Come scegliere un software di digital signage: 10 domande da fare

Per scegliere un software di digital signage, mettilo alla prova sui giorni in cui qualcosa va storto, non sulla demo in cui tutto fila liscio. Chiedi cosa fa uno schermo quando salta internet, dove vengono valutati gli orari, quale hardware è stato davvero testato, quanto costa uno schermo in tre anni e come recuperi i tuoi contenuti se decidi di andartene. Poi verifica le cose che dipendono dalla tua installazione: contenuti pronti, prova di riproduzione, ruoli degli utenti e dove vengono trattati i tuoi dati. Una prova su uno schermo vero, nella stanza vera, risponde alla maggior parte di queste domande in una settimana.

Qui sotto trovi le dieci domande da fare a qualsiasi fornitore, perché ognuna conta e come verificare la risposta da solo. Noi facciamo software di digital signage, quindi in fondo trovi anche come risponde SignageStack a ciascuna domanda, compresi i casi in cui la risposta è no.

Prima di confrontare: descrivi i tuoi schermi su una pagina

La maggior parte dei confronti va storta prima ancora della prima demo, perché nessuno ha messo per iscritto a cosa servono gli schermi. Basta mezza pagina:

• Quanti schermi, e in quante sedi.
• Cosa ci va sopra: un menù, promozioni, il calendario di una sala riunioni, una dashboard, annunci.
• Chi cambia i contenuti, e quanto spesso. I prezzi cambiati ogni giorno da un responsabile di turno sono un lavoro diverso dal poster che il marketing sostituisce una volta a trimestre.
• Quale hardware hai già, e se le TV montano Android.
• Com'è la rete in ogni sede: cablata, Wi-Fi o un router dietro la macchina del caffè.

Con quella pagina in mano, quasi tutte le domande qui sotto si dividono da sole tra «conta molto» e «per noi non conta».

10 domande da fare a qualsiasi software di digital signage

1. Cosa succede quando cade internet?

Prima o poi ogni schermo perde la connessione. La domanda è se in quel momento diventa nero. Un buon player tiene la playlist, gli orari e i media sul dispositivo e continua a riprodurre. Chiedi:

• Quali contenuti continuano offline, e quali no? Una pagina web o una diretta streaming per natura non possono; un menù, un orologio o un video caricato sì.
• La riproduzione durante l'interruzione viene comunque registrata?
• Lo schermo si rimette in pari da solo quando la linea torna?

Come verificarlo: durante la prova, stacca il cavo di rete dallo schermo per un'ora e guarda cosa succede.

2. Può programmare i contenuti, e dove vengono valutati gli orari?

Alcuni prodotti cambiano playlist in base al giorno della settimana e all'ora, o tolgono una promozione a una data fissa perché non resti su per un altro mese; altri si limitano ad accendere e spegnere l'intero schermo. Se ti servono contenuti che cambiano da soli, chiedi se è incluso, e in quale piano. In ogni caso, cerca il controllo su cosa fa lo schermo fuori dall'orario di apertura. Poi chiedi dove gira la programmazione. Se decide il cloud, uno schermo offline alle 11:00 perde il cambio. Se decide il dispositivo, cambia puntuale comunque.

Come verificarlo: imposta un cambio fra cinque minuti, stacca la rete e guarda se avviene.

3. Quale hardware supporta davvero?

«Funziona su Android» e «testato su questo dispositivo» sono due affermazioni diverse. I box Android si comportano in modo diverso con la modalità kiosk, con il riavvio dopo un blackout e con l'installazione degli aggiornamenti. Chiedi:

• Quali dispositivi ha davvero testato il fornitore?
• Esiste un'app nativa per il sistema della tua TV (Tizen, webOS, Android TV), o solo un browser?
• Il player riparte da solo dopo un blackout, e si riprende se si blocca?
• Si aggiorna da solo, o qualcuno deve passare da ogni schermo?
• Devi comprare l'hardware del player dal fornitore?

Come verificarlo: compra uno dei dispositivi che pensi di installare e fallo girare per tutta la prova prima di comprarne venti. Cosa cercare in un player per digital signage entra più nel dettaglio, e digital signage su smart TV parla della TV che forse hai già.

4. Quanto costa per schermo in tre anni?

I prezzi mensili per schermo si confrontano facilmente, ma da soli ingannano. Fai attenzione a:

• funzioni che ti servono ma che stanno in un piano superiore (programmazione, report e ruoli utente sono i soliti casi);
• costi per utente in aggiunta al prezzo per schermo;
• costi di attivazione o di onboarding;
• un numero minimo di schermi o una durata minima del contratto;
• una licenza separata per ogni dispositivo player;
• hardware che devi comprare dal fornitore.

Poi fai il totale sulla vita degli schermi: il prezzo del software per schermo, per il numero di schermi, per 36 mesi, più l'hardware, più l'attivazione. Quanto costa il digital signage ha degli esempi già calcolati. Se sul tavolo c'è un piano gratuito, leggi prima quanto costa davvero un software di digital signage gratuito.

5. Quali contenuti puoi creare senza un grafico?

Qualcuno dovrà riempire lo schermo ogni settimana. Le app integrate, come un orologio, il meteo, un menù, un codice QR, i titoli delle notizie o un conto alla rovescia, fanno buona parte di quel lavoro, perché si aggiornano da sole. Le integrazioni contano se i tuoi contenuti stanno già da qualche parte: Google Calendar, Google Fogli, Google Presentazioni, Canva, file PDF.

Chiedi come si comporta ogni integrazione, non solo se esiste. Un foglio di calcolo si aggiorna sullo schermo quando cambia il foglio, o solo quando lo importi di nuovo? Una presentazione mantiene le animazioni e i video incorporati? Si può mostrare una pagina web che richiede un login? Spesso no: le pagine che chiedono di accedere, o che vietano l'incorporamento, non si visualizzano dentro un'altra applicazione. Verifica se lo schermo si può dividere in zone, con il menù accanto al meteo, e se l'anteprima nella dashboard è davvero quello che mostrerà lo schermo.

6. Può dimostrare cosa è andato in onda?

Se un inserzionista, la sede centrale di un franchising o un locatore ti chiede cosa è andato davvero su uno schermo, ti serve una prova di riproduzione: uno storico per schermo, una vista della copertura per ora e per giorno, un'esportazione da inoltrare e, idealmente, un report che arriva da solo via email a cadenza fissa. Chiedi di vedere il report di uno schermo rimasto offline per parte della giornata. È lì che si vede un sistema di report debole.

7. Chi può cambiare cosa?

Le password condivise sono il motivo per cui uno schermo finisce a mostrare l'offerta di Natale a marzo. Chiedi:

• Puoi invitare i colleghi con un accesso personale e un ruolo?
• Esiste un ruolo di sola lettura per chi deve soltanto guardare?
• C'è un costo per utente?
• Una persona può gestire una sede senza avere accesso a tutte le altre?
• In quali lingue è disponibile la dashboard? Chi cambia il menù il martedì mattina non dovrebbe farlo in una lingua che non è la sua.

8. Dove vengono trattati i tuoi dati, e c'è un DPA?

Per il GDPR, un fornitore di digital signage che tratta dati personali per tuo conto è un responsabile del trattamento. L'articolo 28 del GDPR richiede un contratto con lui, l'accordo sul trattamento dei dati (DPA), e la tua autorizzazione prima che coinvolga dei sub-responsabili. I dati personali finiscono sugli schermi più spesso di quanto si pensi: nomi nel calendario di una sala riunioni, volti in una foto, i turni del personale. Chiedi:

• Quali sub-responsabili usa il fornitore, e in quali paesi?
• Per i trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo, quale meccanismo si applica: clausole contrattuali standard o una decisione di adeguatezza?
• C'è un DPA che puoi leggere prima di firmare?
• Per quanto tempo vengono conservati i registri di riproduzione e gli account chiusi?
• Dove sono conservati i token degli account collegati (Google, Microsoft, Canva), e arrivano mai sullo schermo?

Un fornitore che pubblica l'elenco dei suoi sub-responsabili ti risparmia un giro di email.

9. Cosa comprende davvero la prova?

Una prova serve solo se è il prodotto che compreresti. Verifica se include tutte le funzioni o un piano ridotto, quanto dura, se chiede una carta, se funziona con l'hardware che hai e cosa succede ai tuoi contenuti quando finisce.

10. Come te ne vai?

A nessuno piace chiederlo al primo incontro, ma è la domanda che ti protegge di più. Chiedi:

• Puoi esportare o scaricare i tuoi media e i tuoi dati?
• I player girano su hardware standard che potresti riusare con un altro software, o su scatole proprietarie?
• Quanto dura il contratto, e si rinnova in automatico?
• Cosa mostreranno i tuoi schermi il giorno in cui finisce l'abbonamento?

Un normale box Android e un display qualsiasi funzioneranno con qualunque cosa sceglierai dopo. L'hardware bloccato del fornitore no.

Come fare una prova equa

Segui lo stesso copione con ogni prodotto della tua rosa, sullo stesso schermo:

1. Associa lo schermo e cronometra quanto ci vuole.
2. Crea una playlist con i tuoi contenuti veri: il tuo menù, il tuo logo, le tue foto.
3. Programma un cambio e lascia che avvenga.
4. Stacca la rete per un'ora.
5. Stacca la spina dalla presa a muro, poi rimettila.
6. Pubblica un cambio di prezzo e cronometra quanto ci mette a comparire.
7. Invita un collega con permessi limitati e fagli fare una modifica.
8. Scarica un report di prova di riproduzione per la giornata.

Annota cosa è successo, non cosa dice la pagina commerciale. Due o tre prodotti passati per questa lista ti diranno più di qualsiasi tabella di funzioni. Come configurare il digital signage spiega la configurazione vera e propria passo per passo.

Come risponde SignageStack a queste domande

Preferiamo che tu lo legga qui piuttosto che scoprirlo dopo.

L'elenco completo è nella pagina delle funzioni, e il prezzo nella pagina dei prezzi.

Da dove cominciare

Scrivi prima la mezza pagina che descrive i tuoi schermi. Poi scegli due o tre candidati e segui il copione della prova per ciascuno su uno schermo vero. Se uno di questi è SignageStack, la prova dura 21 giorni senza carta, e il player web si associa a un portatile e alla TV che hai già.