version nicht startet.

Sicherheitsfragen an einen Cloud-Signage-Anbieter

Ein Signage-Bildschirm ist ein Rechner in Ihrem Netz, verbunden mit dem Dienst eines anderen, und er hängt dort, wo die Öffentlichkeit herankommt. Das meiste Risiko ist banal und leicht zu prüfen:

• Koppeln. Wie kommt ein Bildschirm in Ihr Konto? Wer E-Mail-Adresse und Passwort mit der Fernbedienung eintippt, lässt seine Zugangsdaten auf einem Gerät an einem öffentlichen Ort zurück. Ein kurzer Code, der einmal gilt und abläuft, ist besser.
• Was auf dem Gerät liegt. Welche Zugangsdaten sind auf dem Bildschirm gespeichert, und was kann jemand damit anfangen, wenn die Box Beine bekommt? Können Sie das Gerät aus dem Dashboard aussperren?
• Verbundene Konten. Wenn Sie Google, Microsoft oder Canva verknüpfen, um einen Kalender oder ein Design zu zeigen: Wo liegen diese Tokens, sind sie verschlüsselt, und landen sie jemals auf dem Bildschirm?
• Wer was ändern darf. Persönliche Logins mit Rollen, eine Rolle nur zum Ansehen für Leute, die nur schauen müssen, und kein geteiltes Passwort.
• Das Netzwerk. TLS für den gesamten Datenverkehr und ein Player, der nur ausgehendes HTTPS braucht. Ein eingehender Port bedeutet einen Termin mit der IT.

DSGVO und wo die Daten verarbeitet werden

Ein Cloud-Signage-Anbieter, der personenbezogene Daten für Sie speichert, ist nach der DSGVO Auftragsverarbeiter. Das bedeutet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und eine Liste der Unterauftragsverarbeiter. Personenbezogene Daten landen öfter in einem Signage-System, als man denkt: Namen im Kalender eines Besprechungsraums, ein Foto aus der Belegschaft, ein Dienstplan aus einer Tabelle und die Logins Ihres eigenen Teams.

Fragen Sie nach den Unterauftragsverarbeitern und den Ländern, in denen sie Daten verarbeiten; nach der Grundlage für Übermittlungen außerhalb des EWR; wie lange Wiedergabeprotokolle, geschlossene Konten und Backups aufbewahrt werden; wie lange vorher Sie erfahren, dass ein neuer Unterauftragsverarbeiter hinzukommt; wie schnell Ihnen eine Datenpanne gemeldet wird; und ob Sie den AVV vor der Unterschrift lesen können. Die übrigen Fragen, die sich lohnen, von der Hardware bis zum Anbieterwechsel, stehen im Beitrag Digital-Signage-Software auswählen.

So funktioniert SignageStack

SignageStack gibt es nur aus der Cloud. Eine On-Premise- oder selbst gehostete Version gibt es nicht. Darf Ihr Netz überhaupt keinen externen Dienst erreichen, ist es nicht das richtige Produkt für Sie.

Koppeln. Der Player zeigt einen sechsstelligen Code, den Sie im Dashboard unter „Bildschirm hinzufügen“ eintippen. Der Code gilt einmal und läuft nach kurzer Zeit ab; ein Foto vom Bildschirm ist also kein Zugang zu Ihrem Konto. Entkoppeln Sie einen Bildschirm im Dashboard, werden die Zugangsdaten des Displays ungültig, und ein Display, das in diesem Moment online ist, löscht außerdem seine zwischengespeicherte Playlist und seine Medien.

Offline. Der Player speichert die Playlist, die Betriebszeiten des Bildschirms und die Medien auf dem Gerät und wertet die Betriebszeiten selbst aus. Ein Bildschirm wird also auch ohne Verbindung pünktlich dunkel und geht pünktlich wieder an. Was offline läuft, wird protokolliert und später übertragen. Webseiten, YouTube, Livestreams und Canva-Designs setzen aus, bis das Netz zurück ist; Daten-Apps wie das Wetter zeigen ihren letzten Stand. Ein Bildschirm, der offline war, bekommt beim Wiederverbinden seine aktuelle Playlist und lädt die Medien, bevor er umschaltet.

Status. Jeder Player schickt alle dreißig Sekunden ein Lebenszeichen mit dem, was er gerade abspielt, und der Version, die er ausführt. Daher kommt die Angabe „Zuletzt gesehen“ im Dashboard. Der Tab „Verfügbarkeit“ jedes Bildschirms zeigt, wann er online oder offline war, wann er ohne Internet lief und wann das Display aus war, dazu einen Verfügbarkeitswert für die Zeit, in der er an sein sollte, und jeden Neustart mit seinem Grund. Die Apps für Android und Windows schicken auf Anfrage einen Screenshot des Displays, der nirgends gespeichert wird. Ein Bildschirm, der im Browser läuft, kann sich nicht selbst aufnehmen.

Offline-Bericht. In den Einstellungen schalten Sie einen Bericht für die ganze Organisation ein: bis zu 20 E-Mail-Adressen, innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens, verschickt irgendwo zwischen alle 30 Minuten und einmal täglich, für alle Bildschirme oder die, die Sie auswählen. Er listet, welche Bildschirme offline gegangen sind und ob sie wieder laufen. Ein Aussetzer unter einer Minute zählt nicht, war kein Bildschirm offline, wird nichts verschickt, und jede E-Mail lässt sich mit einem Klick abbestellen.

Neustarts. Neustarts aus der Ferne übernimmt unser Support, einen Knopf dafür gibt es in Ihrem Dashboard nicht. Die Android-App meldet sich außerdem alle fünf Minuten von sich aus, sodass sich selbst ein Bildschirm, dessen Seite abgestürzt ist, ohne Besuch vor Ort neu starten lässt.

Updates. Der Web-Player sucht jede Stunde nach einer neuen Version und lädt in einem Moment neu, in dem kein Video abgeschnitten wird. Die Android-App prüft jeden neuen Build gegen einen veröffentlichten SHA-256-Hash. Ohne Rückfrage installiert sie ihn auf einer Box, die als Device Owner eingerichtet ist, oder ab Android 12, sobald für sie „Unbekannte Apps installieren“ erlaubt ist; darum bittet der Player nach der Einrichtung. Sonst wartet das Update auf jemanden am Bildschirm. Die Windows-App prüft die Signatur jedes Builds und kehrt zur vorherigen Version zurück, wenn die neue nicht sauber startet. Sie wird über die Windows-Downloadseite installiert.

Plattformen. Die Android-App braucht Android 8 oder neuer. Der Web-Player läuft in einer aktuellen Version von Chrome, Edge, Safari oder Firefox, und das ist auch der Weg auf dem Mac. Eine App für Fernseher mit Samsung Tizen oder LG webOS gibt es nicht, und Fire TV und Raspberry Pi haben wir nicht geprüft und freigegeben.

Rollen. Kolleginnen und Kollegen bekommen ein eigenes Login als Admin, Mitglied oder Betrachter, und ein Betrachter kann alles ansehen, aber nichts ändern. Rollen gelten für die ganze Organisation und lassen sich nicht auf die Bildschirme eines Standorts beschränken.

Daten. Der Dienst läuft auf MongoDB Atlas (Datenbank), Cloudflare R2 (Speicherung und Auslieferung der Medien sowie nächtliche Backups), Railway (API und Hintergrundjobs), Vercel (Website, Dashboard und Player), Resend (E-Mail) und Sentry (Fehlerüberwachung), in der EU und in den USA, auf Basis von Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses. Tokens verbundener Google-, Microsoft- und Canva-Konten sind verschlüsselt gespeichert und erreichen den Player nie. Detaillierte Wiedergabedaten werden nach 90 Tagen gelöscht, Backups nach 30. Die Datenschutzerklärung und der AVV sind vollständig veröffentlicht.

Preis. 11 € pro Bildschirm und Monat oder 100 € pro Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Funktionen, ohne Einrichtungsgebühr, ohne Gebühren pro Nutzer und ohne Mindestmenge. Enterprise ergänzt Mengenpreise, einen unterschriebenen AVV und ein Verfügbarkeits-SLA von 99,5 % für Dashboard und API. Die Wiedergabe lässt das SLA bewusst außen vor: Ein gekoppelter Bildschirm braucht unsere API nicht, um weiterzuspielen.

So fangen Sie an

Wählen Sie zwei oder drei Cloud-Produkte und machen Sie mit jedem denselben Test: Bildschirm koppeln, Netzwerkkabel ziehen, eine Änderung vornehmen, Kabel wieder einstecken und nachsehen, was das Dashboard über die Stunde ohne Verbindung sagt. Die Testphase von SignageStack läuft 21 Tage mit allen Funktionen auf einem Bildschirm und ohne Kreditkarte. So funktioniert es verfolgt eine Änderung vom Upload bis zum Bildschirm, und auf der Preisseite steht der Preis vollständig.